Zo verzamelt u RSVP’s online

Wat een antwoord u moet vertellen

Bepaal wat u van de antwoorden nodig hebt voordat u kiest hoe u ze verzamelt. Het enige antwoord dat elk evenement nodig heeft, is een ja of een nee per persoon, niet per huishouden, want de cateraar telt borden en de locatie telt stoelen. Al het andere is optioneel: een menukeuze, een dieetwens, een verzoeknummer, of iemand een kamer of een plek in de bus nodig heeft. Het aantal gasten is het getal waar iedereen die u inhuurt om zal vragen. Richt de antwoorden er dus op in en beschouw de rest als bonus.

Een antwoord is ook een datum. De cateraar heeft het definitieve aantal ongeveer twee weken voor het evenement nodig, de tafelschikking een week daarvoor, en zelf hebt u een paar dagen nodig om de mensen na te lopen die nog niet hebben gereageerd. Reken vanaf die data terug, en de deadline volgt vanzelf.

Maak de gastenlijst vóór de uitnodigingen

Een uitnodiging gaat naar een huishouden, een antwoord komt van een persoon. Weet uw lijst al wie bij elkaar hoort, dan komen de antwoorden op de juiste plek terecht: een stel, een gezin met twee kinderen, een vriend met een introducé vormen elk een gezelschap met één uitnodiging en één antwoord per lid. Bepaal nu uw beleid voor introducés en pas het op iedereen op dezelfde manier toe. De gebruikelijke regel is dat getrouwde, verloofde en samenwonende partners met naam worden uitgenodigd, en dat alleenstaande gasten een introducé mogen meenemen als u dat voor allemaal kunt betalen. Een introducé die met naam op de uitnodiging staat, komt veel vaker dan ‘met aanhang’.

Schrijf de namen op de lijst zoals de gasten ze zelf spellen. Een antwoordformulier dat iemands naam niet kan vinden, is de meest voorkomende reden dat mensen het opgeven en u in plaats daarvan een berichtje sturen.

Stel de deadline vast

Reken terug: de cateraar moet het definitieve aantal twee weken van tevoren hebben, dus ligt de antwoorddeadline drie tot vier weken voor het evenement. Verstuur de uitnodigingen zes tot acht weken van tevoren; dan hebben gasten een maand om te antwoorden en hebt u een week om na te lopen. Voor een evenement op een verre bestemming, of alles waarvoor gasten moeten vliegen, verstuurt u ze drie maanden van tevoren en legt u de deadline zes weken ervoor. Zet de deadline in woorden op de uitnodiging, niet alleen als datum: ‘Graag uw antwoord vóór 3 mei’ is duidelijker dan een datum in een hoekje.

Een deadline op een doordeweekse dag halverwege de maand werkt beter dan het einde van een maand, dat iedereen als de allerlaatste mogelijkheid ziet.

Wat u vraagt, en wat niet

Elke vraag die u toevoegt, kost antwoorden. Vraag dus alleen wat een beslissing verandert. De vragen die meestal hun plek verdienen:

• Aanwezigheid per persoon: het ja of nee, altijd verplicht.
• Menukeuze: alleen als het menu wordt uitgeserveerd en de cateraar de aantallen vooraf nodig heeft.
• Dieetwensen: een vrij tekstveld, optioneel, omdat de meeste gasten er geen hebben.
• Overnachting of vervoer: alleen als u die regelt.
• Kinderen: alleen als de uitnodiging daar onduidelijk over is, wat ze niet zou moeten zijn.

Houd het bij vijf vragen of minder. Markeer de vragen die beantwoord moeten worden en laat de rest optioneel; een verplicht verzoeknummer is precies hoe een antwoord halverwege wordt afgebroken. Vraag niets wat u al weet, zoals het adres van uw eigen zus.

