Carte de oaspeți digitală: cum colectați mesajele scrise și vocale ale invitaților

De ce rămân cărțile de oaspeți pe jumătate goale

Cartea de oaspeți este singurul lucru de la un eveniment făcut ca să fie recitit și tot ea este lucrul pe care cei mai mulți organizatori îl pun deoparte fără să-l mai deschidă. Motivul ține rareori de invitați. Ține de felul în care este pregătită: o carte pe o măsuță de lângă ușă, un singur pix, o coadă exact în momentul în care oamenii sosesc și vor ceva de băut și nicio idee despre ce ar putea scrie în afară de „felicitări” și un nume. Până când cineva are ceva de spus, cartea a rămas trei încăperi mai încolo, iar pixul a dispărut.

Mesajele care contează sunt altele. Ele vin târziu în seară, după discursuri, când un invitat își amintește ce voia de fapt să vă spună. O carte de oaspeți deschisă doar în ziua evenimentului, într-un singur loc, le ratează pe toate. Ce ajută este o carte de oaspeți pe care invitații o au în buzunar, care le pune o întrebare la care merită să răspundă și care rămâne deschisă și după ce se sting luminile.

Hârtie, cabină video sau digital: alegeți forma

Nu există o formă greșită, dar fiecare hotărăște cine scrie și când:

• O carte pe o masă: frumoasă ca obiect, iar scrisul de mână face parte din amintire. Adună mesajele celor care sosesc primii și ale nimănui altcuiva, iar cine n-a fost acolo nu o poate citi.
• O cabină video: o cameră, un fundal și o întrebare pe un card. Mesajele sunt pline de viață, dar cabina ocupă un colț și are nevoie de cineva care să se ocupe de ea, iar fișierele ajung pe un hard disk pe care trebuie să-l editați înainte ca altcineva să le vadă.
• O carte de oaspeți digitală pe pagina evenimentului: invitații deschid pagina pe care o folosesc deja pentru indicațiile de drum și pentru fotografii, scriu câteva rânduri sau înregistrează un mesaj vocal și îl trimit. Fără aplicație, fără cont, fără coadă. Citiți fiecare mesaj într-un singur loc și decideți ce văd ceilalți. Asta face EventAssets, iar restul ghidului pornește de la o soluție de acest fel.

O carte pe hârtie și una digitală nu sunt rivale. Păstrați cartea pentru cei cărora le place să scrie de mână și îndreptați-i pe toți ceilalți către cod.

Cereți ceva anume

„Vă rugăm să semnați în cartea noastră de oaspeți” aduce un „Felicitări, cu drag, Ana”. O întrebare aduce un mesaj adevărat. Puneți o singură întrebare pe cardul de lângă cod și adaptați-o la eveniment:

• Un sfat: „Un lucru pe care v-ați fi dorit să vi-l spună cineva” merge la fel de bine la o nuntă, la o absolvire și la o petrecere de pensionare.
• Momentul de care vă amintiți: „Prima dată când l-ați întâlnit pe unul dintre noi” sau „Amintirea preferată din această seară” îi dă invitatului o poveste de spus, iar poveștile sunt ceea ce veți reciti.
• Un singur cuvânt: „Descrieți mirii într-un singur cuvânt” durează zece secunde, iar o sută de răspunsuri unul după altul alcătuiesc un portret.
• O întrebare pentru un eveniment corporate: „Ce veți încerca de luni?” sau „Un lucru pe care le-ați spune vorbitorilor” le oferă organizatorilor părerile pe care altfel nu le-ar primi niciodată.

Alegeți o singură întrebare, nu cinci. Un invitat care are de ales între mai multe întrebări nu răspunde la niciuna.

Mesajele vocale: cele pe care le ascultați iar și iar

Un mesaj scris este gândul; un mesaj vocal este omul. Peste zece ani, ce a scris un prieten va fi o propoziție frumoasă, iar cele patruzeci de secunde în care a vorbit, cu râsul de la mijloc și pauza de dinainte de final, vor fi prietenul însuși. Mesajele vocale ajung și la invitații care nu scriu niciodată: bunica ce nu folosește tastatura, colegul jenat de ortografie, copilul care ar prefera să cânte.

