Cum colectați online confirmările de participare

Ce trebuie să vă spună un răspuns

Înainte să hotărâți cum colectați răspunsurile, hotărâți ce aveți nevoie să aflați din ele. Singurul răspuns de care are nevoie orice eveniment este un „da” sau un „nu” pentru fiecare persoană, nu pentru fiecare familie, pentru că firma de catering numără farfurii, iar locația numără scaune. Tot restul este opțional: alegerea meniului, o restricție alimentară, o melodie dorită, dacă cineva are nevoie de o cameră sau de un loc în autocar. Numărul de participanți este cifra pe care v-o va cere fiecare furnizor angajat, așa că organizați răspunsurile în jurul ei și tratați restul ca pe un bonus.

Un răspuns este totodată o dată din calendar. Firma de catering are nevoie de numărul final cu aproximativ două săptămâni înainte de eveniment, planul de așezare are nevoie de el cu o săptămână înainte de atât, iar dumneavoastră aveți nevoie de câteva zile ca să-i urmăriți pe cei care nu au răspuns. Porniți înapoi de la aceste date, iar termenul-limită se stabilește singur.

Faceți lista de invitați înaintea invitațiilor

O invitație ajunge la o familie, un răspuns vine de la o persoană. Dacă lista știe deja cine merge împreună, răspunsurile ajung unde trebuie: un cuplu, o familie cu doi copii, un prieten și însoțitorul lui formează un grup cu o singură invitație și câte un răspuns pentru fiecare membru. Stabiliți de acum regula pentru însoțitori și aplicați-o la fel pentru toată lumea; regula obișnuită este ca soții, logodnicii și partenerii care locuiesc împreună să fie invitați cu numele, iar invitații singuri să primească un însoțitor dacă vă permiteți asta pentru toți. Un însoțitor trecut cu numele pe invitație vine mult mai probabil decât un simplu „și însoțitor”.

Scrieți numele pe listă așa cum le scriu invitații înșiși. Un formular de răspuns care nu găsește numele cuiva este cel mai frecvent motiv pentru care oamenii renunță și vă scriu un mesaj în schimb.

Stabiliți termenul-limită

Numărați înapoi: numărul final trebuie comunicat firmei de catering cu două săptămâni înainte, așa că termenul-limită pentru răspunsuri este cu trei până la patru săptămâni înainte de eveniment. Trimiteți invitațiile cu șase până la opt săptămâni înainte, ceea ce le lasă invitaților o lună ca să răspundă și dumneavoastră o săptămână ca să-i urmăriți pe cei întârziați. Pentru un eveniment în altă țară sau pentru orice presupune zboruri, trimiteți-le cu trei luni înainte și stabiliți termenul-limită cu șase săptămâni înainte. Scrieți termenul pe invitație în cuvinte, nu doar ca dată: „Vă rugăm să ne răspundeți până pe 3 mai” este mai clar decât o dată într-un colț.

Un termen într-o zi lucrătoare de la mijlocul lunii este mai bun decât sfârșitul lunii, pe care toată lumea îl tratează drept ultimul minut posibil.

Ce întrebați și ce nu

Fiecare întrebare adăugată vă costă răspunsuri, așa că întrebați doar ce schimbă o decizie. Întrebările care își merită de obicei locul:

• Participarea fiecărei persoane: „da” sau „nu”, întotdeauna obligatoriu.
• Alegerea meniului: doar dacă mâncarea se servește la farfurie și firma de catering are nevoie de cifre din timp.
• Restricțiile alimentare: un câmp de text liber, opțional, pentru că cei mai mulți invitați nu au.
• Cazarea sau transportul: doar dacă le organizați dumneavoastră.
• Copiii: doar dacă invitația nu este clară în privința lor, ceea ce n-ar trebui să se întâmple.

Limitați-vă la cel mult cinci întrebări. Marcați-le pe cele la care trebuie să se răspundă și lăsați restul opționale; o melodie dorită care este obligatorie este felul în care un răspuns este abandonat la jumătate. Nu întrebați nimic ce știți deja, cum ar fi adresa propriei surori.

