Cum colectați fotografiile și videoclipurile invitaților

De ce merită colectate fotografiile invitaților

Fotograful vede ceremonia, discursurile și primul dans. Invitații dumneavoastră văd tot restul: mașina pe drum, colțul de lângă bar unde au avut loc adevăratele conversații, copiii de sub masă, chipurile oamenilor pe care fotograful nu avea de unde să știe că trebuie să-i caute. Împreună, optzeci de invitați fac într-o singură seară mai multe fotografii decât ar putea face orice persoană, iar cele mai multe rămân pe telefoanele lor până când telefonul este schimbat. Colectarea lor nu ține de cantitate. Ține de cele douăzeci de fotografii despre care nici nu știați că există.

Problema n-a fost niciodată bunăvoința. Invitații vor să împărtășească ce au surprins. Problema este că orice modalitate de partajare le cerea până acum ceva: o aplicație de instalat, un cont de creat, un grup în care să intre, o dimensiune de fișier de acceptat. Eliminați acești pași și fotografiile vin.

Alegeți cum vă trimit invitații fotografiile

Există patru variante obișnuite, iar fiecare are un cost pe care e bine să-l cunoașteți înainte de a alege:

• Un grup de chat: toată lumea îl are deja, dar fotografiile sunt comprimate, videoclipurile sunt scurtate, iar după o lună sunt îngropate sub o mie de mesaje. Merge pentru o cină, nu și pentru o nuntă.
• Un dosar partajat în cloud: originalele se păstrează, dar invitații au nevoie de un cont la același furnizor, linkul ajunge ușor la persoana greșită și nimeni nu verifică ce se adună acolo.
• Aparatele foto de unică folosință: au farmec, iar dumneavoastră primiți douăzeci și șapte de cadre de calitate necunoscută de la fiecare masă, după câteva săptămâni, plus costul developării.
• O pagină a evenimentului cu un cod QR: invitații scanează un cod, aleg fotografiile de pe telefon și le trimit la calitate originală, fără aplicație și fără cont; organizatorul le verifică și le distribuie apoi galeria. Asta face EventAssets, iar restul ghidului pornește de la o soluție de acest fel.

Indiferent ce alegeți, alegeți o singură variantă. Două modalități de partajare înseamnă două locuri în care trebuie să căutați și jumătate din fotografii în fiecare.

Faceți totul cât mai simplu în ziua evenimentului

Invitații încarcă fotografii atunci când pasul este chiar în fața lor și durează mai puțin de un minut, așa că puneți codul acolo unde se află deja și spuneți-le într-o singură propoziție la ce folosește. Tipăriți codul QR pe un card la fiecare masă, pe panoul de bun venit și lângă bar; ghidul despre codurile QR indică dimensiunile care se scanează sigur. Lângă cod, scrieți ce trebuie făcut, nu ce este: „Scanați codul și trimiteți-ne fotografiile” funcționează, „Cod QR” nu.

Rugați pe cineva să o spună o dată cu voce tare. O frază a gazdelor sau a prezentatorului după masă – „codul de pe masă este pentru fotografiile dumneavoastră, vă rugăm să ne trimiteți tot” – dublează numărul de încărcări. Apoi dați-le invitaților ceva de fotografiat: o scurtă listă de idei pe spatele cardului, cum ar fi „cea mai elegantă masă”, „o fotografie cu cineva pe care tocmai l-ați cunoscut” sau „ringul de dans la miezul nopții”, îi transformă pe invitații mai retrași într-o a doua echipă de fotografi.

Stabiliți perioada de încărcare

Deschideți încărcările înainte de eveniment, ca primele fotografii – pregătirile, drumul – să aibă unde ajunge, și lăsați-le deschise câteva săptămâni după aceea, pentru că mulți invitați își sortează fotografiile în trenul spre casă sau în weekendul următor. Un singur memento după câteva zile, cu linkul, aduce a doua jumătate a fotografiilor. O dată de încheiere fermă rămâne utilă: vă oferă un moment în care să închideți galeria, să descărcați totul și să mergeți mai departe.

Albume și ordine

O galerie cu șase sute de fișiere nesortate este locul în care fotografiile ajung să fie uitate. Creați câteva albume înainte de eveniment, numite după moment, nu după persoană: ceremonia, cina, petrecerea, ziua de după. Invitații aleg albumul când încarcă sau mutați dumneavoastră fotografiile mai târziu; în ambele cazuri, cine caută discursurile le găsește. Păstrați puține albume. Dintre patru se alege ușor, douăsprezece devin o corvoadă.

Verificați înainte să distribuiți

Nu orice fotografie își are locul în galeria pe care o vede toată lumea. Cadre mișcate, duplicate, o captură de ecran trimisă din greșeală, singura fotografie pe care un invitat ar prefera să n-o vadă publicată: o verificare rapidă le prinde pe toate. Configurați galeria astfel încât încărcările noi să aștepte aprobarea dumneavoastră, parcurgeți lista o dată pe zi în prima săptămână și aprobați mai multe deodată; durează câteva minute. Dacă evenimentul este mic și aveți încredere deplină în invitați, aprobarea automată vă scutește și de atât.

Descărcați și păstrați

Originalele ar trebui să ajungă în două locuri care vă aparțin: calculatorul dumneavoastră și o copie de rezervă. Descărcați întreaga galerie ca o singură arhivă după ce încărcările s-au oprit, păstrați numele dosarelor pentru albume și copiați-o pe un al doilea disc sau într-un al doilea cont de cloud. Apoi distribuiți galeria celor care n-au putut veni, iar acesta este adesea momentul în care fotografiile înseamnă cel mai mult.

Confidențialitate și bună-cuviință

Fotografiile invitaților îi arată pe alți invitați, așa că câteva reguli îi fac pe toți să se simtă bine. Distribuiți galeria printr-o pagină pe care o pot deschide doar cei care au linkul, nu printr-un flux public. Întrebați înainte de a publica pe rețelele sociale fotografia altcuiva și respectați fără discuții o rugăminte de a o șterge. Aveți grijă când e vorba de copii: unii părinți nu vor deloc ca fețele copiilor lor să apară online, iar cel mai simplu mod de a respecta asta este să păstrați galeria privată și să spuneți acest lucru în invitație. La un eveniment corporate, menționați pe pagina de înscriere că se vor face fotografii care vor fi distribuite intern și oferiți-le oamenilor o modalitate de a refuza.

Dacă folosiți EventAssets, galeria este privată în mod implicit, încărcările așteaptă aprobarea dumneavoastră dacă doriți acest lucru, iar o fotografie se șterge dintr-o singură atingere atunci când cineva o cere. Articolul de asistență arată cum verificați și organizați ce primiți.

O listă de verificare

• Alegeți o singură modalitate de a colecta fotografiile, una care păstrează originalele și nu cere nicio aplicație.
• Creați trei sau patru albume după momentele zilei, înainte de eveniment.
• Tipăriți codul pe fiecare masă și pe panoul de bun venit, cu o propoziție care spune ce trebuie făcut.
• Rugați gazdele să-l menționeze o dată și dați-le invitaților câteva idei de fotografii.
• Deschideți încărcările înainte de eveniment, lăsați-le deschise câteva săptămâni și trimiteți un singur memento.
• Verificați zilnic încărcările noi în prima săptămână și aprobați mai multe deodată.
• Descărcați întreaga galerie ca arhivă și păstrați o copie de rezervă.
• Păstrați galeria privată, întrebați înainte de a publica fotografiile altora și spuneți acest lucru în invitație.