Vad en WhatsApp-grupp gör bra
För många evenemang finns gruppen redan innan någon har tänkt på bilder: familjechatten, jobbchatten, gruppen som brudparets vänner startade för planeringen. Gästerna är redan med, så det krävs inget nytt steg för att skicka en bild där. WhatsApp är gratis att använda, och det är enkelt att gå med i en ny grupp: en administratör delar en inbjudningslänk eller en QR-kod, och administratörerna kan välja att godkänna nya medlemmar innan de går med.
En grupp är också mer än en plats för bilder. Medlemmarna skickar röstmeddelanden och videomeddelanden, och en medlem kan skapa ett evenemang i gruppen som de andra svarar på: om de kommer, kanske kommer eller tar med en gäst. För en middag bland vänner eller en liten återträff kan det vara all planering som behövs.
Bilder och videor kan skickas i HD-kvalitet, vald för varje bild eller video eller som standard, och längre eller större filer kan skickas som dokument. Bilderna hamnar i samma tråd som skämten, vägbeskrivningen och planerna för kvällen, och det är ofta precis där folk vill se dem.
Om dina gäster redan pratar i en grupp och bilderna är en del av det samtalet sköter WhatsApp det bra, utan att kräva något nytt av någon.
Vad som ändras med EventAssets
WhatsApp beskriver på sina egna hjälpsidor hur en grupp hanterar medier, och det är värt att känna till före den stora dagen. Mediefiler komprimeras oftast när de delas, så att de kan komma fram i lägre kvalitet än originalet, och anslutningen påverkar kvaliteten även när en bild skickas i HD. Varje gäst behöver appen och ett konto, som skapas med ett mobilnummer. Bilderna sparas i medlemmarnas telefoner och i deras egna säkerhetskopior, och den som går med via en inbjudningslänk eller QR-kod ser inte meddelandena från tiden innan. För att samla allt på ett ställe får någon exportera chatten: på iPhone kan exporten innehålla alla medier i en ZIP-fil, på Android bifogar den de senaste medierna.
EventAssets är byggt för att samla in. Gästerna öppnar en länk eller skannar en QR-kod och laddar upp i webbläsaren, utan app och utan konto, så gäster som inte använder WhatsApp kan vara med på samma sätt. Bilder och videor sparas i originalkvalitet, i ett galleri med album, och du kan godkänna varje uppladdning innan andra ser den. Alla med länken ser samma galleri, oavsett när de kommer in, och du laddar ner allt på en gång som en ZIP-fil. Under evenemanget visar ett bildspel i helskärm nya uppladdningar på en skärm på plats.
Runt galleriet finns resten av evenemanget: en sida med programmet och platsen på en karta, svar för varje sällskap med dina egna frågor och en sista svarsdag, en bordsplacering, budgetar och en gästbok för skrivna meddelanden och röstinspelningar. Det EventAssets inte är, är en chatt: gästerna pratar inte med varandra där, och kvällens samtal stannar där dina gäster redan för det.
Ett samtal eller en samling
Den grundläggande skillnaden är vad de är till för. En WhatsApp-grupp är ett samtal: bilderna kommer mellan meddelandena, i den ordning de skickades, och de finns där medlemmarna sparar sina chattar. Det passar själva kvällen, när folk vill dela ett ögonblick och reagera på det direkt. EventAssets är en samling: varje bild och video hamnar i ett galleri som hör till evenemanget, sorterad i album, sparad i den kvalitet den laddades upp i och redo för dig att ladda ner och dela med dem som inte kunde komma.
Du behöver inte välja mellan dem. Lägg upp länken eller QR-koden till din evenemangssida i gruppen: samtalet stannar i WhatsApp, och filerna hamnar i galleriet. En kort rad hjälper, till exempel ”lägg gärna upp dina bilder här, så att vi får dem i full kvalitet”, skickad igen några dagar efter evenemanget, när gästerna går igenom sina bilder. Guiden om att samla in gästernas bilder berättar mer om hur du får gästerna att skicka dem.
Det här bör du kontrollera innan du bestämmer dig
Tänk på vad bilderna ska användas till efter dagen. Om de är en del av samtalet kanske en grupp är allt du behöver. Om du vill ha ett album att spara, skriva ut eller ge vidare bör du kontrollera några saker först. Har varje gäst WhatsApp, och går alla med i samma grupp? Är kvaliteten som kommer fram den kvalitet du vill ha för utskrifter? Hur får du ut allt från medlemmarnas telefoner, och ska gäster som går med sent se det som kom innan? Vill du godkänna uppladdningar innan andra ser dem? Om svaren pekar mot ett galleri kan du prova: på EventAssets skapar du evenemangssidan och galleriet och delar länken innan du betalar något.
