Onde colocar o QR code do seu evento e como imprimir

Um código, uma página

O erro a evitar é ter um código diferente para cada finalidade: um para o mapa, outro para o formulário de resposta, outro para as fotos, cada um no seu cartão e cada um precisando de explicação. Os convidados escaneiam um código uma vez se ele estiver na frente deles e a recompensa for óbvia, mas não fazem isso quatro vezes. A solução é um único código que abre a página do seu evento, onde está tudo: os detalhes e o mapa, o formulário de resposta, o envio de fotos e a galeria, a busca pelo lugar à mesa, o livro de visitas. O mesmo código funciona no convite, no local e no cartão de agradecimento, porque a página muda conforme o evento passa de próximo a encerrado, e o código não.

O resto deste guia mostra onde esse código único faz sentido e como imprimir para que ele funcione em qualquer celular.

Antes do evento: convites e save the date

O convite é onde o código faz o trabalho mais importante, porque é por ele que os convidados respondem. Coloque o código no próprio cartão, no canto inferior ou no verso, com um endereço web curto impresso ao lado para os convidados que preferem digitar. Em um convite dobrado, a página interna da direita ou o verso são os lugares mais comuns. Um cartão separado também funciona, principalmente se o convite for uma lembrança em que você não quer imprimir um código.

O save the date também leva o código, para que os convidados vejam o local e a data em um mapa com meses de antecedência, e os convites enviados por e-mail devem trazer o código e um link simples, porque um código em uma tela precisa ser escaneado com um segundo celular, enquanto em um link basta tocar.

No evento

No local, o código muda de função: deixa de receber respostas e passa a receber fotos e a mostrar a cada convidado a sua mesa. Coloque o código onde os convidados ficam parados:

• O painel de boas-vindas: grande, na entrada, ao lado do mapa de mesas, com a frase “encontre sua mesa e compartilhe suas fotos”.
• Um cartão dobrado em cada mesa: com o código dos dois lados, para que todos na mesa vejam um sem precisar girar o cartão.
• O bar e o cantinho das fotos: onde as pessoas esperam e onde tiram fotos.
• O cardápio ou a programação: um código pequeno no rodapé alcança os convidados que leem.
• Telas: em um evento corporativo, o código no slide entre as palestras e nas telas do hall. Faça o código grande; uma tela é escaneada de mais longe do que um cartão.
• Um cartão na saída: a última chance, perto das lembrancinhas ou da chapelaria, com “compartilhe suas fotos desta noite”.

Depois do evento

O cartão de agradecimento fecha o ciclo: o mesmo código agora abre a galeria com as fotos de todo mundo, e o texto do cartão avisa isso. Uma mensagem posterior com o link traz as fotos que os convidados esqueceram de enviar. O mesmo código também abre o livro de visitas, para os recados que ninguém escreveu naquela noite; o guia do livro de visitas traz as perguntas que fazem as pessoas escreverem. Em um evento corporativo, o código no e-mail de acompanhamento leva à galeria e às apresentações.

O que escrever ao lado do código

Um código sem uma frase é um enigma. Um código com “QR code” escrito embaixo é um enigma com etiqueta. Escreva o que o convidado ganha: “Escaneie e responda até 3 de maio”, “Escaneie e encontre sua mesa”, “Escaneie e compartilhe suas fotos com a gente”. Um verbo e uma recompensa, no idioma dos seus convidados, em um tamanho legível do lugar onde eles estão. Nunca conte só com o código.

Imprima para que qualquer celular consiga ler

Um QR code falha por três motivos: é pequeno demais, tem pouco contraste ou tem algo atrapalhando. Os três são evitáveis.

• Tamanho: em um cartão ou em um convite, no mínimo 2 cm de lado; em um painel, no mínimo 10 cm. Uma regra prática é o código ter um décimo da distância de onde é escaneado, então um painel lido a um metro de distância precisa de um código de 10 cm.
• Margem livre: deixe em volta do código uma margem vazia de uns quatro módulos, cerca de 4 mm em um código de 2 cm. Texto e enfeites dentro dessa margem impedem a leitura.
• Contraste: módulos escuros sobre fundo claro. Nunca imprima o código sobre uma foto, uma estampa ou um degradê, e nunca inverta para claro sobre escuro sem antes testar em vários celulares.
• Sem distorcer: redimensione o código com as proporções travadas. Um código mais largo do que alto fica ilegível.
• Arquivo: exporte um PNG com 1024 pixels ou mais para qualquer formato até A4, e um SVG para formatos maiores. Um código tirado de um print de tela já sai borrado.
• Papel: papel fosco é melhor do que o brilhante, que reflete a luz do local.
• Teste: escaneie o código impresso com três celulares diferentes, na luz do local e na distância que os convidados vão usar. Faça isso antes de imprimir duzentos.

Personalize sem estragar

Um código com as cores do seu evento ou com uma imagem pequena no centro parece parte do design, e não algo colado de última hora. As duas opções são seguras dentro de certos limites: mantenha um contraste alto entre os módulos e o fundo, mantenha pequena a imagem central e teste a leitura sempre que mudar alguma coisa. Módulos arredondados e uma cor suave não têm problema; um código amarelo-claro sobre fundo creme tem. Se você organiza seu evento no EventAssets, o artigo de ajuda mostra como personalizar o código e baixar em tamanho de impressão, e o artigo sobre compartilhamento trata do link que vai junto com ele.

Checklist

• Use um único código que abra a página do evento, durante toda a vida do evento.
• Coloque o código no convite, com um endereço impresso ao lado.
• No local: painel de boas-vindas, um cartão em cada mesa, o bar, as telas.
• Escreva um verbo e uma recompensa ao lado do código, nunca “QR code”.
• Imprima com no mínimo 2 cm nos cartões e 10 cm nos painéis, com margem livre e contraste alto.
• Exporte em tamanho de impressão, imprima em papel fosco e teste com três celulares antes da tiragem completa.
• Coloque o mesmo código no cartão de agradecimento para abrir a galeria.