Plan de așezare la mese: cum vă așezați invitații

Lista de invitați vine prima

Un plan de așezare este o listă de invitați aranjată în spațiu, așa că nu poate fi mai bun decât lista de la care pornește. Înainte să desenați prima masă, asigurați-vă că trei lucruri sunt adevărate. Fiecare invitat apare pe listă cu numele, inclusiv copiii și partenerii. Invitații care merg împreună sunt grupați: un cuplu, o familie, un invitat cu însoțitorul lui. Și știți cine a acceptat de fapt, adică răspunsurile au sosit; un plan făcut pornind de la lista invitațiilor trimise, nu de la cea a confirmărilor, se redesenează cel puțin o dată.

Lucrați doar cu lista confirmată. Dacă răspunsurile încă sosesc cu picătura, ghidul despre colectarea confirmărilor explică cum stabiliți un termen-limită și cum îi urmăriți pe ultimii. Așezarea celor care au refuzat este muncă irosită; așezarea celor nehotărâți este o presupunere.

Cunoașteți-vă sala

Cereți locației un plan al sălii cu dimensiuni sau măsurați-o chiar dumneavoastră, cu pasul. Marcați mai întâi punctele fixe: intrarea, ringul de dans, formația sau DJ-ul, bufetul sau barul, ieșirile, toaletele și orice stâlp care blochează vederea. Apoi întrebați ce mese are locația și câte scaune încap la fiecare. Mărimile obișnuite:

• Mesele rotunde: la una cu diametrul de 150 cm stau comod opt persoane, la una de 180 cm stau zece. Mesele rotunde țin conversația vie, pentru că toată lumea se vede cu toată lumea.
• Mesele dreptunghiulare: șase până la opt persoane pe laturi și câte una la fiecare capăt. Mai multe puse cap la cap formează rânduri lungi de banchet, care arată generos și permit grupurilor mari să stea împreună.
• Masa mirilor sau masa pentru doi: o masă lungă cu fața spre sală pentru miri și cei mai apropiați sau o masă mică pentru doi, care îi lasă pe nași și pe domnișoarele de onoare liberi să stea cu propriii parteneri.
• O masă pentru copii: cu un adult sau doi în apropiere și cu ceva de făcut pe ea.

Lăsați spațiu între mese, ca scaunele să poată fi trase și personalul să poată trece cu farfuriile: aproximativ 1,5 metri între marginile meselor este minimul care funcționează. Numărați locurile din sală și comparați-le cu invitații confirmați înainte de a așeza pe cineva; dacă sunt mai puține locuri, aveți nevoie de încă o masă sau de o altă dispunere, nu de un plan mai înghesuit.

Întâi grupați, apoi așezați

Nu așezați invitații unul câte unul. Mai întâi împărțiți-i în grupuri de oameni care se cunosc deja sau care evident ar trebui să stea împreună: cele două familii, prietenii din școală, colegii, vecinii, verii. Cele mai multe grupuri ocupă o masă sau o jumătate de masă. Apoi așezați grupurile: familia cea mai apropiată lângă miri sau lângă gazdă, invitații în vârstă departe de boxe și aproape de o ieșire, prietenii cei mai gălăgioși lângă ringul de dans, părinții cu copii mici acolo unde pot ieși repede fără să traverseze sala.

În cadrul unui grup, fiecare invitat ar trebui să cunoască cel puțin încă o persoană de la masă, ideal două. Invitatul care nu cunoaște pe nimeni este cel care pleacă devreme. Amestecați grupurile doar când ambele părți au ceva de câștigat: două grupuri de vârste apropiate, cu un interes comun, pot face o masă plină de viață; două grupuri fără nimic în comun fac o masă tăcută.