Verwoord de uitnodiging

Eén regel is genoeg: de datum waarvoor gasten moeten antwoorden, en waar. ‘Laat het ons uiterlijk 3 mei weten via de link hieronder’, met de link of de QR-code eronder. Accepteert u ook antwoorden per bericht of telefoon, zeg dat dan, maar reken erop dat u die antwoorden zelf moet invoeren. Zet de vragen niet op de kaart; het formulier stelt ze.

Bij een gedrukte uitnodiging horen de QR-code en een kort uitgeschreven adres van de pagina bij elkaar, omdat sommige gasten liever typen dan scannen. De gids over QR-codes behandelt formaten en plekken.

Herinneringen die werken

Ongeveer een derde van de gasten antwoordt in de eerste week, een derde in de laatste week, en een derde heeft een duwtje nodig. Plan die duwtjes in, in plaats van u eraan te ergeren:

• Een week voor de deadline: een vriendelijk bericht aan iedereen die nog niet heeft geantwoord, met nogmaals de link. Een groepsbericht is in dit stadium prima.
• Op de dag van de deadline: een persoonlijk bericht aan elk huishouden dat nog ontbreekt. ‘Vrijdag geven we het definitieve aantal door aan de cateraar. Laat u het ons weten?’ werkt, omdat het een reden geeft.
• Drie dagen later: een telefoontje. Wie drie berichten niet heeft beantwoord, neemt wel de telefoon op, en sommigen hebben de berichten nooit gezien.

Wie na het telefoontje nog niet heeft geantwoord, telt als afwezig, en de tafelschikking gaat zonder hen verder. Laat hun dat vriendelijk weten; de meesten antwoorden dan binnen het uur.

Bijhouden en nalopen

Houd alle antwoorden bij in één lijst met drie statussen per persoon: aanwezig, afwezig, in afwachting. De lijst ‘in afwachting’ is de lijst waarmee u werkt; het aantal aanwezigen is het getal dat u aan de cateraar doorgeeft. Verwerk antwoorden die per bericht of persoonlijk binnenkomen nog dezelfde dag in dezelfde lijst, zodat er maar één bron van waarheid is.

Staat de gastenlijst op uw evenementpagina, dan antwoorden gasten daar: ze zoeken hun naam, antwoorden voor zichzelf en hun gezelschap en vullen de antwoorden op uw vragen in, zonder app en zonder account. In EventAssets komt elk antwoord bij de juiste gast terecht, worden de totalen bijgewerkt zodra de antwoorden binnenkomen, sluit het formulier vanzelf op de deadline, en exporteert u de lijst met alle antwoorden naar CSV. Het hulpartikel laat zien hoe u de vragen en de deadline instelt.

Na de deadline

Is de deadline voorbij, dan lopen wijzigingen via u en niet meer via het formulier, zodat u het aantal in de hand houdt. Reken op een handvol: een gast die had afgezegd en toch kan komen, iemand die ‘ja’ zei en niet kan, een introducé die opeens opduikt. Zeg graag ja tegen de eerste als er een stoel vrij is, en verwerk elke wijziging nog dezelfde dag in dezelfde lijst. Geef de cateraar op de afgesproken datum het definitieve aantal door en vertel wat uw afspraak is voor gasten die niet komen opdagen; meestal betaalt u voor hen.

Een checklist

• Bepaal wat elk antwoord moet bevatten: een ja of nee per persoon, en niets wat u niet nodig hebt.
• Bouw de gastenlijst op per huishouden, met partners bij naam en één beleid voor introducés dat voor iedereen geldt.
• Leg de deadline drie tot vier weken voor het evenement en verstuur de uitnodigingen zes tot acht weken van tevoren.
• Stel vijf vragen of minder, en maak alleen de aanwezigheid verplicht.
• Zet de deadline en de antwoordlink in één regel op de uitnodiging.
• Plan drie herinneringen: een bericht, een persoonlijk bericht, een telefoontje.
• Houd één lijst bij met aanwezig, afwezig en in afwachting, en werk die bij op de dag dat een antwoord binnenkomt.
• Verwerk wijzigingen na de deadline zelf en geef het definitieve aantal op de afgesproken datum door.