Planejador de orçamento para eventos: como planejar e controlar seu orçamento

Comece pelo valor total, não pela lista

A maioria dos orçamentos dá errado antes mesmo de chegar a primeira cotação, porque começa como uma lista de desejos com preços ao lado. Faça o contrário: decida quanto você pode gastar no total e só depois divida esse valor. O total vem de três perguntas. Quanto você já tem guardado hoje? Quanto vai juntar daqui até o evento? Quem mais vai contribuir, e é um valor fechado ou uma promessa de “ajudar com as flores”? Anote cada contribuição como um número; uma promessa sem número ainda não faz parte do orçamento.

Três fatores pesam no total mais do que qualquer outro: quantas pessoas você convida, que tipo de local escolhe e quando o evento acontece. Cada convidado acrescenta uma refeição, uma bebida, uma cadeira e uma fatia de cada custo por pessoa. Um local que já inclui buffet, mobiliário e equipe custa mais de saída e muito menos em extras do que um salão vazio. Pelo mesmo espaço, um sábado de setembro custa mais do que uma sexta-feira de março. Se o total e os desejos não fecham, mude um desses três fatores antes de cortar um pouquinho de todo o resto.

As categorias de custo e o peso de cada uma

Todo evento tem o mesmo punhado de categorias, seja um casamento, um jantar da empresa ou um aniversário. Os percentuais abaixo são típicos de um casamento com cerca de oitenta convidados na Europa e servem como ponto de partida; seus números vão variar, mas se uma categoria se afastar muito desses valores, você vai saber onde olhar.

• Local e buffet: 40 a 50 por cento. O espaço, a refeição, as bebidas, a equipe e a taxa de serviço, que normalmente é cobrada à parte.
• Foto e vídeo: 10 a 12 por cento. É uma categoria que não dá para repetir depois.
• Música e entretenimento: 5 a 10 por cento. Uma banda custa mais do que um DJ; um DJ custa mais do que uma playlist e uma boa caixa de som.
• Flores e decoração: 8 a 10 por cento. Flores da estação e menos arranjos, só que maiores, mantêm esse valor baixo.
• Roupas e beleza: 5 a 8 por cento, incluindo ajustes e provas.
• Papelaria e impressos: 2 a 3 por cento. Convites, placas de sinalização, marcadores de mesa, cartões de agradecimento.
• Transporte e hospedagem: 3 a 5 por cento, para os noivos, a família e os fornecedores que vêm de fora.
• Taxas e extras: cerca de 5 por cento. Celebrante, seguro, licenças, gorjetas, aquilo que ninguém coloca na lista.

Em uma festa, o buffet e o local ficam com uma fatia ainda maior e a fotografia muitas vezes sai da conta. Em um evento corporativo, troque as roupas por palestrantes, tecnologia e inscrições, e conte com um local que cobra à parte por cada cabo. Uma checagem útil é o custo por convidado: divida o total pelo número de convidados e pergunte a si mesmo se esse valor é realista para o tipo de dia que você tem em mente. Se ele ficar muito abaixo do que custa um simples jantar na sua cidade, a lista de convidados está longa demais para o total.

Previsto e real

Um orçamento não tem um número por categoria, e sim dois: o que você previu e o que realmente custou. É na diferença entre eles que as surpresas se escondem, por isso registre os dois desde o começo. O valor previsto é a sua estimativa antes de falar com qualquer fornecedor. O valor real chega em três etapas: uma cotação, um contrato e, por fim, uma nota fiscal, e cada uma pode ser diferente da anterior. Atualize o valor real sempre que souber de algo novo, mesmo que a nota só chegue daqui a meses.

Os motivos de sempre para o valor real ficar acima da cotação são previsíveis: taxa de serviço e impostos sobre um preço líquido, hora extra da equipe e dos músicos, taxas de entrega e retirada, taxa de rolha, o prato a mais que ninguém pediu, o sinal que no fim não era reembolsável. Antes de assinar, faça a todos os fornecedores uma pergunta: “O que não está incluído neste preço?” A resposta é a sua lista de extras.

Sinal, parcelas e vencimentos

Fornecedor quase nunca recebe tudo de uma vez. Um local costuma pedir um sinal na reserva, uma segunda parcela alguns meses antes e o restante nas últimas semanas, às vezes no próprio dia. Fotógrafos, bandas e buffets seguem um padrão parecido. Lance cada parcela no orçamento com a data de vencimento, e não apenas o total. Assim o orçamento vira um calendário de pagamentos: você enxerga qual mês vai pesar mais e evita o susto comum de ter três saldos vencendo na mesma semana.

Marque um pagamento como pago no dia em que fizer, com a data. Quando um fornecedor disser que um pagamento nunca chegou, a data e o valor nos seus próprios registros resolvem a questão em um minuto. Anote também como cada fornecedor quer receber; quem pede dinheiro vivo no dia exige uma ida ao banco na semana anterior.

Tenha uma reserva

Separe de 10 a 15 por cento do total antes de distribuir qualquer outra coisa, e considere esse dinheiro já gasto. A reserva é para o que você não tinha como saber: uma tenda porque a previsão do tempo mudou, um segundo ônibus, um convidado de última hora, o vestido que precisa de mais um ajuste. Ela não serve para turbinar as flores no mês tranquilo antes do evento. Se a reserva ainda estiver lá duas semanas antes, aí você decide para onde ela vai.

Onde economizar sem que os convidados percebam

Os convidados se lembram da comida, da música e de terem se sentido bem recebidos. Raramente se lembram das capas das cadeiras, do cardápio impresso ou do quarto tipo de canapé. Se precisar cortar, corte nesta ordem: o que os convidados não veem, o que eles veem por um instante, o que eles vivem. Uma carta de bebidas mais enxuta, flores da estação, um dia de semana ou uma data fora da alta temporada, um local que já é bonito por si só, menos impressos e um ótimo fotógrafo em vez de dois fornecedores medianos geram uma economia de verdade sem mudar o dia.

A economia mais eficaz continua sendo a lista de convidados. Dez convidados a menos significam uma mesa a menos, com suas flores, refeições e bebidas, e muitas vezes um salão menor.

Acompanhe no dia a dia

Um orçamento só é útil se estiver atualizado. Mantenha tudo em um só lugar, que você atualiza assim que chega uma cotação ou uma nota fiscal, e dê uma olhada uma vez por semana enquanto o planejamento estiver a todo vapor. A visão de que você precisa é simples: por categoria, o que previu e o que já contratou até agora; no geral, quanto do total já foi gasto; e os pagamentos que vencem nas próximas semanas.

Se você organiza seu evento no EventAssets, o orçamento fica no mesmo lugar que a lista de convidados e a página do evento: orçamentos por categoria, itens com um valor previsto e um valor real, vencimentos sinalizados quando se aproximam, a marcação como pago com a data e uma exportação em CSV para o seu contador ou para quem planeja com você. O artigo de ajuda mostra cada passo.

Checklist

• Decida o total antes de colocar um único item na lista e anote quem contribui com quanto.
• Distribua o total pelas categorias, depois separe a reserva e considere esse valor já gasto.
• Registre um valor previsto e um valor real em cada linha e atualize o real a cada cotação e a cada nota fiscal.
• Pergunte a cada fornecedor o que o preço não inclui.
• Lance cada sinal e cada parcela com a data de vencimento, para que o orçamento também seja um calendário de pagamentos.
• Marque os pagamentos como pagos, com a data, no dia em que fizer cada um.
• Revise o orçamento uma vez por semana e decida o que fazer com a reserva duas semanas antes do evento.