Ce qu’un groupe WhatsApp fait bien
Pour beaucoup d’événements, le groupe existe avant que quiconque pense aux photos : la discussion de famille, celle de l’équipe, le groupe que les amis du couple ont créé pour tout organiser. Les invités y sont déjà, donc envoyer une photo n’y demande aucune étape nouvelle. WhatsApp est gratuit, et rejoindre un nouveau groupe est simple : un administrateur partage un lien d’invitation ou un QR code, et les administrateurs peuvent, s’ils le souhaitent, approuver d’abord les nouveaux membres.
Un groupe est aussi bien plus qu’un endroit pour les photos. Les membres envoient des messages vocaux et des messages vidéo, et un membre peut créer dans le groupe un événement auquel les autres répondent en indiquant s’ils viennent, s’ils viendront peut-être ou s’ils amènent quelqu’un. Pour un dîner entre amis ou de petites retrouvailles, cela peut suffire à toute l’organisation.
Les photos et vidéos peuvent être envoyées en qualité HD, choisie pour chaque fichier ou définie par défaut, et les médias plus longs ou plus lourds peuvent partir sous forme de document. Les photos arrivent dans le même fil que les blagues, l’itinéraire et les projets de la soirée, et c’est souvent exactement là que l’on veut les voir.
Si vos invités discutent déjà dans un groupe et que les photos font partie de cette conversation, WhatsApp le fait bien, sans rien demander de nouveau à personne.
Ce qui change avec EventAssets
Les pages d’aide de WhatsApp décrivent comment un groupe traite les médias, et il vaut la peine de le savoir avant le jour J. Les fichiers sont généralement compressés lors du partage, ils peuvent donc arriver dans une qualité inférieure à l’original, et la connexion influe sur la qualité même lorsqu’une photo est envoyée en HD. Chaque invité a besoin de l’application et d’un compte, créé avec un numéro de téléphone mobile. Les photos sont conservées sur les téléphones des membres et dans leurs propres sauvegardes, et les personnes qui rejoignent le groupe par un lien d’invitation ou un QR code ne voient pas les messages antérieurs à leur arrivée. Pour tout rassembler au même endroit, quelqu’un exporte la discussion : sur iPhone, l’export peut inclure tous les médias dans un fichier ZIP ; sur Android, il joint les médias les plus récents.
EventAssets est conçu pour rassembler. Les invités ouvrent un lien ou scannent un QR code et envoient leurs fichiers dans le navigateur, sans application ni compte, si bien que ceux qui n’utilisent pas WhatsApp participent tout autant. Les photos et vidéos sont conservées en qualité d’origine, dans une seule galerie avec des albums, et vous pouvez valider chaque envoi avant que d’autres le voient. Toutes les personnes qui ont le lien voient la même galerie, quel que soit le moment où elles arrivent, et vous téléchargez le tout en une fois sous forme de ZIP. Pendant l’événement, un diaporama plein écran intègre les nouveaux envois sur un écran sur place.
Autour de la galerie se trouve le reste de l’événement : une page avec le programme et le lieu sur une carte, le RSVP de chaque groupe avec vos propres questions et une date limite, un plan de table, des budgets et un livre d’or pour les messages écrits et les enregistrements vocaux. Ce qu’EventAssets n’est pas, c’est une messagerie : les invités n’y discutent pas entre eux, et la conversation de la soirée reste là où vos invités l’ont déjà.
Une conversation, ou une collection
La différence de fond tient à ce à quoi chacun sert. Un groupe WhatsApp est une conversation : les photos arrivent entre les messages, dans l’ordre où elles ont été envoyées, et elles restent là où les membres gardent leurs discussions. Cela convient à la soirée elle-même, quand on veut partager un moment et y réagir aussitôt. EventAssets est une collection : chaque photo et chaque vidéo va dans une galerie qui appartient à l’événement, classée en albums, dans la qualité où elle a été envoyée, et prête à être téléchargée par vous et partagée avec ceux qui n’ont pas pu venir.
Vous n’avez pas à choisir. Publiez le lien ou le QR code de votre page d’événement dans le groupe : la conversation reste sur WhatsApp, et les fichiers vont dans la galerie. Une phrase courte aide, par exemple « merci d’ajouter vos photos ici, pour que nous les ayons en pleine qualité », envoyée de nouveau quelques jours après l’événement, quand les invités trient leurs photos. Le guide pour recueillir les photos des invités en dit plus sur la façon d’obtenir qu’ils les envoient.
Ce qu’il faut vérifier avant de décider
Demandez-vous à quoi serviront les photos après le jour J. Si elles font partie de la conversation, un groupe peut suffire. Si vous voulez un album à garder, à imprimer ou à transmettre, vérifiez d’abord quelques points. Chaque invité a-t-il WhatsApp, et tous rejoindront-ils le même groupe ? La qualité qui arrive est-elle celle que vous voulez pour des tirages ? Comment récupérerez-vous ce qui se trouve sur les téléphones des membres, et les invités qui arrivent tard doivent-ils voir ce qui précède ? Voulez-vous valider les envois avant que d’autres les voient ? Si les réponses mènent à une galerie, essayez : sur EventAssets, vous créez la page d’événement et la galerie et partagez le lien avant de payer quoi que ce soit.
