Was eine WhatsApp-Gruppe gut kann
Bei vielen Events gibt es die Gruppe schon, bevor jemand an Fotos denkt: der Familienchat, der Teamchat, die Gruppe, die die Freunde des Paares für die Planung gegründet haben. Die Gäste sind schon drin, also braucht es keinen neuen Schritt, um dort ein Bild zu schicken. WhatsApp ist kostenlos nutzbar, und einer neuen Gruppe beizutreten ist leicht: Ein Admin teilt einen Einladungslink oder einen QR-Code, und Admins können neue Mitglieder auf Wunsch zuerst bestätigen.
Eine Gruppe ist auch mehr als ein Ort für Bilder. Mitglieder schicken Sprachnachrichten und Videonachrichten, und ein Mitglied kann in der Gruppe ein Event anlegen, auf das die anderen antworten: ob sie kommen, vielleicht kommen oder jemanden mitbringen. Für ein Abendessen unter Freunden oder ein kleines Wiedersehen kann das schon die ganze Planung sein.
Fotos und Videos lassen sich in HD-Qualität senden, für jedes Bild einzeln oder als Standard, und längere oder größere Medien können als Dokument verschickt werden. Die Bilder landen im selben Verlauf wie die Witze, die Wegbeschreibung und die Pläne für den Abend, und genau dort wollen viele sie auch sehen.
Wenn Ihre Gäste ohnehin in einer Gruppe schreiben und die Bilder Teil dieses Gesprächs sind, leistet WhatsApp das gut, ohne von irgendwem etwas Neues zu verlangen.
Was sich mit EventAssets ändert
Die Hilfeseiten von WhatsApp beschreiben, wie eine Gruppe mit Medien umgeht, und das sollten Sie vor dem Tag wissen. Mediendateien werden beim Teilen meist komprimiert, können also in geringerer Qualität als das Original ankommen, und die Verbindung beeinflusst die Qualität auch dann, wenn ein Foto in HD gesendet wird. Jeder Gast braucht die App und ein Konto, das mit einer Mobilnummer angelegt wird. Die Fotos liegen auf den Handys der Mitglieder und in deren eigenen Sicherungen, und wer über einen Einladungslink oder QR-Code beitritt, sieht die Nachrichten von vor seinem Beitritt nicht. Um alles an einem Ort zu sammeln, exportiert jemand den Chat: Auf dem iPhone kann der Export alle Medien in einer ZIP-Datei enthalten, auf Android hängt er die neuesten Medien an.
EventAssets ist zum Sammeln gebaut. Gäste öffnen einen Link oder scannen einen QR-Code und laden im Browser hoch, ohne App und ohne Konto, sodass auch Gäste ohne WhatsApp ganz selbstverständlich mitmachen. Fotos und Videos bleiben in Originalqualität, in einer Galerie mit Alben, und Sie können jeden Upload freigeben, bevor andere ihn sehen. Alle mit dem Link sehen dieselbe Galerie, egal wann sie dazukommen, und Sie laden alles auf einmal als ZIP herunter. Während des Events zeigt eine Diashow im Vollbild neue Uploads auf einem Bildschirm vor Ort.
Rund um die Galerie liegt der Rest des Events: eine Seite mit Ablauf und Ort auf einer Karte, Zusagen für jede Gruppe mit Ihren eigenen Fragen und einer Frist, ein Sitzplan, Budgets und ein Gästebuch für geschriebene Nachrichten und Sprachaufnahmen. Ein Chat ist EventAssets nicht: Gäste unterhalten sich dort nicht miteinander, und das Gespräch des Abends bleibt dort, wo Ihre Gäste es ohnehin führen.
Ein Gespräch oder eine Sammlung
Der Kern des Unterschieds ist, wofür beide gedacht sind. Eine WhatsApp-Gruppe ist ein Gespräch: Bilder kommen zwischen Nachrichten an, in der Reihenfolge, in der sie gesendet wurden, und sie liegen dort, wo die Mitglieder ihre Chats aufbewahren. Das passt zum Abend selbst, wenn Menschen einen Moment teilen und sofort darauf reagieren wollen. EventAssets ist eine Sammlung: Jedes Foto und Video kommt in eine Galerie, die zum Event gehört, nach Alben sortiert, in der Qualität, in der es hochgeladen wurde, und bereit, damit Sie es herunterladen und mit denen teilen, die nicht kommen konnten.
Sie müssen sich nicht für eines entscheiden. Teilen Sie den Link oder QR-Code Ihrer Eventseite in der Gruppe: Das Gespräch bleibt bei WhatsApp, und die Dateien kommen in die Galerie. Ein kurzer Satz hilft, etwa „bitte laden Sie Ihre Fotos hier hoch, damit wir sie in voller Qualität haben“, einige Tage nach dem Event noch einmal geschickt, wenn Gäste ihre Bilder sortieren. Der Ratgeber zum Sammeln von Gästefotos erklärt mehr dazu, wie Gäste ihre Bilder auch wirklich schicken.
Was Sie vor der Entscheidung prüfen sollten
Fragen Sie sich, wofür die Bilder nach dem Tag da sein sollen. Wenn sie Teil des Gesprächs sind, reicht eine Gruppe vielleicht schon. Wenn Sie ein Album möchten, das Sie behalten, drucken oder weitergeben, prüfen Sie vorher ein paar Dinge. Hat jeder Gast WhatsApp, und treten alle derselben Gruppe bei? Ist die Qualität, die ankommt, die Qualität, die Sie für Abzüge möchten? Wie holen Sie alles von den Handys der Mitglieder, und sollen Gäste, die spät dazukommen, sehen, was vorher kam? Möchten Sie Uploads freigeben, bevor andere sie sehen? Wenn die Antworten auf eine Galerie hindeuten, probieren Sie es aus: Bei EventAssets richten Sie Eventseite und Galerie ein und teilen den Link, bevor Sie irgendetwas bezahlen.
