Cronograma de planejamento do evento: de doze meses antes até o grande dia

Como usar este cronograma

Todo evento tem três pontos fixos: a data, o local e o número de convidados. Depois que eles estão definidos, quase todo o resto segue uma ordem previsível, porque os fornecedores com a agenda mais disputada precisam ser garantidos primeiro e os convidados precisam de tempo suficiente para responder. Este cronograma foi escrito para um casamento com um ano de preparação, que é o caso mais exigente. Um evento menor encurta tudo: uma festa cabe em oito semanas, um jantar da empresa em três meses, e os dois pulam seções inteiras. A ordem continua a mesma.

Leia tudo uma vez desde o começo e depois trabalhe a partir da seção que corresponde ao tempo que falta. Se você começar tarde, resolva as três primeiras seções nas duas primeiras semanas e vá recuperando a partir daí.

De doze a nove meses antes

• Defina o orçamento, quem contribui com ele e qual pode ser o total, antes de visitar um único local. O guia de orçamento explica como.
• Chegue a um número aproximado de convidados. É ele que define o tamanho do local e a maior parte dos custos.
• Escolha a data, ou duas ou três opções, e confira com as pessoas que não podem faltar.
• Visite e reserve o local. Pergunte o que está incluído, o que é cobrado à parte e quando vence cada pagamento.
• Reserve os fornecedores que lotam a agenda primeiro: o fotógrafo, a banda ou o DJ, o buffet se o local não tiver um, e o celebrante.
• Comece uma lista de convidados com nomes e famílias, para que o número fique concreto.

De oito a seis meses antes

• Envie o save the date, principalmente se os convidados precisarem viajar. Uma mensagem curta com a data, a cidade e um link já basta.
• Escolha as roupas e comece os ajustes; encomende tudo o que tiver prazo de entrega longo.
• Reserve blocos de quartos de hotel e o transporte necessário para convidados e fornecedores.
• Crie a página do evento com a data, o local e um mapa, e coloque o link em tudo o que você enviar a partir de agora. O artigo de ajuda mostra como configurar tudo em um minuto.
• Defina a cerimônia e os momentos principais do dia, para que os fornecedores possam se planejar em torno deles.

De cinco a três meses antes

• Crie e encomende os convites, com a forma de resposta impressa neles. Inclua o QR code ou um link curto para a página do evento; o guia de QR code traz os tamanhos e os melhores lugares para colocá-lo.
• Faça a degustação e confirme o cardápio e o bolo.
• Encomende as flores e a decoração e combine com o local um horário de entrega e montagem.
• Alugue o que o local não oferece: cadeiras, toalhas de mesa, iluminação, uma pista de dança, uma tenda.
• Escreva a cerimônia e convide as pessoas que vão discursar.

Dois meses antes

• Envie os convites de seis a oito semanas antes do dia, com um prazo de resposta de três a quatro semanas antes. O guia de confirmação de presença mostra quais perguntas fazer e como acompanhar as respostas.
• Confirme o horário por escrito com cada fornecedor: chegada, montagem, início, fim, desmontagem.
• Planeje a música: os momentos que pedem uma música específica e os que não pedem nenhuma.
• Encomende as placas, os marcadores de mesa e o painel de boas-vindas, deixando espaço para os números finais das mesas.
• Agende cabelo, maquiagem e as provas necessárias.

De quatro a três semanas antes

• Cobre as respostas: um lembrete para quem ainda não respondeu uma semana antes do prazo, depois uma mensagem pessoal, depois uma ligação.
• Passe ao local e ao buffet o número final e as observações sobre restrições alimentares.
• Monte o mapa de mesas a partir da lista de confirmados; o guia do mapa de mesas mostra o passo a passo.
• Escreva o cronograma do dia com horários, lugares e o responsável por cada momento, e compartilhe com os fornecedores e com quem vai ajudar.
• Pague os saldos que vencem e anote quem quer receber em dinheiro no dia.

A última semana

• Confirme mais uma vez com cada fornecedor, com o cronograma em anexo.
• Imprima o mapa de mesas, os marcadores de lugar e as placas o mais tarde possível.
• Monte um kit de emergência: kit de costura, curativos, analgésicos, tira-manchas, carregador de celular, dinheiro, uma cópia de cada contrato.
• Delegue: no dia, uma pessoa fica com o cronograma e os contatos dos fornecedores, e essa pessoa não é você.
• Abra o envio de fotos e o livro de visitas na página do seu evento e teste o QR code em alguns celulares.

A véspera, o dia e depois

• Na véspera: deixe a decoração e os impressos no local, ensaie a cerimônia e vá dormir cedo.
• No dia: tome café da manhã, entregue seu celular à pessoa que está com o cronograma e deixe a programação seguir seu curso. Alguma coisinha vai dar errado, e mais ninguém vai perceber.
• Na semana seguinte: mande mensagens de agradecimento com o link da galeria e reúna as fotos e os vídeos que seus convidados tiraram enquanto eles ainda estão no celular. O guia sobre fotos dos convidados explica o jeito mais fácil; o guia do livro de visitas trata das mensagens que eles ainda gostariam de escrever.
• No mês seguinte: feche o orçamento com as notas fiscais finais, devolva o que foi alugado e anote o que você faria diferente enquanto ainda se lembra.

Festas e eventos corporativos

Uma festa com até sessenta convidados cabe em oito semanas: local e data na primeira semana, convites com prazo de resposta na segunda semana, comida, bebida e música até a quarta semana, cobrança das respostas e número final passado na sexta semana, decoração e playlist na sétima, e as compras nos últimos dias. Deixe o mapa de mesas de lado, a não ser que o jantar seja servido à mesa, e coloque no convite o link para enviar fotos, para que as fotos cheguem até você.

Um evento corporativo segue a mesma ordem com outros nomes: uma página de inscrição em vez de convites, um roteiro do evento em vez de uma cerimônia e uma checagem técnica com o local uma semana antes. Acrescente três marcos: quando as inscrições se encerram, quando o número final precisa ser passado ao buffet e uma reunião de balanço na semana seguinte, com os números, o feedback e as fotos.