Mapa de mesas: como fazer e onde sentar cada convidado

Primeiro vem a lista de convidados

Um mapa de mesas é uma lista de convidados distribuída no espaço, por isso ele nunca vai ser melhor do que a lista de onde parte. Antes de desenhar uma única mesa, confira três coisas. Todos os convidados estão na lista com nome, incluindo crianças e cônjuges. Quem vem junto está agrupado: um casal, uma família, um convidado com acompanhante. E você sabe quem de fato confirmou, ou seja, as respostas já chegaram; um mapa feito a partir da lista de convites, e não da lista de confirmados, acaba sendo refeito pelo menos uma vez.

Trabalhe só com a lista de confirmados. Se as respostas ainda estiverem chegando a conta-gotas, o guia sobre confirmação de presença explica como definir um prazo e cobrar os últimos. Colocar à mesa quem recusou é trabalho perdido; colocar quem ainda não decidiu é chute.

Conheça o salão

Peça ao local uma planta baixa com as medidas, ou meça o espaço você mesmo, a passos. Marque primeiro os pontos fixos: a entrada, a pista de dança, a banda ou o DJ, o buffet ou o bar, as saídas, os banheiros e qualquer pilar que atrapalhe a visão. Depois pergunte quais mesas o local tem e quantas cadeiras cabem em cada uma. Os tamanhos mais comuns:

• Mesas redondas: com 150 cm de diâmetro acomodam bem oito pessoas; com 180 cm, dez. Mesas redondas deixam a conversa fluir, porque todo mundo se vê.
• Mesas retangulares: seis a oito pessoas nas laterais e uma em cada cabeceira. Várias juntas formam longas mesas de banquete, que passam uma sensação de fartura e permitem que grupos grandes fiquem juntos.
• Mesa de honra ou mesa dos noivos: uma mesa comprida de frente para o salão, para o casal e as pessoas mais próximas, ou uma mesinha para dois que deixa os padrinhos livres para sentar com os próprios pares.
• Uma mesa das crianças: com um ou dois adultos por perto e alguma coisa para elas fazerem.

Deixe espaço entre as mesas para as cadeiras se afastarem e para os garçons passarem com os pratos: cerca de 1,5 metro entre as bordas das mesas é o mínimo que funciona. Conte os lugares do salão e compare com os convidados confirmados antes de colocar alguém; se houver menos lugares, você precisa de mais uma mesa ou de outra disposição, não de um mapa mais apertado.

Agrupe primeiro, distribua depois

Não acomode os convidados um por um. Primeiro, separe-os em grupos de pessoas que já se conhecem ou que claramente deveriam se conhecer: as duas famílias, os amigos de escola, os colegas de trabalho, os vizinhos, os primos. A maioria dos grupos ocupa uma mesa ou meia mesa. Depois distribua os grupos: a família mais próxima perto do casal ou do anfitrião, os convidados mais velhos longe das caixas de som e perto de uma saída, os amigos mais animados perto da pista de dança, pais com filhos pequenos em um lugar de onde dê para sair rápido sem atravessar o salão.

Dentro de um grupo, cada convidado deve conhecer pelo menos uma outra pessoa da mesa, de preferência duas. O convidado que não conhece ninguém é o que vai embora cedo. Misture grupos só quando os dois lados ganham alguma coisa: dois grupos de idade parecida com um interesse em comum podem render uma mesa animada; dois grupos sem nada em comum rendem uma mesa calada.

Etiqueta e os casos difíceis

A maioria dos mapas de mesas tem duas ou três decisões que levam mais tempo do que todo o resto junto. Algumas regras que funcionam:

• Pais divorciados: dê a cada um uma mesa própria, com o par e o seu lado da família, as duas igualmente perto do casal. Nunca na mesma mesa, a não ser que eles peçam.
• Ex e desavenças: mesas diferentes, linhas de visão diferentes, e ninguém precisa saber o motivo.
• Acompanhantes que você nunca viu: coloque-os com o grupo de quem eles acompanham, nunca sozinhos entre desconhecidos.
• Convidados solteiros: nada de “mesa dos solteiros”, e sim com pessoas de idade ou fase de vida parecida.
• Restrições alimentares: não mudam o mapa, mas anote-as na lista para que o buffet encontre o convidado pela mesa.
• Eventos corporativos: misture de propósito pessoas de áreas diferentes e coloque juntas as pessoas que precisam se conhecer. Reserve alguns lugares para quem chega atrasado em vez de deixar uma mesa pela metade.
• Festas: lugares livres funcionam até uns quarenta convidados; acima disso, defina as mesas, mas não os lugares, e reserve uma mesa para a família do anfitrião.

Mesa definida ou lugar marcado

Definir uma mesa para cada convidado basta na maioria dos eventos: os convidados encontram a mesa e escolhem a cadeira, o que deixa tudo mais descontraído e absorve uma mudança de última hora sem dor de cabeça. Marcar o lugar exato vale a pena em um jantar formal com marcadores de lugar, em um serviço empratado em que o buffet serve por lugar, ou em uma mesa de honra em que a ordem importa. Se for marcar lugares, intercale sempre que puder: casais um de frente para o outro, e não lado a lado, mantêm a conversa viva, e ninguém fica esquecido na ponta da mesa.

Mostre aos convidados onde eles vão sentar

Um mapa que ninguém consegue ler forma fila na porta. As soluções clássicas são um painel grande com todos os nomes em ordem alfabética e a mesa ao lado, ou cartões com o nome e a mesa organizados na mesma ordem. A ordem alfabética é inegociável: um painel organizado por mesa obriga cada convidado a ler todas as mesas.

Uma busca pelo nome na página do evento acaba de vez com a fila: o convidado digita o nome no celular e vê a mesa dele e quem senta com ele. Se a sua lista de convidados estiver no EventAssets, o mapa de mesas é montado a partir da mesma lista, cada mesa mostra quem está nela, e o mapa na página do evento permite que cada convidado encontre a própria mesa pelo nome. O artigo de ajuda mostra o passo a passo.

Mudanças de última hora

Alguém vai cancelar na última semana, e alguém vai pedir para levar mais uma pessoa. Conte com isso: deixe um ou dois lugares livres em duas mesas diferentes, e não todos na mesma, para que um acompanhante de última hora possa sentar com o grupo certo. Quando um convidado desiste depois de você já ter definido o lugar dele, decida se o grupo dele muda de mesa ou se a mesa simplesmente fica com uma cadeira vazia; uma cadeira vazia não tem problema, meia mesa vazia tem.

Imprima o mapa e os marcadores de lugar o mais tarde possível, normalmente dois ou três dias antes, e deixe uma única pessoa responsável pela versão final, para que o buffet, o local e o painel mostrem exatamente a mesma coisa.

Checklist

• Parta da lista de convidados confirmados, organizada por grupos, depois do prazo de resposta.
• Consiga a planta do salão e o tamanho das mesas, e compare os lugares com os convidados antes de colocar alguém.
• Separe primeiro os convidados em grupos e depois distribua os grupos pelo salão.
• Garanta que cada convidado conheça pelo menos uma pessoa da sua mesa.
• Decida cedo os casos difíceis e, quando ajudar, pergunte à pessoa envolvida.
• Defina só as mesas, ou também os lugares, conforme o nível de formalidade do jantar.
• Mostre o mapa em ordem alfabética, ou deixe os convidados buscarem o próprio nome.
• Deixe lugares livres em duas mesas e imprima a versão final o mais tarde possível.