Digitaal gastenboek: zo verzamelt u berichten en spraakberichten van uw gasten

Waarom gastenboeken half leeg blijven

Een gastenboek is het enige van een evenement dat bedoeld is om later opnieuw te lezen, en het is ook het enige dat de meeste organisatoren ongeopend wegleggen. Dat ligt zelden aan de gasten. Het ligt aan de opzet: een boek op een bijzettafel bij de deur, één pen, een rij op het moment dat mensen binnenkomen en iets willen drinken, en geen idee wat ze moeten schrijven behalve ‘gefeliciteerd’ en een naam. Tegen de tijd dat iemand echt iets te zeggen heeft, ligt het boek drie zalen verderop en is de pen verdwenen.

De berichten die ertoe doen, zijn anders. Ze komen laat op de avond, na de speeches, wanneer een gast zich herinnert wat hij u nog wilde vertellen. Een gastenboek dat alleen op de dag zelf en op één plek openligt, mist ze allemaal. Wat helpt, is een gastenboek dat gasten in hun zak meedragen, dat hun een vraag stelt die het beantwoorden waard is, en dat open blijft nadat de lichten uit zijn gegaan.

Papier, videobooth of digitaal: kies de vorm

Er bestaat geen verkeerde vorm, maar elke vorm bepaalt wie er schrijft en wanneer:

• Een boek op een tafel: prachtig als voorwerp, en het handschrift is onderdeel van de herinnering. Het verzamelt de eerste gasten die binnenkomen en verder niemand, en wie er niet bij was, kan het niet lezen.
• Een videobooth: een camera, een achtergrond en een vraag op een kaartje. De berichten zijn levendig, maar de booth neemt een hoek in beslag en vraagt iemand die hem bemant, en de bestanden komen op een harde schijf terecht die u eerst moet bewerken voordat iemand ze te zien krijgt.
• Een digitaal gastenboek op uw evenementpagina: gasten openen de pagina die ze al gebruiken voor de routebeschrijving en de foto’s, schrijven een paar regels of spreken een spraakbericht in, en versturen het. Geen app, geen account, geen rij. U leest elk bericht op één plek en bepaalt wat de anderen te zien krijgen. Dat is wat EventAssets doet, en de rest van deze gids gaat uit van zoiets.

Een papieren boek en een digitaal gastenboek zijn geen concurrenten. Houd het boek voor de mensen die graag met de hand schrijven, en wijs alle anderen op de code.

Vraag om iets concreets

‘Schrijft u iets in ons gastenboek?’ levert ‘Gefeliciteerd, liefs Anna’ op. Een vraag levert een echt bericht op. Zet één vraag op het kaartje naast de code, en pas die aan het evenement aan:

• Een advies: ‘Eén ding dat u graag eerder had gehoord’ werkt op een bruiloft, een diploma-uitreiking en een afscheid evengoed.
• Het moment dat u bijbleef: ‘De eerste keer dat u een van ons ontmoette’ of ‘Uw mooiste herinnering aan vanavond’ geeft de gast een verhaal om te vertellen, en verhalen zijn wat u later opnieuw leest.
• Eén woord: ‘Beschrijf het bruidspaar in één woord’ kost tien seconden, en honderd van die woorden op een rij vormen een portret.
• Een vraag voor een bedrijfsevenement: ‘Wat gaat u maandag uitproberen?’ of ‘Eén ding dat u de sprekers zou willen zeggen’ geeft de organisatoren feedback die ze anders nooit zouden krijgen.

Kies één vraag, niet vijf. Een gast die uit vragen moet kiezen, beantwoordt er geen enkele.

Spraakberichten: de berichten die mensen opnieuw afspelen

Een geschreven bericht is de gedachte; een spraakbericht is de persoon. Tien jaar later is het bericht dat een vriend schreef een mooie zin, en zijn de veertig seconden die hij insprak, met de lach halverwege en de stilte vlak voor het einde, de vriend zelf. Spraakberichten bereiken ook de gasten die nooit schrijven: de oma die niet typt, de collega die zich schaamt voor zijn spelling, het kind dat liever zingt.

