Como reunir as fotos e os vídeos dos seus convidados em um álbum compartilhado

Por que vale a pena reunir as fotos dos convidados

O fotógrafo vê a cerimônia, os discursos e a primeira dança. Seus convidados veem todo o resto: o caminho de carro até lá, o canto do bar onde rolaram as conversas de verdade, as crianças embaixo da mesa, os rostos das pessoas que o fotógrafo nem sabia que precisava procurar. Juntos, oitenta convidados tiram mais fotos em uma única noite do que qualquer pessoa sozinha conseguiria, e a maioria dessas fotos fica no celular até o dia em que o celular é trocado. Reunir essas fotos não é uma questão de quantidade. É uma questão daquelas vinte que você nem sabia que existiam.

A dificuldade nunca foi falta de vontade. Os convidados querem compartilhar. A dificuldade é que toda forma de compartilhar pedia alguma coisa a eles: um aplicativo para instalar, uma conta para criar, um grupo para entrar, um tamanho de arquivo para aceitar. Tire esses passos do caminho e as fotos aparecem.

Escolha como os convidados vão enviar

Existem quatro formas comuns, e cada uma tem um custo que vale conhecer antes de escolher:

• Um grupo de mensagens: todo mundo já tem, mas as fotos são comprimidas, os vídeos ficam cortados e, um mês depois, estão enterrados debaixo de mil mensagens. Serve para um jantar, mas deixa a desejar em um casamento.
• Uma pasta compartilhada na nuvem: os originais são mantidos, mas os convidados precisam de uma conta no mesmo serviço, o link é fácil de encaminhar para a pessoa errada e ninguém revisa o que vai parar lá.
• Câmeras descartáveis: têm seu charme, e você recebe vinte e sete fotos por mesa, de qualidade incerta, semanas depois e com o custo da revelação.
• Uma página do evento com QR code: os convidados escaneiam um código, escolhem as fotos no celular e enviam na qualidade original, sem aplicativo e sem conta; o anfitrião revisa e compartilha a galeria de volta. É isso que o EventAssets faz, e o resto deste guia parte de algo parecido.

Seja qual for a escolha, fique com uma só. Duas formas de compartilhar significam dois lugares para procurar e metade das fotos em cada um.

Facilite tudo no dia

Os convidados enviam fotos quando o passo está bem na frente deles e leva menos de um minuto, então coloque o código onde eles já estão e diga em uma frase para que ele serve. Imprima o QR code em um cartão em cada mesa, no painel de boas-vindas e perto do bar; o guia de QR code traz os tamanhos que escaneiam sem falhar. Ao lado do código, escreva o que fazer, e não o que ele é: “Escaneie e compartilhe suas fotos com a gente” funciona, “QR code” não.

Peça para alguém falar em voz alta uma vez. Uma frase do anfitrião ou do mestre de cerimônias depois do jantar, “o código na sua mesa é para as fotos, mandem tudo para a gente”, dobra o número de envios. Depois dê aos convidados algo para fotografar: uma pequena lista de sugestões no verso do cartão, como “a mesa mais bem vestida”, “uma foto com alguém que você acabou de conhecer” ou “a pista de dança à meia-noite”, transforma convidados passivos em uma segunda equipe de fotografia.

Defina o período

Abra os envios antes do evento, para que as primeiras fotos, a preparação, o caminho até lá, tenham para onde ir, e mantenha tudo aberto por semanas depois, porque muitos convidados organizam as fotos na volta para casa ou no fim de semana seguinte. Um lembrete alguns dias depois, com o link, traz a segunda metade das fotos. Mesmo assim, uma data de encerramento é útil: ela marca o momento de fechar a galeria, baixar tudo e seguir em frente.

Álbuns e organização

Uma galeria com seiscentos arquivos sem ordem é onde as fotos caem no esquecimento. Crie alguns álbuns antes do dia, com nomes de momentos, e não de pessoas: a cerimônia, o jantar, a festa, o dia seguinte. Os convidados escolhem o álbum na hora de enviar, ou você move as fotos depois; de um jeito ou de outro, quem procura os discursos encontra. Mantenha poucos álbuns. Escolher entre quatro é fácil; entre doze, é um sacrifício.

Revise antes de compartilhar

Nem toda foto merece estar na galeria que todo mundo vê. Fotos tremidas, duplicadas, um print de tela enviado sem querer, aquela foto que um convidado preferia não ver publicada: uma revisão rápida pega tudo isso. Configure a galeria para que os novos envios aguardem a sua aprovação, passe pela fila uma vez por dia na primeira semana e aprove em lote; leva minutos. Se os seus convidados forem pessoas em quem você confia totalmente e o evento for pequeno, a aprovação automática poupa até esse trabalho.

Baixe e guarde

Os originais devem terminar em dois lugares que são seus: o seu computador e um backup. Quando os envios tiverem parado, baixe a galeria inteira em um único arquivo compactado, mantenha os nomes das pastas dos álbuns e copie tudo para um segundo disco ou uma segunda conta na nuvem. Depois compartilhe a galeria com as pessoas que não puderam ir, que muitas vezes é o momento em que as fotos mais significam.

Privacidade e cortesia

As fotos dos convidados mostram outros convidados, então algumas regras deixam todo mundo à vontade. Compartilhe a galeria por uma página que só quem tem o link consegue abrir, e não em um feed público. Pergunte antes de postar nas redes sociais uma foto de outra pessoa, e atenda a um “por favor, tire isso do ar” sem discussão. Tome cuidado com as crianças: alguns pais não querem de jeito nenhum o rosto dos filhos na internet, e o jeito mais simples de respeitar isso é manter a galeria privada e avisar no convite. Em um evento corporativo, informe na página de inscrição que serão tiradas fotos para compartilhamento interno e dê às pessoas uma forma de recusar.

Se você usa o EventAssets, a galeria é privada por padrão, os envios aguardam a sua aprovação se você quiser e uma foto é excluída com um toque quando alguém pede. O artigo de ajuda mostra como revisar e organizar o que for chegando.

Checklist

• Escolha uma única forma de reunir as fotos, e que seja uma que mantenha os originais e dispense aplicativo.
• Crie três ou quatro álbuns por momento antes do dia.
• Imprima o código em todas as mesas e no painel de boas-vindas, com uma frase que diga o que fazer.
• Peça ao anfitrião que mencione o código uma vez e dê aos convidados algumas sugestões.
• Abra os envios antes do evento, mantenha tudo aberto por semanas e mande um lembrete.
• Revise os novos envios todos os dias na primeira semana e aprove em lote.
• Baixe a galeria inteira em um arquivo compactado e guarde um backup.
• Mantenha a galeria privada, pergunte antes de postar fotos de outras pessoas e avise no convite.