Lag bordplassering: Slik plasserer du gjestene dine

Gjestelisten kommer først

En bordplassering er en gjesteliste ordnet i rommet, så den kan aldri bli bedre enn listen den bygger på. Før du tegner et eneste bord, må tre ting være på plass. Alle gjestene står på listen med navn, også barn og partnere. Gjester som hører sammen, er samlet i en gjestegruppe: et par, en familie, en gjest med følge. Og du vet hvem som faktisk har takket ja, det vil si at svarene er kommet inn; en bordplassering laget ut fra invitasjonslisten i stedet for den bekreftede listen må tegnes om minst én gang.

Jobb bare ut fra den bekreftede listen. Drypper svarene fortsatt inn, forklarer guiden om å samle inn svar hvordan du setter en svarfrist og purrer på de siste. Å plassere dem som har takket nei, er bortkastet arbeid; å plassere dem som ikke har bestemt seg, er bare en gjetning.

Kjenn lokalet

Be lokalet om en plantegning med mål, eller skritt opp rommet selv. Merk av de faste punktene først: inngangen, dansegulvet, bandet eller DJ-en, buffeten eller baren, utgangene, toalettene og eventuelle søyler som tar utsikten. Spør deretter hvilke bord lokalet har, og hvor mange stoler det er plass til ved hvert. De vanlige størrelsene:

• Runde bord: Et bord på 150 cm i diameter har god plass til åtte, et på 180 cm til ti. Runde bord holder samtalen i gang fordi alle kan se alle.
• Rektangulære bord: seks til åtte langs sidene og én i hver ende. Flere bord satt sammen blir til langbord, som ser rause ut og lar store grupper sitte samlet.
• Hovedbord eller brudebord: et langt bord vendt mot salen for brudeparet og de nærmeste, eller et lite bord for to som lar forlovere og brudefølge sitte med sine egne partnere.
• Et barnebord: med en voksen eller to i nærheten, og med noe å holde på med på bordet.

La det være plass mellom bordene, slik at stolene kan skyves ut og personalet kan passere med tallerkener: Omtrent 1,5 meter mellom bordkantene er minimum for at det skal fungere. Tell setene i lokalet, og sammenlign med de bekreftede gjestene før du plasserer noen; er setene færre, trenger du et bord til eller en annen oppstilling, ikke en trangere bordplassering.

Grupper først, plasser deretter

Ikke plasser gjestene én og én. Sorter dem først i grupper av folk som allerede kjenner hverandre eller tydelig burde gjøre det: de to familiene, skolevennene, kollegene, naboene, søskenbarna. De fleste gruppene utgjør et bord eller et halvt bord. Plasser deretter gruppene: den nærmeste familien nærmest brudeparet eller verten, eldre gjester borte fra høyttalerne og nær en utgang, de mest høylytte vennene nær dansegulvet, og foreldre med små barn der de kan gå raskt ut uten å krysse hele salen.

Innenfor en gruppe bør hver gjest kjenne minst én annen ved bordet, helst to. En gjest som ikke kjenner noen, er den som går tidlig. Bland bare når begge sider får noe ut av det: To grupper på samme alder med en felles interesse kan bli et livlig bord; to grupper uten noe til felles blir et stille et.

Etikette og de vanskelige tilfellene

De fleste bordplasseringer har to eller tre beslutninger som tar lengre tid enn alt det andre til sammen. Noen regler som holder:

• Skilte foreldre: Gi hver av dem et eget bord med partneren sin og sin side av familien, begge like nær brudeparet. Aldri samme bord, med mindre de selv ber om det.
• Ekser og uvenner: forskjellige bord, forskjellige synslinjer, og ingen trenger å få vite hvorfor.
• Følge du aldri har møtt: Plasser dem sammen med gruppen til partneren sin, aldri alene blant fremmede.
• Enslige gjester: ikke ved et «singelbord», men sammen med folk på samme alder eller i samme livsfase.
• Kostbehov: Det endrer ikke bordplasseringen, men noter det på listen, slik at cateringfirmaet finner gjesten etter bord.
• Firmaarrangementer: Bland avdelinger med vilje, og plasser dem som trenger å møte hverandre, sammen. Hold av noen plasser til dem som kommer sent, i stedet for å la et bord stå halvtomt.
• Fester: Fri plassering fungerer under omtrent førti gjester; over det kan du fordele bord, men ikke plasser, og holde av ett bord til familien til verten.

Faste bord eller faste plasser

Å gi hver gjest et bord er nok for de fleste arrangementer: Gjestene finner bordet sitt og velger stol selv, noe som føles avslappet og tar unna en sen endring uten mas. Å bestemme den nøyaktige plassen lønner seg ved en formell middag med bordkort, en porsjonsservert meny der cateringfirmaet serverer etter plass, eller et hovedbord der rekkefølgen betyr noe. Bestemmer du plassene, bør du veksle der du kan: Par som sitter overfor hverandre i stedet for ved siden av hverandre, holder samtalen i gang, og ingen blir sittende fast ytterst på en rad.

Fortell gjestene hvor de sitter

En bordplassering ingen klarer å lese, skaper kø ved døren. De klassiske løsningene er en stor tavle med alle navnene i alfabetisk rekkefølge og bordet ved siden av, eller kort med navn og bordnummer lagt ut alfabetisk. Alfabetisk rekkefølge er ikke til forhandling: En tavle sortert etter bord får hver gjest til å lese gjennom alle bordene.

Et oppslag etter navn på arrangementssiden fjerner køen helt: En gjest skriver navnet sitt på telefonen og ser bordet sitt og hvem som sitter der. Har du gjestelisten din i EventAssets, lages bordplasseringen ut fra den samme listen, hvert bord viser hvem som sitter der, og bordplasseringen på arrangementssiden lar alle gjester finne bordet sitt etter navn. Hjelpeartikkelen går gjennom stegene.

Endringer i siste liten

Noen kommer til å melde avbud den siste uken, og noen kommer til å spørre om de kan ta med en gjest. Planlegg for det: Hold av én eller to ledige plasser ved to forskjellige bord, ikke alle ved ett, slik at et følge som kommer til i siste liten, kan sitte med riktig gruppe. Når en gjest melder avbud etter at du har plassert vedkommende, bestemmer du om gjestegruppen skal flyttes, eller om bordet bare får en ledig stol; en ledig stol er greit, et halvtomt bord er det ikke.

Skriv ut bordplasseringen og bordkortene så sent du kan, vanligvis to eller tre dager før, og la én person ha ansvaret for den endelige versjonen, slik at cateringfirmaet, lokalet og tavlen viser det samme.

Sjekkliste

• Start med den bekreftede gjestelisten, sortert i gjestegrupper, etter svarfristen.
• Skaff plantegningen og bordstørrelsene, og tell plasser mot gjester før du plasserer noen.
• Sorter gjestene i grupper først, og plasser deretter gruppene i rommet.
• Sørg for at alle gjestene kjenner minst én person ved bordet sitt.
• Avgjør de vanskelige tilfellene tidlig, og spør den det gjelder, der det hjelper.
• Velg bare bord, eller også plasser, etter hvor formell middagen er.
• Vis bordplasseringen i alfabetisk rekkefølge, eller la gjestene slå opp navnet sitt.
• Hold av ledige plasser ved to bord, og skriv ut den endelige versjonen så sent du kan.