Confirmação de presença online: como receber as respostas dos convidados

O que uma resposta precisa dizer

Antes de decidir como receber as respostas, decida o que você precisa saber com elas. A única resposta de que todo evento precisa é um sim ou um não por pessoa, e não por família, porque o buffet conta pratos e o local conta cadeiras. Todo o resto é opcional: a escolha do prato, uma restrição alimentar, um pedido de música, se alguém precisa de quarto ou de lugar no ônibus. O número de pessoas é o dado que todos os fornecedores contratados vão pedir a você, então monte as respostas em torno dele e trate o resto como bônus.

Uma resposta também é uma data. O buffet precisa do número final umas duas semanas antes do evento, o mapa de mesas precisa dele uma semana antes disso, e você ainda precisa de alguns dias para cobrar quem não respondeu. Faça as contas de trás para frente a partir dessas datas e o prazo se define sozinho.

Monte a lista de convidados antes dos convites

Um convite vai para uma família; uma resposta vem de uma pessoa. Se a sua lista já sabe quem vem com quem, as respostas caem no lugar certo: um casal, uma família com dois filhos, um amigo e o acompanhante dele formam um grupo, com um convite e uma resposta por pessoa. Defina agora a regra para acompanhantes e aplique a mesma regra para todo mundo; o mais comum é convidar pelo nome cônjuges, noivos e quem mora junto, e dar um acompanhante aos convidados solteiros se o orçamento permitir fazer isso para todos. Um acompanhante citado pelo nome no convite tem muito mais chance de comparecer do que um “e acompanhante”.

Escreva os nomes do jeito que os próprios convidados escrevem. Um formulário de resposta que não encontra o nome de alguém é o motivo mais comum para as pessoas desistirem e mandarem uma mensagem para você.

Defina o prazo

Conte de trás para frente: o número final precisa chegar ao buffet duas semanas antes, então o prazo de resposta fica de três a quatro semanas antes do evento. Envie os convites de seis a oito semanas antes, o que dá aos convidados um mês para responder e a você uma semana para cobrar. Para um destination wedding, ou qualquer evento que exija passagem aérea, envie com três meses de antecedência e marque o prazo para seis semanas antes. Escreva o prazo no convite como uma frase, e não só como uma data: “Por favor, responda até 3 de maio” é mais claro do que uma data em um canto.

Um prazo em um dia útil no meio do mês funciona melhor do que o fim do mês, que todo mundo trata como o último minuto possível.

O que perguntar e o que não perguntar

Cada pergunta a mais custa respostas, então pergunte só o que muda alguma decisão. As perguntas que costumam valer a pena:

• Presença por pessoa: o sim ou o não, sempre obrigatório.
• Escolha do prato: só se o serviço for empratado e o buffet precisar das quantidades com antecedência.
• Restrições alimentares: um campo de texto livre, opcional, porque a maioria dos convidados não tem nenhuma.
• Hospedagem ou transporte: só se for você quem organiza.
• Crianças: só se o convite não deixar isso claro, o que não deveria acontecer.

Fique em cinco perguntas ou menos. Marque as obrigatórias e deixe o resto opcional; um pedido de música obrigatório é o jeito mais fácil de uma resposta ficar pela metade. Não pergunte nada que você já sabe, como o endereço da sua própria irmã.

Escreva o convite

Uma linha basta: a data limite para responder, e onde. “Por favor, confirme até 3 de maio pelo link abaixo”, com o link ou o QR code logo embaixo. Se você também aceitar respostas por mensagem ou telefone, diga isso, mas conte com ter que digitar essas respostas você mesmo. Evite listar as perguntas no cartão; o formulário cuida delas.

Em um convite impresso, o QR code e um endereço curto da página escrito por extenso andam juntos, porque alguns convidados vão preferir digitar em vez de escanear. O guia de QR code fala dos tamanhos e de onde colocá-lo.

Lembretes que funcionam

Cerca de um terço dos convidados responde na primeira semana, um terço na última e um terço precisa de um empurrãozinho. Planeje esses empurrões em vez de se irritar com eles:

• Uma semana antes do prazo: uma mensagem simpática para todos que ainda não responderam, de novo com o link. Nessa fase, uma mensagem em grupo resolve.
• No dia do prazo: uma mensagem pessoal para cada família que ainda falta. “Vamos passar o número final para o buffet na sexta-feira, você consegue nos avisar?” funciona porque dá um motivo.
• Três dias depois: uma ligação. Quem não respondeu a três mensagens atende uma ligação, e algumas pessoas nem chegaram a ver as mensagens.

Quem não tiver respondido depois da ligação conta como ausente, e o mapa de mesas segue sem essa pessoa. Avise com gentileza; a maioria responde em menos de uma hora.

Acompanhe e cobre

Mantenha todas as respostas em uma só lista com três status por pessoa: confirmado, recusado, pendente. A lista de pendentes é a que você usa para trabalhar; o número de confirmados é o que você passa para o buffet. Registre no mesmo dia, na mesma lista, as respostas que chegam por mensagem ou pessoalmente, para que exista uma única fonte de verdade.

Se a lista de convidados estiver na página do seu evento, os convidados respondem por ali: encontram o próprio nome, respondem por si e pelo seu grupo e acrescentam as respostas às suas perguntas, sem baixar aplicativo e sem criar conta. No EventAssets, cada resposta vai direto para a linha do convidado, os totais se atualizam conforme as respostas chegam, o prazo fecha o formulário automaticamente e a lista pode ser exportada em CSV com todas as respostas. O artigo de ajuda mostra como definir as perguntas e o prazo.

Depois do prazo

Passado o prazo, as mudanças passam por você, e não pelo formulário, para que o controle do número continue nas suas mãos. Conte com algumas: um convidado que tinha recusado e no fim pode ir, um “sim” que não pode mais, um acompanhante que aparece. Aceite o primeiro com alegria se houver lugar, e registre cada mudança na mesma lista, no mesmo dia. Passe o número final para o buffet na data combinada e diga qual é a sua regra para quem faltar sem avisar, que normalmente é pagar por esses lugares.

Checklist

• Decida o que cada resposta precisa conter: um sim ou um não por pessoa, e nada de que você não precise.
• Monte a lista de convidados por família, com os parceiros citados pelo nome e uma regra para acompanhantes aplicada a todos.
• Marque o prazo para três a quatro semanas antes do evento e envie os convites de seis a oito semanas antes.
• Faça cinco perguntas ou menos, e marque como obrigatória apenas a presença.
• Coloque o prazo e o link de resposta no convite, em uma só linha.
• Planeje três lembretes: uma mensagem, uma mensagem pessoal, uma ligação.
• Mantenha uma só lista com confirmados, recusados e pendentes, e atualize no dia em que cada resposta chegar.
• Depois do prazo, cuide você mesmo das mudanças e passe o número final na data combinada.