Zo verzamelt u de foto’s en video’s van uw gasten

Waarom de foto’s van uw gasten de moeite waard zijn

Een fotograaf ziet de ceremonie, de speeches en de openingsdans. Uw gasten zien al het andere: de autorit ernaartoe, de hoek bij de bar waar de echte gesprekken plaatsvonden, de kinderen onder de tafel, de gezichten van de mensen naar wie de fotograaf niet wist te zoeken. Samen maken tachtig gasten op één avond meer foto’s dan één persoon ooit zou kunnen, en de meeste daarvan blijven op hun telefoon staan tot die wordt vervangen. Ze verzamelen draait niet om de hoeveelheid. Het draait om die twintig foto’s waarvan u niet wist dat ze bestonden.

Het probleem was nooit de bereidheid. Gasten willen graag delen. Het probleem is dat elke manier van delen tot nu toe iets van ze vroeg: een app installeren, een account aanmaken, lid worden van een groep, een beperkte bestandsgrootte accepteren. Haal die stappen weg, en de foto’s komen vanzelf.

Kies hoe gasten hun foto’s aanleveren

Er zijn vier gangbare manieren, en elk heeft een prijs die u moet kennen voordat u kiest:

• Een groepschat: iedereen heeft er al een, maar foto’s worden gecomprimeerd, video’s ingekort, en een maand later liggen ze begraven onder duizend berichten. Prima voor een etentje, zwak voor een bruiloft.
• Een gedeelde cloudmap: de originelen blijven bewaard, maar gasten hebben een account bij dezelfde aanbieder nodig, de link wordt makkelijk doorgestuurd naar de verkeerde persoon, en niemand controleert wat erin belandt.
• Wegwerpcamera’s: charmant, en u krijgt per tafel zevenentwintig foto’s van onbekende kwaliteit, weken later, tegen de kosten van het ontwikkelen.
• Een evenementpagina met een QR-code: gasten scannen een code, kiezen de foto’s op hun telefoon en versturen ze in originele kwaliteit, zonder app en zonder account; de organisator controleert ze en deelt de galerij weer met iedereen. Dat is wat EventAssets doet, en de rest van deze gids gaat uit van zoiets.

Welke manier u ook kiest, kies er één. Twee manieren van delen betekent twee plekken om te zoeken en in elk ervan de helft van de foto’s.

Maak het moeiteloos op de dag zelf

Gasten uploaden als de stap voor hun neus ligt en minder dan een minuut kost. Zet de code dus waar ze toch al zijn en vertel in één zin waar hij voor is. Druk de QR-code af op een kaartje op elke tafel, op het welkomstbord en bij de bar; de gids over QR-codes noemt de formaten die betrouwbaar scannen. Schrijf naast de code wat gasten moeten doen, niet wat het is: ‘Scan en deel uw foto’s met ons’ werkt, ‘QR-code’ niet.

Laat iemand het één keer hardop zeggen. Eén zin van de organisator of de ceremoniemeester na het eten, ‘met de code op uw tafel kunt u uw foto’s met ons delen, stuurt u ons alstublieft alles’, verdubbelt het aantal uploads. Geef gasten daarna iets om te fotograferen: een kort lijstje opdrachten op de achterkant van het kaartje, zoals ‘de best geklede tafel’, ‘een foto met iemand die u net hebt leren kennen’ of ‘de dansvloer om middernacht’, maakt van passieve gasten een tweede fototeam.

Bepaal de periode

Zet het uploaden al vóór het evenement open, zodat de vroege foto’s, van het aankleden en de reis ernaartoe, ergens terecht kunnen, en houd het daarna nog weken open, omdat veel gasten hun foto’s pas in de trein naar huis of het weekend erna uitzoeken. Eén herinnering een paar dagen later, met de link, levert de tweede helft van de foto’s op. Een vaste einddatum blijft nuttig: dan hebt u een moment om de galerij te sluiten, alles te downloaden en het hoofdstuk af te sluiten.

Albums en ordening

Een galerij met zeshonderd ongesorteerde bestanden is de plek waar foto’s worden vergeten. Maak al vóór de grote dag een paar albums aan, genoemd naar het moment en niet naar de persoon: de ceremonie, het diner, het feest, de dag erna. Gasten kiezen het album bij het uploaden, of u verplaatst de foto’s later; hoe dan ook vindt wie naar de speeches zoekt ze meteen. Houd het aantal albums klein. Uit vier is makkelijk kiezen, twaalf is een karwei.

Controleer voordat u deelt

Niet elke foto hoort thuis in de galerij die iedereen ziet. Onscherpe opnamen, dubbele foto’s, een per ongeluk verstuurde schermafbeelding, die ene foto die een gast liever niet gepubliceerd ziet: een korte controle vangt ze op. Stel de galerij zo in dat nieuwe uploads op uw goedkeuring wachten, loop de eerste week één keer per dag de wachtrij door en keur in één keer goed; het kost maar een paar minuten. Zijn uw gasten mensen die u volledig vertrouwt en is het evenement klein, dan bespaart automatische goedkeuring u zelfs die moeite.

Downloaden en bewaren

De originelen horen op twee plekken te staan die van u zijn: uw computer en een back-up. Download de hele galerij als één archief zodra de uploads zijn gestopt, behoud de mapnamen van de albums, en kopieer alles naar een tweede schijf of een tweede cloudaccount. Deel de galerij daarna met de mensen die er niet bij konden zijn; vaak is dat het moment waarop de foto’s het meest betekenen.

Privacy en fatsoen

Op de foto’s van gasten staan andere gasten, dus met een paar regels voelt iedereen zich prettig. Deel de galerij via een pagina die alleen mensen met de link kunnen openen, niet via een openbare feed. Vraag het eerst voordat u een foto van iemand anders op sociale media zet, en ga zonder discussie in op ‘wilt u die alstublieft verwijderen?’. Wees voorzichtig met kinderen: sommige ouders willen de gezichten van hun kinderen helemaal niet online zien, en de makkelijkste manier om dat te respecteren is de galerij privé te houden en dat op de uitnodiging te vermelden. Vermeld bij een bedrijfsevenement op de registratiepagina dat er foto’s worden gemaakt en intern worden gedeeld, en geef mensen de mogelijkheid om daarvan af te zien.

Gebruikt u EventAssets, dan is de galerij standaard privé, wachten uploads op uw goedkeuring als u dat wilt, en verwijdert u een foto met één tik als iemand erom vraagt. Het hulpartikel laat zien hoe u controleert en ordent wat er binnenkomt.

Een checklist

• Kies één manier om foto’s te verzamelen, en wel een die de originelen bewaart en geen app vraagt.
• Maak vóór de grote dag drie of vier albums aan, per moment.
• Druk de code af op elke tafel en op het welkomstbord, met één zin die zegt wat gasten moeten doen.
• Laat de organisator het één keer noemen, en geef gasten een paar foto-opdrachten.
• Zet het uploaden vóór het evenement open, houd het weken open en stuur één herinnering.
• Controleer nieuwe uploads de eerste week dagelijks en keur ze in één keer goed.
• Download de hele galerij als archief en bewaar een back-up.
• Houd de galerij privé, vraag het eerst voordat u foto’s van anderen plaatst, en vermeld dat op de uitnodiging.