Budgetplanner voor evenementen: zo plant en bewaakt u uw budget

Begin met het bedrag, niet met de lijst

De meeste budgetten lopen al mis voordat de eerste offerte binnen is, omdat ze beginnen als een verlanglijst met prijzen erbij. Begin andersom: bepaal eerst wat u in totaal kunt uitgeven en verdeel dat bedrag daarna. Het totaal volgt uit drie vragen. Wat hebt u vandaag opzijgezet? Wat komt er tot aan het evenement nog bij? Wie draagt verder bij, en is dat een vast bedrag of de belofte om ‘te helpen met de bloemen’? Noteer elke bijdrage als bedrag; een belofte zonder bedrag staat nog niet in het budget.

Drie factoren bepalen het totaal meer dan wat ook: hoeveel gasten u uitnodigt, wat voor locatie u kiest en wanneer het evenement plaatsvindt. Elke gast brengt een maaltijd, drankjes, een stoel en een deel van elk bedrag per persoon met zich mee. Een locatie met catering, meubilair en personeel kost vooraf meer en aan extra’s veel minder dan een kale zaal. Een zaterdag in juni kost voor dezelfde zaal meer dan een vrijdag in maart. Sluiten het totaal en de wensen niet op elkaar aan, verander dan een van deze drie factoren voordat u overal een beetje op bezuinigt.

De kostencategorieën en hun gebruikelijke aandeel

Elk evenement kent hetzelfde handjevol categorieën, of het nu om een bruiloft, een bedrijfsdiner of een verjaardag gaat. De percentages hieronder zijn gangbaar voor een bruiloft met zo’n tachtig gasten in Europa en geven u een vertrekpunt. Uw eigen cijfers zullen afwijken, maar als een categorie ver van deze percentages afdrijft, weet u waar u moet kijken.

• Locatie en catering: 40 tot 50 procent. De zaal, de maaltijd, de drankjes, het personeel en de servicetoeslag die daar meestal nog bovenop komt.
• Fotografie en video: 10 tot 12 procent. Een categorie die u achteraf niet kunt overdoen.
• Muziek en entertainment: 5 tot 10 procent. Een band kost meer dan een dj; een dj kost meer dan een afspeellijst en een goede speaker.
• Bloemen en decoratie: 8 tot 10 procent. Seizoensbloemen en minder, maar grotere bloemstukken houden deze post laag.
• Kleding en styling: 5 tot 8 procent, inclusief vermaakwerk en proefsessies.
• Drukwerk: 2 tot 3 procent. Uitnodigingen, bordjes, tafelkaartjes, bedankkaarten.
• Vervoer en overnachting: 3 tot 5 procent, voor het bruidspaar, de familie en de leveranciers die moeten reizen.
• Overige kosten en extra’s: ongeveer 5 procent. Trouwambtenaar, verzekering, vergunningen, fooien: de dingen die niemand opschrijft.

Bij een feest nemen catering en locatie een nog groter deel in en valt fotografie vaak weg. Bij een bedrijfsevenement vervangt u kleding door sprekers, techniek en registratie, en kunt u erop rekenen dat de locatie elke kabel in rekening brengt. Een handige controle is het bedrag per gast: deel uw totaal door het aantal gasten en vraag uzelf af of dat bedrag realistisch is voor het soort dag dat u voor ogen hebt. Ligt het ver onder wat één diner bij u in de buurt kost, dan is de gastenlijst te lang voor het totaal.

Gepland en werkelijk

Een budget bestaat niet uit één bedrag per categorie, maar uit twee: wat u had gepland en wat het werkelijk heeft gekost. In het verschil daartussen schuilen de verrassingen, dus leg beide vanaf het begin vast. Het geplande bedrag is uw schatting voordat u met iemand hebt gesproken. Het werkelijke bedrag komt in drie stappen: een offerte, een contract en ten slotte een factuur, en elke stap kan afwijken van de vorige. Werk het werkelijke bedrag bij zodra u iets nieuws hoort, ook als de factuur nog maanden op zich laat wachten.

De gebruikelijke redenen waarom het werkelijke bedrag hoger uitvalt dan de offerte zijn voorspelbaar: servicekosten en btw bovenop een nettoprijs, overuren van het personeel en de muzikanten, bezorg- en ophaalkosten, kurkengeld, de extra gang waar niemand om had gevraagd, de aanbetaling die niet terug te krijgen bleek. Stel elke leverancier vóór het tekenen één vraag: ‘Wat zit er niet in deze prijs?’ Het antwoord is uw lijst met extra’s.

