Skapa en bordsplacering: så placerar du dina gäster

Gästlistan kommer först

En bordsplacering är en gästlista ordnad i rummet, så den kan aldrig bli bättre än listan den utgår från. Innan du ritar ett enda bord, se till att tre saker stämmer. Alla gäster står med namn på listan, även barn och partner. Gäster som hör ihop är grupperade som ett sällskap: ett par, en familj, en gäst med en medföljande. Och du vet vilka som faktiskt har tackat ja, vilket betyder att svaren har kommit in. En placering som görs utifrån inbjudningslistan i stället för den bekräftade listan får göras om minst en gång.

Utgå bara från den bekräftade listan. Om svaren fortfarande droppar in förklarar guiden om att samla in OSA-svar hur du sätter en sista svarsdag och jagar de sista svaren. Att placera dem som har tackat nej är bortkastat arbete, och att placera de obestämda är en gissning.

Lär känna lokalen

Be lokalen om en planritning med mått, eller stega upp rummet själv. Markera de fasta punkterna först: entrén, dansgolvet, bandet eller dj:n, buffén eller baren, utgångarna, toaletterna och alla pelare som skymmer sikten. Fråga sedan vilka bord lokalen har och hur många stolar som får plats vid varje. De vanliga storlekarna:

• Runda bord: ett bord på 150 cm i diameter rymmer åtta personer bekvämt, ett på 180 cm rymmer tio. Runda bord håller samtalet igång eftersom alla ser alla.
• Rektangulära bord: sex till åtta personer längs sidorna och en vid varje kortände. Flera ihopställda bildar långa bordsrader som ser generösa ut och låter stora grupper sitta tillsammans.
• Honnörsbord eller brudparsbord: ett långt bord vänt mot rummet för brudparet och de närmaste, eller ett litet bord för två som låter brudföljet sitta med sina egna partner.
• Ett barnbord: med en eller två vuxna i närheten och något att göra på bordet.

Lämna plats mellan borden så att stolarna kan dras ut och personalen kan gå förbi med tallrikar: ungefär 1,5 meter mellan bordskanterna är det minsta som fungerar. Räkna platserna i lokalen och jämför med antalet bekräftade gäster innan du placerar någon. Om platserna är färre behöver du ett bord till eller en annan uppställning, inte en tätare placering.

Gruppera först, placera sedan

Placera inte gästerna en och en. Sortera dem först i grupper av personer som redan känner varandra eller uppenbart borde göra det: de två familjerna, skolkamraterna, kollegerna, grannarna, kusinerna. De flesta grupper motsvarar ett bord eller ett halvt. Placera sedan grupperna: den närmaste familjen närmast brudparet eller värden, äldre gäster en bit från högtalarna och nära en utgång, de högljuddaste vännerna nära dansgolvet och föräldrar med små barn där en snabb sorti inte korsar hela rummet.

Inom en grupp bör varje gäst känna minst en annan person vid bordet, helst två. En gäst som inte känner någon är den som går tidigt. Blanda bara när båda sidor vinner på det: två grupper i liknande ålder med ett gemensamt intresse kan bli ett livligt bord, medan två grupper utan något gemensamt blir ett tyst.

Etikett och de knepiga fallen

De flesta bordsplaceringar har två eller tre beslut som tar längre tid än allt annat tillsammans. Några regler som håller:

• Skilda föräldrar: ge var och en ett eget bord med sin partner och sin sida av familjen, båda lika nära brudparet. Aldrig samma bord, om de inte själva ber om det.
• Ex och osämja: olika bord, olika siktlinjer, och ingen behöver få veta varför.
• Medföljande du aldrig har träffat: placera dem med sin partners grupp, aldrig ensamma bland främlingar.
• Ensamstående gäster: inte vid ett ”singelbord”, utan med personer i liknande ålder eller livsskede.
• Specialkost: påverkar inte placeringen, men anteckna den på listan så att cateringfirman kan hitta gästen via bordet.
• Företagsevenemang: blanda avdelningar med avsikt, och placera de personer som behöver träffas vid samma bord. Reservera några platser för dem som kommer sent i stället för att lämna ett bord halvtomt.
• Fester: fri placering fungerar upp till ungefär fyrtio gäster. Över det tilldelar du bord men inte platser, och reserverar ett bord för värdens familj.

Bord eller exakta platser

Att tilldela varje gäst ett bord räcker för de flesta evenemang: gästerna hittar sitt bord och väljer en stol, vilket känns avslappnat och klarar en sen ändring utan krångel. Att tilldela exakt plats är värt det vid en formell middag med placeringskort, en meny där cateringfirman serverar efter plats, eller ett honnörsbord där ordningen spelar roll. Om du tilldelar platser, varva där du kan: par som sitter mittemot varandra i stället för bredvid håller samtalet igång, och ingen fastnar längst ut på en rad.

Berätta för gästerna var de sitter

En placering som ingen kan läsa skapar kö vid dörren. De klassiska lösningarna är en stor tavla med alla namn i bokstavsordning och bordet bredvid, eller små kort med varje gästs bord, utlagda efter namn. Bokstavsordningen är ett måste: en tavla sorterad efter bord tvingar varje gäst att läsa igenom varje bord.

En sökning på namn på evenemangssidan tar bort kön helt: en gäst skriver sitt namn i mobilen och ser sitt bord och vilka som sitter där. Om du har din gästlista i EventAssets görs bordsplaceringen utifrån samma lista, varje bord visar vilka som sitter där och placeringen på evenemangssidan låter varje gäst hitta sitt bord via namnet. Hjälpartikeln går igenom stegen.

Sena ändringar

Någon kommer att lämna återbud den sista veckan, och någon kommer att fråga om att få ta med en gäst. Planera för det: ha en eller två lediga platser vid två olika bord, inte alla vid samma, så att en sen medföljande kan sitta med rätt grupp. När en gäst tackar nej efter att du har placerat hen, bestäm om sällskapet ska flyttas eller om bordet helt enkelt får en ledig stol. En ledig stol är okej, ett tomt halvt bord är det inte.

Skriv ut placeringen och placeringskorten så sent du kan, oftast två eller tre dagar innan, och låt en person ansvara för den slutliga versionen så att cateringfirman, lokalen och tavlan visar samma sak.

En checklista

• Utgå från den bekräftade gästlistan, grupperad i sällskap, efter sista svarsdagen.
• Skaffa planritningen och bordens storlekar, och jämför antalet platser med antalet gäster innan du placerar någon.
• Sortera gästerna i grupper först, och placera sedan grupperna i rummet.
• Se till att varje gäst känner minst en person vid sitt bord.
• Bestäm de knepiga fallen tidigt, och fråga den det gäller där det hjälper.
• Välj bara bord, eller även platser, beroende på hur formell middagen är.
• Visa placeringen i bokstavsordning, eller låt gästerna söka på sitt namn.
• Ha lediga platser vid två bord, och skriv ut den slutliga versionen så sent du kan.