Câteva lucruri le fac să funcționeze. Oferiți-le invitaților un loc suficient de liniștit: holul de la intrare, grădina, culoarul din fața sălii de mese, nu ringul de dans. Scrieți pe card cât este suficient: treizeci de secunde sunt de ajuns, iar cei mai mulți invitați care citesc asta se relaxează. Lăsați-i să asculte înregistrarea și să o refacă; a doua variantă este cea pe care o trimit cu plăcere.

Unde și când scriu invitații

Invitații scriu atunci când cartea de oaspeți este în fața lor și momentul este potrivit, așa că puneți codul în acele locuri și deschideți cartea înainte și după ziua evenimentului. În ziua cea mare, același cod care deschide încărcarea fotografiilor și căutarea locului la masă deschide și cartea de oaspeți: un card pe fiecare masă, panoul de bun venit, barul, un card la ieșire. Ghidul despre codurile QR indică dimensiunile și formulările care îi fac pe oameni să scaneze. Lângă cod, scrieți ce trebuie făcut, nu ce este: „Scanați codul și lăsați-ne un mesaj”, plus o întrebare, în limba invitaților.

Rugați-le pe gazde sau pe cel care ține microfonul să o spună o dată cu voce tare, după masă: „Codul de pe masă este și cartea noastră de oaspeți; scrieți-ne ceva sau pur și simplu vorbiți.” Deschideți cartea de oaspeți odată cu invitația, ca invitații care nu pot veni să poată scrie totuși, și lăsați-o deschisă câteva săptămâni după aceea, pentru că cele mai bune mesaje sosesc odată cu mesajul de mulțumire și linkul către fotografii. Calendarul planificării așază aceste momente de-a lungul anului.

Verificați, păstrați și distribuiți

Nu orice mesaj își are locul pe pagina pe care o vede toată lumea. O glumă care funcționează doar la masă, un mesaj destinat doar dumneavoastră, douăzeci de secunde de muzică de fundal: o verificare rapidă le prinde. Hotărâți înainte de eveniment dacă mesajele apar imediat sau vă așteaptă aprobarea. La o nuntă între prieteni, afișarea imediată lasă cartea să crească sub ochii invitaților pe parcursul serii. La un eveniment corporate sau oriunde se amestecă oameni care nu se cunosc, verificați mai întâi și publicați mesajele în dimineața următoare.

Permiteți mesajele anonime. Unele dintre cele mai sincere rânduri vin de la invitați care nu le-ar semna, iar o carte de oaspeți care insistă pe un nume le pierde. Apoi păstrați colecția împreună cu fotografiile din ziua respectivă, în același loc, și distribuiți-o invitaților și celor care n-au putut veni.

Dacă folosiți EventAssets, cartea de oaspeți este o secțiune a paginii evenimentului, în care se scrie și se înregistrează direct din browser, cu o setare care păstrează mesajele noi până le verificați sau le afișează imediat, iar mesajele rămân împreună cu evenimentul. Articolul de asistență arată cum o activați și cum verificați ce primiți; ghidul despre fotografiile invitaților se ocupă de galeria de alături.

O listă de verificare

• Alegeți o carte de oaspeți pe care invitații o au la îndemână: pe pagina evenimentului, fără aplicație, fără coadă.
• Scrieți o singură întrebare, nu cinci, și adaptați-o la momentul evenimentului.
• Oferiți mesaje vocale, spuneți că treizeci de secunde sunt de ajuns și indicați un colț liniștit.
• Puneți codul pe fiecare masă, pe panoul de bun venit și la ieșire, cu „Scanați codul și lăsați-ne un mesaj” alături.
• Deschideți cartea de oaspeți odată cu invitația și lăsați-o deschisă câteva săptămâni după eveniment.
• Hotărâți înainte de eveniment dacă mesajele apar imediat sau așteaptă verificarea dumneavoastră.
• Permiteți mesajele anonime, ascundeți ce nu își are locul acolo și păstrați restul împreună cu fotografiile.