Så samlar du in OSA-svar online

Vad ett svar måste berätta för dig

Innan du bestämmer hur du ska samla in svar, bestäm vad du behöver få veta. Det enda svar som alla evenemang behöver är ett ja eller ett nej per person, inte per hushåll, eftersom cateringfirman räknar tallrikar och lokalen räknar stolar. Allt annat är frivilligt: ett menyval, specialkost, en låtönskan, om någon behöver ett rum eller en plats i bussen. Antalet gäster är den siffra som alla du har anlitat kommer att fråga efter, så bygg svaren kring den och se resten som en bonus.

Ett svar är också ett datum. Cateringfirman behöver det slutliga antalet ungefär två veckor före evenemanget, bordsplaceringen behöver det en vecka innan dess, och du behöver några dagar för att jaga dem som inte har svarat. Räkna baklänges från de datumen, så ger sig sista svarsdagen av sig själv.

Bygg gästlistan före inbjudningarna

En inbjudan går till ett hushåll, men ett svar kommer från en person. Om listan redan vet vilka som hör ihop hamnar svaren på rätt ställe: ett par, en familj med två barn eller en vän med en medföljande är ett sällskap med en inbjudan och ett svar per person. Bestäm redan nu vad som gäller för medföljande och tillämpa det på samma sätt för alla. Den vanliga regeln är att gifta, förlovade och sambor bjuds in med namn, och att ensamstående gäster får ta med någon om du har råd med det för alla. En medföljande som står med namn på inbjudan kommer mycket oftare än ”plus en”.

Skriv listan med namnen stavade så som gästerna själva stavar dem. Ett svarsformulär som inte hittar någons namn är den vanligaste anledningen till att folk ger upp och skickar ett sms till dig i stället.

Bestäm sista svarsdag

Räkna baklänges: det slutliga antalet ska lämnas till cateringfirman två veckor innan, så sista svarsdagen ligger tre till fyra veckor före evenemanget. Skicka inbjudningarna sex till åtta veckor innan, vilket ger gästerna en månad att svara och dig en vecka att jaga. För ett evenemang på ett resmål, eller allt som kräver flyg, skickar du dem tre månader i förväg och sätter sista svarsdag sex veckor innan. Skriv sista svarsdagen i ord på inbjudan, inte bara som ett datum: ”OSA senast den 3 maj” är tydligare än ett datum i ett hörn.

En sista svarsdag på en vardag mitt i månaden är bättre än slutet av en månad, som alla behandlar som sista möjliga minut.

Vad du ska fråga, och vad du inte ska fråga

Varje fråga du lägger till kostar svar, så fråga bara om det som påverkar ett beslut. De frågor som brukar förtjäna sin plats:

• Närvaro per person: ja eller nej, alltid obligatoriskt.
• Menyval: bara om maten serveras portionsvis och cateringfirman behöver antalen i förväg.
• Specialkost: ett fritextfält, frivilligt, eftersom de flesta gäster inte har någon.
• Boende eller transport: bara om du ordnar det.
• Barn: bara om inbjudan är otydlig på den punkten, vilket den inte borde vara.

Håll dig till högst fem frågor. Markera de som måste besvaras och låt resten vara frivilliga. En obligatorisk låtönskan är precis det som får någon att ge upp halvvägs. Fråga inte efter något du redan vet, som adressen till din egen syster.

Formulera inbjudan

En rad räcker: datumet då gästerna senast ska svara, och var. ”Meddela oss senast den 3 maj via länken nedan”, med länken eller QR-koden under. Om du också tar emot svar via meddelande eller telefon kan du skriva det, men räkna med att du får föra in de svaren själv. Undvik att räkna upp frågorna på kortet, eftersom formuläret ställer dem.

På en tryckt inbjudan hör QR-koden och en kort skriven adress till sidan ihop, eftersom vissa gäster hellre skriver in adressen än skannar. Guiden om QR-koder går igenom storlekar och placering.

Påminnelser som fungerar

Ungefär en tredjedel av gästerna svarar den första veckan, en tredjedel den sista veckan och en tredjedel behöver en knuff. Planera knuffarna i stället för att irritera dig på dem:

• En vecka före sista svarsdagen: ett vänligt meddelande till alla som inte har svarat, med länken igen. Ett gruppmeddelande går bra i det här skedet.
• På sista svarsdagen: ett personligt meddelande till varje hushåll som återstår. ”Vi lämnar det slutliga antalet till cateringfirman på fredag. Hinner du svara innan dess?” fungerar eftersom det ger ett skäl.
• Tre dagar efter: ett samtal. Den som inte har svarat på tre meddelanden svarar i telefon, och några av dem såg aldrig meddelandena alls.

Den som fortfarande inte har svarat efter samtalet räknas bort, och bordsplaceringen görs utan den personen. Berätta det, vänligt. De flesta svarar inom en timme.

Följ upp och jaga

Samla alla svar i en lista med tre lägen per person: kommer, kommer inte och inväntar svar. Listan med dem som inväntar svar är den du arbetar utifrån, och antalet som kommer är det du lämnar till cateringfirman. Registrera svar som kommer via sms eller personligen samma dag, i samma lista, så att det bara finns en enda källa att lita på.

Om gästlistan finns på din evenemangssida svarar gästerna där genom att hitta sitt namn, svara för sig själva och sitt sällskap och lägga till svaren på dina frågor, utan app och utan konto. I EventAssets hamnar varje svar på gästens rad, summorna uppdateras allteftersom svaren kommer in, sista svarsdagen stänger formuläret av sig själv och listan kan exporteras som CSV med alla svar. Hjälpartikeln visar hur du anger frågorna och sista svarsdagen.

Efter sista svarsdagen

När sista svarsdagen har passerat går ändringar via dig i stället för via formuläret, så att du behåller kontrollen över antalet. Räkna med en handfull: en gäst som har tackat nej men kan komma ändå, ett ja som inte kan, en medföljande som plötsligt dyker upp. Välkomna gärna den första om det finns en plats, och skriv in varje ändring i samma lista samma dag. Lämna det slutliga antalet till cateringfirman på det överenskomna datumet och berätta vad som gäller för gäster som uteblir, vilket oftast är att du betalar för dem.

En checklista

• Bestäm vad varje svar måste innehålla: ett ja eller nej per person, och inget du inte behöver.
• Bygg gästlistan per hushåll, med partner namngivna och samma regel för medföljande för alla.
• Sätt sista svarsdag tre till fyra veckor före evenemanget och skicka inbjudningarna sex till åtta veckor innan.
• Ställ högst fem frågor, och gör bara närvaron obligatorisk.
• Skriv sista svarsdagen och svarslänken på inbjudan på en enda rad.
• Planera tre påminnelser: ett meddelande, ett personligt meddelande och ett samtal.
• Ha en lista med kommer, kommer inte och inväntar svar, och uppdatera den samma dag som ett svar kommer.
• Ta själv emot ändringar efter sista svarsdagen och lämna det slutliga antalet på det överenskomna datumet.