Unde puneți codul QR al evenimentului și cum îl tipăriți

Un singur cod, o singură pagină

Greșeala de evitat este câte un cod diferit pentru fiecare scop: unul pentru hartă, unul pentru formularul de răspuns, unul pentru fotografii, fiecare pe cardul lui, fiecare cu nevoie de o explicație. Invitații scanează o dată dacă au codul în față și dacă e limpede ce câștigă, dar nu scanează de patru ori. Soluția este un singur cod care deschide pagina evenimentului, unde se află totul: detaliile și harta, formularul de răspuns, încărcarea fotografiilor și galeria, căutarea locului la masă, cartea de oaspeți. Același cod funcționează pe invitație, la locație și pe cardul de mulțumire, pentru că pagina se schimbă pe măsură ce evenimentul trece de la „urmează” la „s-a încheiat”, iar codul rămâne același.

Restul acestui ghid vorbește despre locurile în care acest cod își merită locul și despre cum îl tipăriți astfel încât să funcționeze pe orice telefon.

Înainte de eveniment: invitații și anunțuri „save the date”

Invitația este locul în care codul face cea mai importantă treabă, pentru că prin el răspund invitații. Puneți-l chiar pe card, în colțul de jos sau pe verso, cu o adresă web scurtă tipărită alături pentru invitații care preferă să o tasteze. La o invitație pliată, locurile obișnuite sunt pagina din dreapta de la interior sau spatele ei. Merge și un card separat, inserat în plic, mai ales dacă invitația este un suvenir pe care nu doriți să tipăriți un cod.

Anunțurile „save the date” poartă și ele codul, ca invitații să poată vedea locația și data pe o hartă cu luni înainte, iar invitațiile trimise prin e-mail ar trebui să conțină atât codul, cât și un link simplu, pentru că un cod de pe ecran se scanează cu un al doilea telefon, pe când un link se atinge.

La eveniment

La locație, codul își schimbă rolul: nu mai adună răspunsuri, ci începe să adune fotografii și să le arate invitaților masa lor. Puneți-l acolo unde invitații stau pe loc:

• Panoul de bun venit: mare, la intrare, lângă planul de așezare, cu textul „Găsiți-vă masa și trimiteți-ne fotografiile”.
• Câte un card pliat pe fiecare masă: un card în formă de cort cu codul pe ambele fețe, ca fiecare invitat de la masă să-l poată vedea fără să-l întoarcă.
• Barul și colțul foto: acolo unde oamenii așteaptă și unde fac fotografii.
• Meniul sau programul: un cod mic în partea de jos ajunge la invitații care citesc.
• Ecranele: la un eveniment corporate, codul pe slide-ul dintre prezentări și pe ecranele din foaier. Faceți-l mare; un ecran este scanat de la o distanță mai mare decât un card.
• Un card la ieșire: ultima șansă, lângă mărturii sau la garderobă, cu textul „Trimiteți-ne fotografiile din această seară”.

După eveniment

Cardul de mulțumire închide cercul: același cod deschide acum galeria cu fotografiile tuturor, iar mesajul spune acest lucru. Un mesaj trimis ulterior, cu linkul, aduce fotografiile pe care invitații au uitat să le trimită. Același cod deschide și cartea de oaspeți, pentru urările pe care nu le-a scris nimeni în acea seară; ghidul despre cartea de oaspeți are întrebările care îi fac pe oameni să scrie. La un eveniment corporate, codul din e-mailul trimis după eveniment duce la galerie și la prezentări.

Ce scrieți lângă cod

Un cod fără nicio propoziție este o ghicitoare. Un cod cu „Cod QR” scris dedesubt este o ghicitoare cu etichetă. Scrieți ce primește invitatul: „Scanați pentru a răspunde până pe 3 mai”, „Scanați pentru a vă găsi masa”, „Scanați codul și trimiteți-ne fotografiile”. Un verb și un câștig, în limba invitaților, într-o mărime care se poate citi de acolo de unde stau. Nu vă bazați niciodată doar pe cod.

Tipăriți-l astfel încât orice telefon să-l citească

Un cod QR nu funcționează din trei motive: este prea mic, are prea puțin contrast sau ceva îl acoperă. Toate trei se pot evita.

• Dimensiunea: pe un card sau pe o invitație, cel puțin 2 cm pe latură; pe un panou, cel puțin 10 cm. O regulă practică este ca latura codului să fie o zecime din distanța de la care este scanat, așa că un panou citit de la un metru are nevoie de un cod de 10 cm.
• Zona liberă: lăsați în jurul codului o margine goală de circa patru module, adică aproximativ 4 mm la un cod de 2 cm. Textul și ornamentele din această margine împiedică scanarea.
• Contrastul: module închise la culoare pe un fundal deschis. Nu tipăriți niciodată codul peste o fotografie, un model sau un gradient și nu-l inversați niciodată în deschis pe închis decât dacă l-ați testat pe mai multe telefoane.
• Fără deformări: scalați codul cu proporțiile blocate. Un cod mai lat decât înalt nu poate fi citit.
• Fișierul: exportați un PNG de cel puțin 1024 de pixeli pentru orice format până la A4 și un SVG pentru formatele mai mari. Un cod preluat dintr-o captură de ecran este deja neclar.
• Hârtia: hârtia mată este mai bună decât cea lucioasă, care reflectă lumina din sală.
• Testul: scanați codul tipărit cu trei telefoane diferite, în lumina locației, de la distanța de la care vor scana invitații. Faceți asta înainte de a tipări două sute de bucăți.

Personalizare fără să-l stricați

Un cod în culorile evenimentului sau cu o mică imagine în centru pare parte din design, nu ceva lipit pe deasupra. Ambele variante sunt sigure, în anumite limite: păstrați un contrast puternic între module și fundal, păstrați imaginea din centru mică și testați scanarea de fiecare dată când schimbați ceva. Modulele rotunjite și o culoare delicată sunt în regulă; un cod galben pal pe fundal crem nu este. Dacă vă organizați evenimentul în EventAssets, articolul de asistență arată cum personalizați codul și cum îl descărcați la dimensiunea de tipar, iar articolul despre distribuire se ocupă de linkul care îl însoțește.

O listă de verificare

• Folosiți un singur cod care deschide pagina evenimentului, pe toată durata evenimentului.
• Puneți-l pe invitație, cu o adresă tipărită alături.
• La locație: panoul de bun venit, un card pe fiecare masă, barul, ecranele.
• Scrieți lângă cod un verb și un câștig, niciodată „Cod QR”.
• Tipăriți-l la cel puțin 2 cm pe carduri și 10 cm pe panouri, cu o margine liberă și un contrast puternic.
• Exportați-l la dimensiunea de tipar, tipăriți pe hârtie mată și testați cu trei telefoane înainte de tirajul complet.
• Puneți același cod pe cardul de mulțumire, ca să deschidă galeria.