Ce que fait bien un dossier Google Drive
Un dossier Google Drive ne coûte rien, et beaucoup d’hôtes et d’invités ont déjà le compte dans lequel il se trouve. Vous partagez un dossier avec un accès en modification pour toute personne disposant du lien, puis vous diffusez le lien ; Chrome le transforme en QR code pour une carte imprimée. Chaque compte Google comprend un stockage gratuit, partagé avec Gmail et Google Photos, et un seul dossier accueille un très grand nombre de fichiers, comme l’indique le tableau ci-dessus.
Drive conserve chaque fichier tel qu’il a été envoyé, si bien que les photos et les vidéos gardent leur pleine résolution, et il accepte des fichiers très volumineux, longues vidéos comprises. Vous pouvez commenter les photos et les vidéos, et sur un ordinateur, vous téléchargez de nombreux fichiers d’un coup. Google ne fixe aucune date de fin pour un dossier. Si vos invités travaillent déjà avec Drive et qu’il vous faut seulement un endroit pour les fichiers, un dossier s’inscrit dans ce qu’ils connaissent.
Là où EventAssets offre davantage
EventAssets est conçu autour de l’événement plutôt que des fichiers. Chaque événement a sa propre page avec le programme, le lieu sur une carte et ce que les invités doivent savoir, et cette même page recueille les réponses : les invités trouvent leur nom, répondent pour tout leur groupe et remplissent vos questions. La liste des invités alimente le plan de table, les invités retrouvent leur table sur la page, et les budgets gardent les coûts juste à côté. Le livre d’or accueille des messages écrits et des enregistrements vocaux réalisés dans le navigateur.
Pour les photos, les invités ouvrent le lien ou scannent le QR code et envoient depuis le navigateur de leur téléphone, sans application ni compte, et ce qu’ils envoient n’utilise ni leur stockage ni le vôtre. Chaque fichier est conservé en qualité d’origine. Les envois peuvent attendre votre validation avant que quiconque d’autre les voie, des albums séparent la cérémonie, le dîner et la fête, et c’est vous, en tant qu’hôte, qui décidez de masquer, déplacer ou supprimer un fichier. Les invités réagissent avec un emoji et commentent sous une photo, vous téléchargez tout en un seul fichier ZIP, et un diaporama plein écran intègre les nouveaux envois pendant qu’il tourne sur un écran sur place.
Un dossier de fichiers, ou un lieu pour l’événement
La différence de fond tient à l’usage de chacun. Un dossier Drive est un espace pour des fichiers. Pour y ajouter quelque chose, il faut un accès en modification, et selon l’aide de Google, les personnes qui ont cet accès peuvent ouvrir, modifier, supprimer ou déplacer tous les fichiers du dossier. Chaque fichier appartient à l’invité qui l’a envoyé et occupe de l’espace dans son propre Drive, et sur un téléphone, les étapes d’envoi décrites par Google passent par l’application Drive. EventAssets est un lieu pour l’événement : il commence avec la page que vous envoyez avec l’invitation, réunit les réponses et le placement des invités, puis garde ensemble les photos, les vidéos et les messages.
Cette différence apparaît quand vous voulez tout conserver. Comme les invités sont propriétaires de ce qu’ils envoient, un fichier ne reste dans le dossier qu’aussi longtemps que son propriétaire le garde, et les règles de Google permettent de supprimer le contenu d’un compte resté longtemps inactif ou au-delà de son quota de stockage. Sur EventAssets, la galerie appartient à votre événement : elle reste en ligne pendant une durée fixe, indiquée dans le tableau ci-dessus, et vous téléchargez tout en ZIP avant la fin. Si vous voulez un dossier sans date de fin fixée qui accepte des fichiers très volumineux, Google Drive le permet ; si vous voulez l’événement et ses photos au même endroit, EventAssets le permet. Si vous envisagez aussi un album partagé, la comparaison avec un album partagé Google Photos vous éclaire.
Ce qu’il faut vérifier avant de décider
Pensez à vos invités et aux téléphones qu’ils utilisent. S’ils ont tous un compte Google et l’application Drive, et qu’il vous faut seulement un endroit pour les fichiers, un dossier partagé peut suffire. Demandez à un ou deux invités d’essayer le lien sur leur téléphone avant le jour J, vérifiez quel stockage les envois utilisent, et décidez si tous ceux qui ajoutent des photos doivent aussi pouvoir déplacer ou supprimer ce que d’autres ont ajouté. Si vous voulez que les invités envoient depuis le navigateur de leur téléphone sans rien installer, valider ce qui apparaît, ou réunir les réponses, le plan de table et le livre d’or à côté des photos, comparez aussi les lignes du tableau consacrées à l’organisation. Essayez ensuite le forfait gratuit : avec EventAssets, vous préparez la page de l’événement, la liste des invités et le livre d’or avant de payer quoi que ce soit.
