Calendarul planificării unui eveniment: de la douăsprezece luni înainte până în ziua cea mare

Cum folosiți acest calendar

Orice eveniment are trei puncte fixe: data, locația și numărul de invitați. Odată stabilite acestea, aproape tot restul urmează într-o ordine previzibilă, pentru că furnizorii care se rezervă cel mai devreme trebuie asigurați primii, iar invitații au nevoie de suficient timp ca să răspundă. Acest calendar este scris pentru o nuntă cu un an întreg de planificare, cazul cel mai solicitant. Un eveniment mai mic îl comprimă: o petrecere încape în opt săptămâni, o cină a companiei în trei luni, iar amândouă sar peste secțiuni întregi. Ordinea rămâne aceeași.

Citiți-l o dată de la început, apoi lucrați pornind de la secțiunea care corespunde timpului care v-a mai rămas. Dacă începeți târziu, faceți primele trei secțiuni în primele două săptămâni și recuperați de acolo.

Cu douăsprezece până la nouă luni înainte

• Stabiliți bugetul, cine contribuie la el și cât poate fi totalul, înainte să vă uitați la vreo locație. Ghidul despre buget arată cum.
• Cădeți de acord asupra numărului aproximativ de invitați. El decide mărimea locației și cea mai mare parte a costurilor.
• Alegeți data sau două-trei variante și verificați-le cu persoanele care nu pot lipsi.
• Vizitați și rezervați locația. Întrebați ce este inclus, ce se plătește în plus și când este scadentă fiecare plată.
• Rezervați furnizorii care își umplu primii agenda: fotograful, formația sau DJ-ul, firma de catering dacă locația nu are una și oficiantul.
• Începeți o listă de invitați cu nume și familii, ca numărul să devină real.

Cu opt până la șase luni înainte

• Trimiteți anunțurile „save the date”, mai ales dacă invitații vin de departe. Un mesaj scurt cu data, orașul și un link este suficient.
• Alegeți ținutele și începeți ajustările; comandați tot ce are un termen lung de livrare.
• Rezervați camere pentru invitați și eventualul transport pentru invitați și furnizori.
• Creați pagina evenimentului cu data, locația și o hartă și puneți linkul pe tot ce trimiteți de acum înainte. Articolul de asistență arată cum o configurați într-un minut.
• Hotărâți cum va fi ceremonia și care sunt momentele-cheie ale zilei, ca furnizorii să poată planifica în funcție de ele.

Cu cinci până la trei luni înainte

• Creați și comandați invitațiile, cu modul de răspuns tipărit pe ele. Adăugați codul QR sau linkul scurt către pagina evenimentului; ghidul despre codurile QR indică dimensiunile și locurile potrivite.
• Degustați și confirmați meniul și tortul.
• Comandați florile și decorațiunile și stabiliți cu locația o oră pentru livrare și amenajare.
• Închiriați ce nu oferă locația: scaune, fețe de masă, lumini, un ring de dans, un cort.
• Scrieți textul ceremoniei și rugați-le pe persoanele alese să țină un discurs.

Cu două luni înainte

• Trimiteți invitațiile cu șase până la opt săptămâni înainte de eveniment, cu un termen-limită pentru răspuns cu trei până la patru săptămâni înainte. Ghidul despre confirmări arată ce întrebări să puneți și cum urmăriți răspunsurile.
• Confirmați în scris programul cu fiecare furnizor: sosirea, amenajarea, începutul, sfârșitul, strângerea.
• Planificați muzica: momentele care au nevoie de o anumită melodie și momentele care nu au nevoie de niciuna.
• Comandați panourile, cardurile pentru mese și panoul de bun venit, lăsând loc pentru numerele finale ale meselor.
• Programați coafura, machiajul și eventualele probe.

Cu patru până la trei săptămâni înainte

• Urmăriți răspunsurile: un memento tuturor celor care nu au răspuns cu o săptămână înainte de termen, apoi un mesaj personal, apoi un telefon.
• Comunicați locației și firmei de catering numărul final și restricțiile alimentare.
• Faceți planul de așezare la mese pe baza listei confirmate; ghidul despre așezarea la mese vă conduce pas cu pas.
• Scrieți programul zilei cu ore, locuri și persoana responsabilă de fiecare moment și trimiteți-l furnizorilor și celor care vă ajută.
• Achitați sumele scadente și notați cine vrea numerar în ziua evenimentului.

Ultima săptămână

• Confirmați încă o dată cu fiecare furnizor, cu programul zilei atașat.
• Tipăriți planul de așezare, cardurile cu nume și panourile cât mai târziu posibil.
• Pregătiți o trusă pentru urgențe: trusă de cusut, plasturi, analgezice, soluție pentru pete, încărcător de telefon, numerar, o copie a fiecărui contract.
• Predați ștafeta: în ziua evenimentului, o singură persoană ține programul și numerele de telefon ale furnizorilor, iar persoana aceasta nu sunteți dumneavoastră.
• Deschideți încărcarea fotografiilor și cartea de oaspeți pe pagina evenimentului și testați codul QR cu câteva telefoane.

Ziua dinainte, ziua cea mare și după

• Ziua dinainte: duceți decorațiunile și materialele tipărite la locație, repetați ceremonia și culcați-vă devreme.
• Ziua cea mare: luați micul dejun, lăsați telefonul la persoana care ține programul și lăsați lucrurile să se desfășoare. Ceva mărunt va ieși prost și nimeni altcineva nu va observa.
• Săptămâna de după: trimiteți mesaje de mulțumire cu linkul către galerie și colectați fotografiile și videoclipurile făcute de invitați cât timp le mai au. Ghidul despre fotografiile invitaților explică cea mai simplă cale; ghidul despre cartea de oaspeți se ocupă de mesajele pe care încă le-ar scrie.
• Luna de după: închideți bugetul cu facturile finale, returnați ce ați închiriat și notați ce ați face altfel cât timp încă vă amintiți.

Petreceri și evenimente corporate

O petrecere cu până la șaizeci de invitați încape în opt săptămâni: locația și data în prima săptămână, invitațiile cu termen-limită pentru răspuns în a doua, mâncarea, băuturile și muzica până în a patra, răspunsurile urmărite și numărul final comunicat în a șasea, decorațiunile și un playlist în a șaptea, iar cumpărăturile în ultimele zile. Renunțați la planul de așezare dacă cina nu este servită la masă, cu locuri stabilite, și puneți linkul pentru încărcarea fotografiilor în invitație, ca fotografiile să ajungă la dumneavoastră.

Un eveniment corporate urmează aceeași ordine, cu alte denumiri: o pagină de înscriere în locul invitațiilor, un scenariu al evenimentului în locul ceremoniei și o verificare tehnică cu locația cu o săptămână înainte. Adăugați trei repere: când se închid înscrierile, când trebuie comunicat numărul final pentru catering și o analiză în săptămâna de după, cu cifrele, părerile participanților și fotografiile.