Formulați invitația

Un singur rând este suficient: data până la care se răspunde și unde. „Vă rugăm să ne anunțați până pe 3 mai, la linkul de mai jos”, cu linkul sau codul QR dedesubt. Dacă acceptați răspunsuri și prin mesaj sau telefon, spuneți acest lucru, dar așteptați-vă să introduceți chiar dumneavoastră acele răspunsuri. Evitați să enumerați întrebările pe card; le pune formularul.

Pe o invitație tipărită, codul QR și o adresă scurtă a paginii, scrisă în clar, merg împreună, pentru că unii invitați vor prefera să tasteze în loc să scaneze. Ghidul despre codurile QR se ocupă de dimensiuni și de amplasare.

Mementouri care funcționează

Cam o treime dintre invitați răspund în prima săptămână, o treime în ultima săptămână, iar o treime au nevoie de un mic imbold. Planificați aceste imbolduri în loc să vă enervați din cauza lor:

• Cu o săptămână înainte de termen: un mesaj prietenos către toți cei care nu au răspuns, din nou cu linkul. În această etapă, un mesaj de grup este în regulă.
• În ziua termenului: un mesaj personal către fiecare familie rămasă. „Vineri dăm cifrele finale firmei de catering. Ne puteți spune dacă veniți?” funcționează pentru că oferă un motiv.
• După trei zile: un telefon. Cine nu a răspuns la trei mesaje va răspunde la un apel, iar unii nici nu au văzut mesajele.

Cine nu a răspuns nici după apel este considerat că nu vine, iar planul de așezare merge mai departe fără el. Spuneți-i asta, cu blândețe; cei mai mulți vor răspunde într-o oră.

Urmăriți răspunsurile și insistați

Păstrați toate răspunsurile într-o singură listă, cu trei stări pentru fiecare persoană: participă, nu participă, fără răspuns. Lista celor fără răspuns este cea după care lucrați; numărul celor care participă este cel pe care îl dați firmei de catering. Treceți în aceeași listă, chiar în ziua respectivă, răspunsurile care sosesc prin mesaj sau personal, ca să existe o singură sursă de adevăr.

Dacă lista de invitați se află pe pagina evenimentului, invitații răspund acolo: își caută numele, răspund pentru ei și pentru grupul lor și adaugă răspunsurile la întrebările dumneavoastră, fără aplicație și fără cont. În EventAssets, fiecare răspuns ajunge pe rândul invitatului, totalurile se actualizează pe măsură ce sosesc răspunsurile, termenul-limită închide singur formularul, iar lista se exportă în CSV cu toate răspunsurile. Articolul de asistență arată cum stabiliți întrebările și termenul-limită.

După termenul-limită

Odată ce termenul-limită a trecut, modificările trec prin dumneavoastră, nu prin formular, ca să păstrați controlul asupra numărului. Așteptați-vă la câteva: un invitat care refuzase și poate veni totuși, cineva care spusese „da” și nu mai poate, un însoțitor care apare pe neașteptate. Acceptați-l cu bucurie pe primul dacă aveți loc și treceți fiecare modificare în aceeași listă, chiar în aceeași zi. Comunicați firmei de catering numărul final la data convenită și spuneți-i ce regulă aveți pentru cei care nu se prezintă; de obicei, plătiți pentru ei.

O listă de verificare

• Hotărâți ce trebuie să conțină fiecare răspuns: un „da” sau un „nu” pentru fiecare persoană și nimic de care nu aveți nevoie.
• Faceți lista de invitați pe familii, cu partenerii trecuți cu numele și aceeași regulă pentru însoțitori aplicată tuturor.
• Stabiliți termenul-limită cu trei până la patru săptămâni înainte de eveniment și trimiteți invitațiile cu șase până la opt săptămâni înainte.
• Puneți cel mult cinci întrebări și marcați ca obligatorie doar participarea.
• Treceți pe invitație, într-un singur rând, termenul-limită și linkul pentru răspuns.
• Planificați trei mementouri: un mesaj, un mesaj personal, un telefon.
• Păstrați o singură listă cu participă, nu participă și fără răspuns și actualizați-o chiar în ziua în care sosește un răspuns.
• După termenul-limită, preluați chiar dumneavoastră modificările și comunicați numărul final la data convenită.