Een paar dingen zorgen ervoor dat het werkt. Geef gasten een plek die stil genoeg is: de hal, de tuin, de gang buiten de eetzaal, niet de dansvloer. Zet op het kaartje hoe lang genoeg is: dertig seconden is ruim voldoende, en de meeste gasten die dat lezen, ontspannen. Laat ze het bericht terugluisteren en opnieuw inspreken; de tweede opname is meestal degene die ze graag versturen.

Waar en wanneer gasten schrijven

Gasten schrijven wanneer het gastenboek voor hun neus ligt en het moment goed is. Leg de code dus op die plekken, en zet het gastenboek al vóór de dag open en houd het daarna open. Op de dag zelf opent dezelfde code die het uploaden van foto’s en het opzoeken van de tafel opent, ook het gastenboek: een kaartje op elke tafel, het welkomstbord, de bar, een kaartje bij de uitgang. De gids over QR-codes geeft de formaten en de teksten die ervoor zorgen dat er gescand wordt. Schrijf naast de code wat gasten moeten doen, niet wat het is: ‘Scan en laat een bericht voor ons achter’ en één vraag, in de taal van de gasten.

Laat het één keer hardop zeggen, na het eten, door de organisator of door wie de microfoon heeft: ‘De code op uw tafel is ook ons gastenboek: schrijf ons iets, of spreek gewoon iets in.’ Zet het gastenboek open zodra de uitnodiging verstuurd is, zodat gasten die niet kunnen komen toch iets kunnen schrijven, en houd het daarna nog weken open, omdat de mooiste berichten binnenkomen met het bedankbericht en de link naar de foto’s. De planningstijdlijn zet deze momenten in het jaar op hun plek.

Controleren, bewaren en delen

Niet elk bericht hoort thuis op de pagina die iedereen ziet. Een grap die alleen aan tafel werkt, een bericht dat alleen voor u bedoeld is, twintig seconden achtergrondmuziek: een korte controle vangt ze op. Beslis vóór de dag of berichten meteen zichtbaar zijn of op u wachten. Op een bruiloft onder vrienden zorgt meteen tonen ervoor dat het gastenboek in de loop van de avond voor de ogen van de gasten groeit. Op een bedrijfsevenement, of overal waar onbekenden elkaar ontmoeten, controleert u eerst en geeft u de berichten de volgende ochtend vrij.

Sta anonieme berichten toe. Sommige van de eerlijkste regels komen van gasten die ze niet zouden ondertekenen, en een gastenboek dat per se een naam vraagt, mist ze. Bewaar de verzameling daarna bij de foto’s van de dag, op dezelfde plek, en deel haar met de gasten en met de mensen die er niet bij konden zijn.

Gebruikt u EventAssets, dan is het gastenboek een onderdeel van uw evenementpagina, waarin in de browser wordt geschreven en ingesproken, met een instelling die nieuwe berichten voor uw controle vasthoudt of ze meteen toont, en blijven de berichten bij het evenement. Het hulpartikel laat zien hoe u het inschakelt en controleert wat er binnenkomt; de gids over foto’s van gasten gaat over de galerij ernaast.

Een checklist

• Kies een gastenboek dat gasten bij zich dragen: op de evenementpagina, zonder app en zonder rij.
• Schrijf één vraag, niet vijf, en pas die aan het moment van het evenement aan.
• Bied spraakberichten aan, zeg dat dertig seconden ruim voldoende is, en wijs een stille hoek aan.
• Leg de code op elke tafel, op het welkomstbord en bij de uitgang, met ‘scan en laat een bericht voor ons achter’ ernaast.
• Zet het gastenboek open met de uitnodiging en laat het na de dag nog weken open.
• Beslis vóór de dag of berichten meteen zichtbaar zijn of op uw controle wachten.
• Sta anonieme berichten toe, verberg wat er niet thuishoort, en bewaar de rest bij de foto’s.