Bunele maniere și cazurile delicate

Cele mai multe planuri de așezare au două sau trei decizii care durează mai mult decât tot restul. Câteva reguli care rezistă:

• Părinții divorțați: fiecare primește o masă proprie, cu partenerul și cu partea lui de familie, ambele la fel de aproape de miri. Niciodată la aceeași masă, decât dacă o cer ei.
• Foștii parteneri și certurile: mese diferite, fără să se vadă direct, și nimeni nu trebuie să afle de ce.
• Însoțitorii pe care nu i-ați cunoscut niciodată: așezați-i cu grupul partenerului lor, niciodată singuri printre străini.
• Invitații singuri: nu la o „masă a celor singuri”, ci cu oameni de vârstă sau etapă de viață asemănătoare.
• Restricțiile alimentare: nu schimbă planul, dar notați-le pe listă, ca firma de catering să găsească invitatul după masă.
• Evenimentele corporate: amestecați intenționat departamentele și așezați împreună oamenii care trebuie să se cunoască. Păstrați câteva locuri pentru cei care întârzie în loc să lăsați o masă pe jumătate goală.
• Petrecerile: așezarea liberă funcționează până la aproximativ patruzeci de invitați; peste acest număr, stabiliți mesele, dar nu și locurile, și păstrați o masă pentru familia gazdei.

Mese stabilite sau locuri stabilite

Pentru cele mai multe evenimente este suficient să stabiliți masa fiecărui invitat: invitații își găsesc masa și își aleg scaunul, ceea ce pare relaxat și absoarbe o schimbare de ultim moment fără bătăi de cap. Stabilirea locului exact merită pentru o cină formală cu carduri cu nume, un meniu servit la farfurie în care firma de catering servește după loc sau o masă a mirilor la care ordinea contează. Dacă stabiliți locurile, alternați acolo unde puteți: cuplurile așezate față în față, nu unul lângă altul, țin conversația în mișcare, iar nimeni nu rămâne izolat la capătul unui rând.

Spuneți-le invitaților unde stau

Un plan pe care nu-l poate citi nimeni face coadă la intrare. Soluțiile clasice sunt un panou mare cu toate numele în ordine alfabetică și masa alături sau cartonașe cu numele și masa, aranjate după nume. Ordinea alfabetică nu se negociază: un panou sortat pe mese îl obligă pe fiecare invitat să citească toate mesele.

O căutare după nume pe pagina evenimentului elimină complet coada: invitatul își scrie numele pe telefon și vede masa lui și cine mai stă la ea. Dacă vă țineți lista de invitați în EventAssets, planul de așezare pornește de la aceeași listă, fiecare masă arată cine stă la ea, iar planul de pe pagina evenimentului îi permite fiecărui invitat să-și găsească masa după nume. Articolul de asistență vă conduce prin toți pașii.

Schimbările de ultim moment

Cineva va anula în ultima săptămână și cineva va întreba dacă poate aduce un însoțitor. Pregătiți-vă pentru asta: păstrați unul sau două locuri libere la două mese diferite, nu toate la una singură, ca un însoțitor anunțat târziu să poată sta cu grupul potrivit. Când un invitat renunță după ce l-ați așezat, hotărâți dacă grupul lui se mută sau dacă masa rămâne pur și simplu cu un scaun liber; un scaun liber este în regulă, o jumătate de masă goală nu.

Tipăriți planul și cardurile cu nume cât mai târziu posibil, de obicei cu două sau trei zile înainte, și lăsați o singură persoană responsabilă de versiunea finală, ca firma de catering, locația și panoul să arate același lucru.

O listă de verificare

• Porniți de la lista de invitați confirmată, organizată pe grupuri, după termenul-limită pentru răspunsuri.
• Obțineți planul sălii și mărimile meselor și comparați numărul de locuri cu cel al invitaților înainte să așezați pe cineva.
• Împărțiți mai întâi invitații pe grupuri, apoi așezați grupurile în sală.
• Asigurați-vă că fiecare invitat cunoaște cel puțin o persoană de la masa lui.
• Hotărâți din timp cazurile delicate și întrebați persoana în cauză acolo unde ajută.
• Alegeți doar mesele sau și locurile, în funcție de cât de formală este cina.
• Afișați planul în ordine alfabetică sau lăsați-i pe invitați să-și caute numele.
• Păstrați locuri libere la două mese și tipăriți versiunea finală cât mai târziu posibil.