Så samlar du in bilder och videor från dina gäster

Varför gästernas bilder är värda att samla in

En fotograf ser vigseln, talen och den första dansen. Dina gäster ser allt annat: bilresan dit, hörnet vid baren där de riktiga samtalen hölls, barnen under bordet, ansiktena på de personer som fotografen inte visste att hen skulle leta efter. Tillsammans tar åttio gäster fler bilder på en kväll än någon enskild person skulle kunna, och de flesta av bilderna blir kvar i deras mobiler tills mobilen byts ut. Att samla in dem handlar inte om mängden. Det handlar om de tjugo bilder du inte visste fanns.

Svårigheten har aldrig varit viljan. Gästerna vill dela. Svårigheten är att alla sätt att dela tidigare krävde något av dem: en app att installera, ett konto att skapa, en grupp att gå med i, en filstorlek att acceptera. Ta bort de stegen, så kommer bilderna.

Välj hur gästerna lämnar in dem

Det finns fyra vanliga sätt, och vart och ett har en kostnad som du bör känna till innan du väljer:

• En gruppchatt: alla har den redan, men bilderna komprimeras, videorna kortas och en månad senare ligger de begravda under tusen meddelanden. Duger till en middag, sämre till ett bröllop.
• En delad molnmapp: originalen bevaras, men gästerna behöver ett konto hos samma leverantör, länken är lätt att vidarebefordra till fel person och ingen granskar det som hamnar där.
• Engångskameror: charmigt, och du får tjugosju bilder per bord av okänd kvalitet, veckor senare och till priset av framkallningen.
• En evenemangssida med en QR-kod: gästerna skannar en kod, väljer bilderna i mobilen och skickar dem i originalkvalitet, utan app och utan konto. Värden granskar dem och delar sedan galleriet med gästerna. Det är så EventAssets fungerar, och resten av guiden utgår från något liknande.

Vilket sätt du än väljer, välj ett. Två sätt att dela betyder två ställen att leta på och halva bilderna på vart och ett.

Gör det enkelt på dagen

Gäster laddar upp när steget finns framför dem och tar mindre än en minut, så placera koden där de redan är och berätta med en mening vad den är till för. Skriv ut QR-koden på ett kort vid varje bord, på välkomstskylten och nära baren. Guiden om QR-koder har de storlekar som går att skanna utan problem. Skriv bredvid koden vad gästerna ska göra, inte vad den är: ”Skanna och dela dina bilder med oss” fungerar, ”QR-kod” gör det inte.

Be någon säga det högt en gång. En mening från värden eller toastmastern efter maten, ”koden på bordet är till för bilderna, skicka gärna allt till oss”, fördubblar antalet uppladdningar. Ge sedan gästerna något att fotografera: en kort lista med uppslag på baksidan av kortet, till exempel ”det bäst klädda bordet”, ”en bild med någon du precis har träffat” eller ”dansgolvet vid midnatt”, gör passiva gäster till ett andra fotolag.

Bestäm uppladdningsperioden

Öppna för uppladdningar före evenemanget så att de tidiga bilderna från förberedelserna och resan har någonstans att ta vägen. Håll sedan öppet i flera veckor efteråt, eftersom många gäster går igenom sina bilder på tåget hem eller helgen efter. En påminnelse några dagar senare, med länken, ger dig den andra halvan av bilderna. Ett fast slutdatum är ändå bra: det ger dig ett tillfälle att stänga galleriet, ladda ner allt och gå vidare.

Album och ordning

Ett galleri med sexhundra osorterade filer är där bilder hamnar för att glömmas bort. Skapa några album före dagen, namngivna efter ögonblick snarare än efter person: vigseln, middagen, festen, dagen efter. Gästerna väljer album när de laddar upp, eller så flyttar du bilderna senare. Hur som helst hittar den som letar efter talen dem. Håll nere antalet album. Fyra är lätt att välja mellan, tolv är ett jobb.

Granska innan du delar

Alla bilder hör inte hemma i galleriet som alla ser. Suddiga bilder, dubbletter, en skärmbild som skickats av misstag, den enda bild som en gäst helst inte vill se publicerad: en snabb granskning fångar upp dem. Välj att nya uppladdningar ska vänta på ditt godkännande, gå igenom kön en gång om dagen den första veckan och godkänn flera bilder åt gången. Det tar bara några minuter. Om du litar helt på dina gäster och evenemanget är litet sparar automatiskt godkännande till och med den tiden.

Ladda ner och spara

Originalen bör hamna på två ställen som är dina: din dator och en säkerhetskopia. Ladda ner hela galleriet som ett arkiv när uppladdningarna har slutat, behåll albumens mappnamn och kopiera arkivet till en andra hårddisk eller ett andra molnkonto. Dela sedan galleriet med dem som inte kunde komma, vilket ofta är då bilderna betyder som mest.

Integritet och hänsyn

Gästernas bilder visar andra gäster, så några regler gör att alla känner sig bekväma. Dela galleriet via en sida som bara personer med länken kan öppna, inte i ett offentligt flöde. Fråga innan du lägger upp en bild på någon annan i sociala medier, och respektera ett ”ta bort den, tack” utan diskussion. Var försiktig med barn: vissa föräldrar vill inte alls ha sina barns ansikten på nätet, och det enklaste sättet att respektera det är att hålla galleriet privat och skriva det i inbjudan. Skriv på anmälningssidan till ett företagsevenemang att bilder kommer att tas och delas internt, och ge deltagarna ett sätt att avstå.

Om du använder EventAssets är galleriet privat som standard, uppladdningar väntar på ditt godkännande om du vill det och en bild raderas med ett tryck när någon ber om det. Hjälpartikeln visar hur du granskar och ordnar det som kommer in.

En checklista

• Välj ett sätt att samla in bilder, och välj ett som behåller originalen och inte kräver någon app.
• Skapa tre eller fyra album efter ögonblick före dagen.
• Skriv ut koden på varje bord och på välkomstskylten, med en mening som säger vad gästerna ska göra.
• Be värden nämna det en gång, och ge gästerna några uppslag.
• Öppna för uppladdningar före evenemanget, håll öppet i flera veckor och skicka en påminnelse.
• Granska nya uppladdningar varje dag den första veckan och godkänn flera åt gången.
• Ladda ner hela galleriet som ett arkiv och spara en säkerhetskopia.
• Håll galleriet privat, fråga innan du lägger upp bilder på andra och skriv det i inbjudan.