Aanbetalingen, termijnen en vervaldata

Leveranciers worden zelden in één keer betaald. Een locatie vraagt meestal een aanbetaling bij de boeking, een tweede termijn een paar maanden van tevoren en het restbedrag in de laatste weken, soms pas op de dag zelf. Fotografen, bands en cateraars werken op een vergelijkbare manier. Zet elke termijn met de vervaldatum in uw budget, niet alleen het totaalbedrag. Zo wordt het budget een betaalkalender: u ziet welke maand duur wordt, en u voorkomt de bekende schrik van drie restbedragen die in dezelfde week vervallen.

Markeer een betaling als betaald op de dag dat u haar doet, met de datum erbij. Zegt een leverancier dat een betaling nooit is aangekomen, dan is de kwestie met de datum en het bedrag in uw eigen administratie binnen een minuut opgelost. Noteer ook hoe elke leverancier betaald wil worden: voor wie op de dag zelf contant geld wil, moet u de week ervoor nog geld opnemen.

Houd een buffer aan

Zet 10 tot 15 procent van het totaal apart voordat u iets anders verdeelt, en beschouw dat bedrag als uitgegeven. De buffer is bedoeld voor wat u niet had kunnen weten: een tent omdat het weerbericht omsloeg, een tweede bus, een gast die er op het laatste moment bij komt, de jurk die nog één keer vermaakt moet worden. Hij is niet bedoeld om in de rustige maand voor het evenement de bloemen nog wat luxer te maken. Is de buffer twee weken van tevoren nog over, dan kunt u op dat moment beslissen waar hij naartoe gaat.

Waar u bespaart zonder dat gasten het merken

Gasten onthouden het eten, de muziek en of ze zich welkom voelden. De stoelhoezen, het gedrukte menu of het vierde soort hapje onthouden ze zelden. Moet u bezuinigen, doe dat dan in deze volgorde: wat gasten niet zien, wat gasten even zien, wat gasten beleven. Een kortere drankenkaart, seizoensbloemen, een doordeweekse dag of een datum buiten het seizoen, een locatie die zonder aankleding al af oogt, minder drukwerk en één uitstekende fotograaf in plaats van twee middelmatige leveranciers besparen allemaal echt geld, zonder dat de dag erdoor verandert.

De meest effectieve besparing blijft de gastenlijst. Tien gasten minder betekent één tafel minder, met de bloemen, de maaltijden en de drankjes die daarbij horen, en vaak een kleinere zaal.

Houd het bij terwijl u plant

Een budget heeft alleen zin als het actueel is. Bewaar het op één plek die u bijwerkt zodra er een offerte of factuur binnenkomt, en bekijk het één keer per week zolang de planning loopt. Het overzicht dat u nodig hebt, is eenvoudig: per categorie wat u had gepland en wat u tot nu toe hebt vastgelegd; in totaal hoeveel van het bedrag al is uitgegeven; en de betalingen die de komende weken vervallen.

Plant u uw evenement in EventAssets, dan staat het budget op dezelfde plek als de gastenlijst en de evenementpagina: budgetten per categorie, posten met een gepland en een werkelijk bedrag, vervaldata die worden gemarkeerd zodra ze naderen, een markering als betaald met de datum, en een CSV-export voor uw boekhouder of uw partner. Het hulpartikel laat elke stap zien.

Een checklist

• Bepaal het totaal voordat u ook maar één post opschrijft, en noteer wie wat bijdraagt.
• Verdeel het totaal over de categorieën, zet daarna de buffer apart en beschouw die als uitgegeven.
• Leg voor elke regel een gepland en een werkelijk bedrag vast, en pas het werkelijke bedrag aan bij elke offerte en factuur.
• Vraag elke leverancier wat er niet in de prijs zit.
• Voer elke aanbetaling en termijn in met de vervaldatum, zodat het budget ook een betaalkalender is.
• Markeer betalingen als betaald, met de datum, op de dag dat u ze doet.
• Kijk er één keer per week naar, en beslis twee weken voor het evenement wat u met de buffer doet.