Var du ska placera QR-koden till ditt evenemang och hur du skriver ut den

En kod, en sida

Misstaget att undvika är en ny kod för varje syfte: en för kartan, en för svarsformuläret, en för bilderna, var och en på sitt eget kort och var och en med en egen förklaring. Gäster skannar en gång om koden finns framför dem och nyttan är uppenbar, men de skannar inte fyra gånger. Lösningen är en enda kod som öppnar din evenemangssida, där allt finns: detaljerna och kartan, svarsformuläret, bilduppladdningen och galleriet, bordsplaceringen där gästerna hittar sin plats och gästboken. Samma kod fungerar på inbjudan, i lokalen och på tackkortet, eftersom sidan ändras när evenemanget går från kommande till avslutat, men koden förblir densamma.

Resten av guiden handlar om var den enda koden gör nytta och hur du skriver ut den så att den fungerar med alla mobiler.

Före evenemanget: inbjudningar och save the date-kort

Inbjudan är där koden gör sitt viktigaste jobb, eftersom det är så gästerna svarar. Sätt den på själva kortet, i ett nedre hörn eller på baksidan, med en kort tryckt webbadress bredvid för de gäster som hellre skriver in den. På en vikt inbjudan är den högra insidan eller baksidan de vanliga platserna. Ett separat inlägg fungerar också, särskilt om inbjudan är ett minne som du inte vill trycka en kod på.

Save the date-korten har också koden, så att gästerna kan se lokalen och datumet på en karta flera månader i förväg. Inbjudningar som skickas med mejl bör ha både koden och en vanlig länk, eftersom en kod på en skärm måste skannas med en annan mobil medan en länk bara behöver ett tryck.

Under evenemanget

I lokalen byter koden uppgift: den slutar samla in svar och börjar samla in bilder och hjälpa gästerna att hitta sitt bord. Placera den där gästerna står stilla:

• Välkomstskylten: stor, vid entrén, bredvid bordsplaceringen, med raden ”hitta ditt bord och dela dina bilder”.
• Ett vikt kort per bord: ett bordskort med koden på båda sidor, så att alla vid bordet kan se den utan att vända på kortet.
• Baren och fotohörnan: där folk väntar och där de tar bilder.
• Menyn eller programmet: en liten kod längst ner når de gäster som läser.
• Skärmar: på ett företagsevenemang koden på presentationsbilden mellan föredragen och på skärmarna i foajén. Gör den stor, eftersom en skärm skannas från längre avstånd än ett kort.
• Ett kort vid utgången: sista chansen, bredvid presenterna eller garderoben, med ”dela dina bilder från i kväll”.

Efter evenemanget

Tackkortet sluter cirkeln: samma kod öppnar nu galleriet med allas bilder, och texten på kortet säger det. Ett uppföljande meddelande med länken ger dig de bilder som gästerna glömde att skicka. Samma kod öppnar också gästboken, för de hälsningar som ingen hann skriva under kvällen. Guiden om gästböcker har uppmaningarna som får folk att skriva. På ett företagsevenemang leder koden i uppföljningsmejlet till galleriet och presentationerna.

Vad du skriver bredvid koden

En kod utan en mening är en gåta. En kod med ”QR-kod” skrivet under sig är en gåta med etikett. Skriv vad gästen får: ”Skanna och svara senast den 3 maj”, ”Skanna och hitta ditt bord”, ”Skanna och dela dina bilder med oss”. Ett verb och en belöning, på det språk gästerna talar, i en storlek som går att läsa där de står. Lita aldrig på koden ensam.

Skriv ut den så att alla mobiler kan läsa den

En QR-kod misslyckas av tre skäl: den är för liten, har för låg kontrast eller har något i vägen. Alla tre går att undvika.

• Storlek: minst 2 cm per sida på ett kort eller en inbjudan, minst 10 cm på en skylt. En tumregel är att koden ska vara en tiondel av avståndet den skannas från, så en skylt som läses från en meter behöver en kod på 10 cm.
• Fri zon: lämna en fri marginal runt koden på ungefär fyra moduler, cirka 4 mm på en kod på 2 cm. Text och ornament inom den marginalen gör att skanningen misslyckas.
• Kontrast: mörka moduler på ljus bakgrund. Skriv aldrig ut koden ovanpå en bild, ett mönster eller en toning, och invertera den aldrig till ljust på mörkt om du inte har testat den med flera mobiler.
• Ingen förvrängning: skala koden med låsta proportioner. En kod som är bredare än den är hög går inte att läsa.
• Fil: exportera en PNG på minst 1024 pixlar för allt upp till A4, och en SVG för allt som är större. En kod från en skärmbild är redan suddig.
• Papper: matt papper är bättre än blankt, som reflekterar ljuset i lokalen.
• Test: skanna den utskrivna koden med tre olika mobiler, i lokalens ljus och från det avstånd som gästerna kommer att ha. Gör det innan du skriver ut tvåhundra exemplar.

Ge den stil utan att förstöra den

En kod i evenemangets färger eller med en liten bild i mitten ser ut som en del av designen snarare än något som har klistrats dit. Båda fungerar inom vissa gränser: håll hög kontrast mellan modulerna och bakgrunden, håll bilden i mitten liten och testskanna varje gång du ändrar något. Rundade moduler och en mjuk färg går bra, men en blekgul kod på krämvitt gör det inte. Om du har ditt evenemang i EventAssets visar hjälpartikeln hur du anpassar koden och laddar ner den i utskriftsstorlek, och artikeln om delning handlar om länken som hör till.

En checklista

• Använd en enda kod som öppnar evenemangssidan, under evenemangets hela livstid.
• Sätt den på inbjudan med en tryckt adress bredvid.
• I lokalen: välkomstskylten, ett kort på varje bord, baren och skärmarna.
• Skriv ett verb och en belöning bredvid koden, aldrig ”QR-kod”.
• Skriv ut den i minst 2 cm på kort och 10 cm på skyltar, med fri marginal och hög kontrast.
• Exportera i utskriftsstorlek, skriv ut på matt papper och testa med tre mobiler innan du skriver ut hela upplagan.
• Sätt samma kod på tackkortet, så att den öppnar galleriet.