Tijdlijn voor uw evenementplanning: van twaalf maanden vooraf tot de dag zelf

Zo gebruikt u deze tijdlijn

Elk evenement heeft drie vaste punten: de datum, de locatie en het aantal gasten. Liggen die vast, dan volgt bijna al het andere in een voorspelbare volgorde, omdat de leveranciers die het verst vooruit volgeboekt zijn als eerste moeten worden vastgelegd en de gasten genoeg tijd nodig hebben om te antwoorden. Deze tijdlijn is geschreven voor een bruiloft met een jaar voorbereidingstijd, het meest veeleisende geval. Een kleiner evenement drukt hem samen: een feest past in acht weken, een bedrijfsdiner in drie maanden, en bij allebei vallen hele onderdelen weg. De volgorde blijft dezelfde.

Lees de tijdlijn één keer van boven naar beneden en werk daarna verder vanaf het onderdeel dat past bij hoe ver u nog van de datum af zit. Begint u laat, werk de eerste drie onderdelen dan in de eerste twee weken af en haal van daaruit de achterstand in.

Twaalf tot negen maanden vooraf

• Bepaal het budget, wie eraan bijdraagt en hoe hoog het totaal kan zijn, voordat u ook maar één locatie bekijkt. De budgetgids legt uit hoe.
• Spreek een globaal aantal gasten af. Dat bepaalt hoe groot de locatie moet zijn en het grootste deel van de kosten.
• Kies de datum, of twee of drie kandidaten, en leg ze voor aan de mensen die er beslist bij moeten zijn.
• Bezoek en boek de locatie. Vraag wat er inbegrepen is, wat extra kost en wanneer elke betaling vervalt.
• Boek de leveranciers die het eerst volgeboekt zijn: de fotograaf, de band of dj, de cateraar als de locatie er zelf geen heeft, en de trouwambtenaar.
• Begin een gastenlijst met namen en huishoudens, zodat het aantal concreet wordt.

Acht tot zes maanden vooraf

• Verstuur save-the-dates, zeker als gasten moeten reizen. Een kort bericht met de datum, de plaats en een link is genoeg.
• Kies de kleding en begin met vermaken; bestel alles met een lange levertijd.
• Reserveer kamers voor gasten en regel eventueel vervoer voor gasten en leveranciers.
• Maak de evenementpagina aan met de datum, de locatie en een kaart, en zet de link vanaf nu op alles wat u verstuurt. Het hulpartikel laat zien hoe u die in een minuut opzet.
• Leg de ceremonie en de belangrijkste momenten van de dag vast, zodat de leveranciers daaromheen kunnen plannen.

Vijf tot drie maanden vooraf

• Ontwerp en bestel de uitnodigingen, met de manier van antwoorden erop gedrukt. Zet de QR-code of een korte link naar de evenementpagina erbij; de gids over QR-codes geeft de formaten en plekken.
• Proef het menu en de taart, en leg ze vast.
• Bestel bloemen en decoratie, en spreek met de locatie een tijd af voor levering en opbouw.
• Huur wat de locatie niet heeft: stoelen, tafellinnen, verlichting, een dansvloer, een tent.
• Schrijf de ceremonie en vraag de mensen die gaan spreken.

Twee maanden vooraf

• Verstuur de uitnodigingen zes tot acht weken voor de dag, met een antwoorddeadline drie tot vier weken ervoor. De RSVP-gids behandelt welke vragen u stelt en hoe u de antwoorden bijhoudt.
• Bevestig de planning schriftelijk met elke leverancier: aankomst, opbouw, begin, einde, afbouw.
• Plan de muziek: de momenten die om een bepaald nummer vragen, en de momenten die geen muziek nodig hebben.
• Bestel de bordjes, de tafelkaartjes en het welkomstbord, met ruimte voor de definitieve tafelnummers.
• Boek kapper, visagie en eventuele proefsessies.

Vier tot drie weken vooraf

• Loop de antwoorden na: een week voor de deadline een herinnering aan iedereen die nog niet heeft gereageerd, daarna een persoonlijk bericht, daarna een telefoontje.
• Geef de locatie en de cateraar het definitieve aantal en de dieetwensen door.
• Maak de tafelschikking op basis van de bevestigde lijst; de gids over de tafelschikking neemt u er stap voor stap doorheen.
• Schrijf het draaiboek voor de dag, met tijden, plekken en wie voor welk moment verantwoordelijk is, en deel het met de leveranciers en de helpers.
• Betaal de restbedragen die vervallen, en noteer wie op de dag zelf contant betaald wil worden.

De laatste week

• Bevestig elke leverancier nog één keer, met het draaiboek als bijlage.
• Druk de tafelschikking, de naamkaartjes en de bordjes zo laat mogelijk af.
• Pak een noodpakket in: naaisetje, pleisters, pijnstillers, vlekkenmiddel, telefoonoplader, contant geld en een kopie van elk contract.
• Draag het over: op de dag zelf heeft één persoon het draaiboek en de telefoonnummers van de leveranciers, en dat bent u niet.
• Zet het uploaden van foto’s en het gastenboek op uw evenementpagina open en test de QR-code met een paar telefoons.

De dag ervoor, de dag zelf en daarna

• De dag ervoor: breng de decoratie en het drukwerk naar de locatie, repeteer de ceremonie en ga op tijd naar bed.
• De dag zelf: ontbijt goed, geef uw telefoon aan de persoon die het draaiboek heeft, en laat de planning haar werk doen. Er gaat iets kleins mis, en niemand anders merkt het.
• De week erna: stuur bedankberichten met de link naar de galerij, en verzamel de foto’s en video’s die uw gasten hebben gemaakt, nu ze die nog hebben. De gids over foto’s van gasten legt de eenvoudigste manier uit; de gids over het gastenboek gaat over de berichten die ze nog zouden schrijven.
• De maand erna: sluit het budget af met de laatste facturen, breng gehuurde spullen terug en schrijf op wat u anders zou doen, nu u het nog weet.

Feesten en bedrijfsevenementen

Een feest met maximaal zestig gasten past in acht weken: locatie en datum in week één, uitnodigingen met een antwoorddeadline in week twee, eten, drinken en muziek uiterlijk in week vier, antwoorden nagelopen en het definitieve aantal doorgegeven in week zes, decoratie en een afspeellijst in week zeven, en de boodschappen in de laatste dagen. Sla de tafelschikking over, tenzij er aan tafel wordt gegeten, en zet de link om foto’s te uploaden op de uitnodiging, zodat de foto’s vanzelf bij u terechtkomen.

Een bedrijfsevenement volgt dezelfde volgorde onder andere namen: een registratiepagina in plaats van uitnodigingen, een programma van minuut tot minuut in plaats van een ceremonie, en een technische controle met de locatie een week van tevoren. Voeg drie mijlpalen toe: wanneer de registratie sluit, wanneer het definitieve aantal voor de catering moet worden doorgegeven, en een evaluatie in de week erna met de cijfers, de feedback en de foto’s.