Tidsplan för evenemangsplanering: från tolv månader kvar till själva dagen

Så använder du tidsplanen

Varje evenemang har tre fasta punkter: datumet, lokalen och antalet gäster. När de är bestämda följer nästan allt annat i en förutsägbar ordning, eftersom de leverantörer som blir fullbokade längst i förväg måste säkras först och gästerna behöver tillräckligt med tid för att svara. Den här tidsplanen är skriven för ett bröllop med ett års planering, vilket är det mest krävande fallet. Ett mindre evenemang trycker ihop den: en fest ryms på åtta veckor, en företagsmiddag på tre månader, och båda hoppar över hela avsnitt. Ordningen är densamma.

Läs den en gång uppifrån och arbeta sedan utifrån det avsnitt som motsvarar hur lång tid du har kvar. Om du börjar sent gör du de tre första avsnitten under de två första veckorna och kommer ikapp därifrån.

Tolv till nio månader innan

• Bestäm budgeten, vem som bidrar till den och hur stor totalen kan vara, innan du tittar på en enda lokal. Budgetguiden visar hur.
• Kom överens om ett ungefärligt antal gäster. Det avgör lokalens storlek och de flesta kostnaderna.
• Välj datum, eller två eller tre kandidater, och stäm av dem med de personer som måste vara med.
• Besök och boka lokalen. Fråga vad som ingår, vad som kostar extra och när varje betalning förfaller.
• Boka de leverantörer som blir fullbokade först: fotografen, bandet eller dj:n, cateringfirman om lokalen inte har någon egen, och vigselförrättaren.
• Påbörja en gästlista med namn och hushåll, så att antalet blir verkligt.

Åtta till sex månader innan

• Skicka save the date-kort, särskilt om gästerna ska resa. Ett kort meddelande med datum, ort och en länk räcker.
• Välj kläder och påbörja ändringarna. Beställ allt som har lång leveranstid.
• Boka rumsblock och eventuell transport för gäster och leverantörer.
• Skapa evenemangssidan med datum, lokal och karta, och sätt länken på allt som skickas ut från och med nu. Hjälpartikeln visar hur du gör i ordning den på en minut.
• Bestäm hur vigseln och dagens viktigaste ögonblick ska se ut, så att leverantörerna kan planera efter dem.

Fem till tre månader innan

• Formge och beställ inbjudningarna, med svarssättet tryckt på dem. Ta med QR-koden eller en kort länk till evenemangssidan. Guiden om QR-koder har storlekarna och placeringarna.
• Provsmaka och bekräfta menyn och tårtan.
• Beställ blommor och dekoration, och kom överens med lokalen om en tid för leverans och uppställning.
• Boka det som lokalen inte tillhandahåller: stolar, dukar, belysning, ett dansgolv, ett tält.
• Skriv texten till vigseln och fråga dem som ska hålla tal.

Två månader innan

• Skicka inbjudningarna sex till åtta veckor före dagen, med sista svarsdag tre till fyra veckor innan. OSA-guiden går igenom vilka frågor du ska ställa och hur du håller koll på svaren.
• Bekräfta schemat skriftligt med varje leverantör: ankomst, uppställning, start, slut och nedmontering.
• Planera musiken: de ögonblick som behöver en viss låt och de som inte behöver någon alls.
• Beställ skyltar, bordskort och välkomsttavla, och lämna plats för de slutliga bordsnumren.
• Boka hår, smink och eventuella provningar.

Fyra till tre veckor innan

• Jaga svar: en påminnelse till alla som inte har svarat en vecka före sista svarsdagen, sedan ett personligt meddelande och sist ett samtal.
• Ge lokalen och cateringfirman det slutliga antalet och uppgifterna om specialkost.
• Gör bordsplaceringen utifrån den bekräftade listan. Guiden om bordsplacering tar dig igenom den.
• Skriv dagens tidsplan med tider, platser och vem som ansvarar för varje moment, och dela den med leverantörerna och medhjälparna.
• Betala de slutbetalningar som förfaller, och anteckna vem som vill ha kontanter på dagen.

Den sista veckan

• Bekräfta varje leverantör en gång till, med tidsplanen bifogad.
• Skriv ut bordsplaceringen, placeringskorten och skyltarna så sent du kan.
• Packa en nödväska: sybehör, plåster, smärtstillande, fläckborttagning, mobilladdare, kontanter och en kopia av varje avtal.
• Lämna över: en person har tidsplanen och leverantörernas nummer på dagen, och det är inte du.
• Öppna bilduppladdningen och gästboken på din evenemangssida och testa QR-koden med några olika mobiler.

Dagen innan, själva dagen och efteråt

• Dagen innan: lämna dekorationen och trycksakerna i lokalen, repetera vigseln och gå och lägg dig tidigt.
• Själva dagen: ät frukost, låt personen som har tidsplanen ta hand om din mobil och låt schemat rulla. Något litet kommer att gå fel, och ingen annan kommer att märka det.
• Veckan efter: skicka tackmeddelanden med länken till galleriet, och samla in bilderna och videorna som gästerna tog medan de fortfarande har dem. Guiden om gästernas bilder förklarar det enklaste sättet, och guiden om gästböcker handlar om meddelandena de fortfarande vill skriva.
• Månaden efter: stäng budgeten med de sista fakturorna, lämna tillbaka det du har hyrt och skriv ner vad du skulle göra annorlunda medan du fortfarande minns det.

Fester och företagsevenemang

En fest med upp till sextio gäster ryms på åtta veckor: lokal och datum vecka ett, inbjudningar med sista svarsdag vecka två, mat, dryck och musik senast vecka fyra, svaren jagade och det slutliga antalet lämnat vecka sex, dekoration och en spellista vecka sju, och inköpen de sista dagarna. Hoppa över bordsplaceringen om det inte blir sittande middag, och sätt länken till bilduppladdningen på inbjudan så att bilderna kommer till dig.

Ett företagsevenemang följer samma ordning med andra namn: en anmälningssida i stället för inbjudningar, ett körschema i stället för en vigsel och en teknisk genomgång med lokalen en vecka innan. Lägg till tre hållpunkter: när anmälan stänger, när det slutliga antalet ska lämnas till cateringen och en uppföljning veckan efter med siffrorna, återkopplingen och bilderna.