Waar u de QR-code van uw evenement plaatst, en hoe u hem afdrukt

Eén code, één pagina

De fout die u moet vermijden, is een aparte code voor elk doel: een voor de kaart, een voor het antwoordformulier, een voor de foto’s, elk op een eigen kaartje en elk met uitleg erbij. Gasten scannen één keer als de code voor hun neus staat en duidelijk is wat het oplevert, maar ze scannen geen vier keer. De oplossing is één code die uw evenementpagina opent, waar alles samenkomt: de gegevens en de kaart, het antwoordformulier, het uploaden van foto’s en de galerij, het opzoeken van de tafel, het gastenboek. Dezelfde code werkt op de uitnodiging, op de locatie en op de bedankkaart, omdat de pagina meeverandert naarmate het evenement nadert en voorbij is, terwijl de code hetzelfde blijft.

De rest van deze gids gaat over de plekken waar die ene code zijn plek verdient, en over hoe u hem zo afdrukt dat hij op elke telefoon werkt.

Voor het evenement: uitnodigingen en save-the-dates

Op de uitnodiging doet de code zijn belangrijkste werk, omdat gasten er hun antwoord mee geven. Zet hem op de kaart zelf, in een benedenhoek of op de achterkant, met een kort gedrukt webadres ernaast voor gasten die liever typen. Bij een gevouwen uitnodiging zijn de rechterbinnenkant en de achterkant de gebruikelijke plekken. Een los inlegkaartje werkt ook, zeker als de uitnodiging een aandenken is waarop u liever geen code drukt.

Ook save-the-dates krijgen de code, zodat gasten maanden van tevoren de locatie en de datum op een kaart kunnen zien. Uitnodigingen die u per e-mail verstuurt, krijgen zowel de code als een gewone link, omdat een code op een scherm met een tweede telefoon wordt gescand en op een link wordt getikt.

Op het evenement

Op de locatie krijgt de code een andere taak: hij verzamelt geen antwoorden meer, maar foto’s, en wijst gasten de weg naar hun tafel. Plaats hem waar gasten even stilstaan:

• Het welkomstbord: groot, bij de ingang, naast het opzoeken van de tafel, met ‘vind uw tafel en deel uw foto’s’ als tekst.
• Eén staand kaartje per tafel: een gevouwen kaartje met de code aan beide kanten, zodat iedereen aan tafel er een kan zien zonder het om te draaien.
• De bar en de fotohoek: waar mensen wachten en waar ze foto’s maken.
• Het menu of het programma: een kleine code onderaan bereikt de gasten die lezen.
• Schermen: op een bedrijfsevenement de code op de dia tussen de presentaties en op de schermen in de foyer. Maak hem groot; een scherm wordt van verder weg gescand dan een kaartje.
• Een kaartje bij de uitgang: de laatste kans, naast de bedankjes of de garderobe, met ‘deel uw foto’s van vanavond’.

Na het evenement

De bedankkaart maakt de cirkel rond: dezelfde code opent nu de galerij met de foto’s van iedereen, en de tekst op de kaart zegt dat ook. Een vervolgbericht met de link haalt de foto’s binnen die gasten vergaten te sturen. Dezelfde code opent ook het gastenboek, voor de wensen die niemand op de avond zelf opschreef; de gids over het gastenboek geeft de vragen die mensen aan het schrijven zetten. Bij een bedrijfsevenement leidt de code in de vervolgmail naar de galerij en de presentaties.

Wat u naast de code schrijft

Een code zonder zin is een raadsel. Een code met ‘QR-code’ eronder is een raadsel met een etiket. Schrijf op wat de gast ermee krijgt: ‘Scan en antwoord vóór 3 mei’, ‘Scan en vind uw tafel’, ‘Scan en deel uw foto’s met ons’. Een werkwoord en een beloning, in de taal van uw gasten, in een grootte die leesbaar is vanaf de plek waar ze staan. Vertrouw nooit op de code alleen.

Druk hem zo af dat elke telefoon hem leest

Een QR-code werkt om drie redenen niet: hij is te klein, er is te weinig contrast, of er zit iets in de weg. Alle drie zijn te voorkomen.

• Formaat: op een kaartje of uitnodiging minstens 2 cm aan elke kant; op een bord minstens 10 cm. Een vuistregel is dat de code een tiende moet zijn van de afstand waarvan hij wordt gescand, dus een bord dat van een meter afstand wordt gelezen, heeft een code van 10 cm nodig.
• Vrije zone: laat rond de code een lege marge van ongeveer vier modules, zo’n 4 mm bij een code van 2 cm. Tekst en versieringen binnen die marge maken het scannen onmogelijk.
• Contrast: donkere modules op een lichte achtergrond. Druk de code nooit af over een foto, een patroon of een kleurverloop, en keer hem nooit om naar licht op donker, tenzij u dat op meerdere telefoons hebt getest.
• Niet uitrekken: schaal de code met vergrendelde verhoudingen. Een code die breder is dan hij hoog is, is onleesbaar.
• Bestand: exporteer een PNG van 1024 pixels of meer voor alles tot A4, en een SVG voor alles wat groter is. Een code uit een schermafbeelding is al onscherp.
• Papier: mat papier werkt beter dan glanzend, dat het licht op de locatie weerkaatst.
• Test: scan de afgedrukte code met drie verschillende telefoons, in het licht van de locatie, vanaf de afstand die gasten zullen gebruiken. Doe dat voordat u er tweehonderd afdrukt.

Opmaken zonder hem onbruikbaar te maken

Een code in de kleuren van uw evenement of met een kleine afbeelding in het midden oogt als onderdeel van het ontwerp en niet als iets wat erop is geplakt. Beide zijn veilig binnen grenzen: houd het contrast tussen de modules en de achtergrond hoog, houd de afbeelding in het midden klein, en scan de code opnieuw bij elke wijziging. Afgeronde modules en een zachte kleur zijn prima; een lichtgele code op crème is dat niet. Plant u uw evenement in EventAssets, dan laat het hulpartikel zien hoe u de code opmaakt en op drukformaat downloadt, en behandelt het artikel over delen de link die erbij hoort.

Een checklist

• Gebruik één code die de evenementpagina opent, voor de hele looptijd van het evenement.
• Zet hem op de uitnodiging, met een gedrukt adres ernaast.
• Op de locatie: het welkomstbord, een kaartje op elke tafel, de bar, de schermen.
• Schrijf een werkwoord en een beloning naast de code, nooit ‘QR-code’.
• Druk hem minstens 2 cm groot af op kaartjes en 10 cm op borden, met een lege marge en veel contrast.
• Exporteer op drukformaat, druk af op mat papier en test met drie telefoons voordat u de hele oplage drukt.
• Zet dezelfde code op de bedankkaart, zodat die de galerij opent.