Lo que un grupo de WhatsApp hace bien
En muchos eventos, el grupo existe antes de que nadie piense en las fotos: el chat de la familia, el del equipo, el que abrieron los amigos de la pareja para organizarlo todo. Los invitados ya están dentro, así que enviar una foto allí no exige ningún paso nuevo. WhatsApp es gratuito, y unirse a un grupo nuevo es fácil: un administrador comparte un enlace de invitación o un código QR, y los administradores pueden aprobar antes a los nuevos miembros si lo desean.
Un grupo es además algo más que un lugar para fotos. Los miembros envían mensajes de voz y videomensajes, y un miembro puede crear en el grupo un evento al que los demás responden indicando si van, si quizá vayan o si llevan acompañante. Para una cena entre amigos o un pequeño reencuentro, eso puede ser toda la organización que necesita la reunión.
Las fotos y los vídeos pueden enviarse en calidad HD, elegida para cada archivo o fijada por defecto, y los archivos más largos o pesados pueden ir como documento. Las fotos aparecen en el mismo hilo que las bromas, las indicaciones para llegar y los planes de la noche, que a menudo es justo donde la gente quiere verlas.
Si sus invitados ya hablan en un grupo y las fotos forman parte de esa conversación, WhatsApp lo hace bien, sin pedirle a nadie nada nuevo.
Lo que cambia con EventAssets
Las páginas de ayuda de WhatsApp describen cómo trata un grupo los archivos multimedia, y conviene saberlo antes del día. Los archivos suelen comprimirse al compartirse, de modo que pueden llegar con menos calidad que el original, y la conexión influye en la calidad incluso cuando una foto se envía en HD. Cada invitado necesita la app y una cuenta, creada con un número de móvil. Las fotos se guardan en los móviles de los miembros y en sus propias copias de seguridad, y quien se une mediante un enlace de invitación o un código QR no ve los mensajes anteriores a su llegada. Para reunirlo todo en un sitio, alguien exporta el chat: en iPhone, la exportación puede incluir todos los archivos en un ZIP; en Android, adjunta los más recientes.
EventAssets está hecho para reunir. Los invitados abren un enlace o escanean un código QR y suben desde el navegador, sin app y sin cuenta, así que también participan quienes no usan WhatsApp. Las fotos y los vídeos se conservan en calidad original, en una sola galería con álbumes, y usted puede aprobar cada subida antes de que otros la vean. Todos los que tienen el enlace ven la misma galería, lleguen cuando lleguen, y usted la descarga entera de una vez en un ZIP. Durante el evento, una presentación a pantalla completa va incorporando las nuevas subidas en una pantalla del lugar.
Alrededor de la galería está el resto del evento: una página con el programa y el lugar en un mapa, la confirmación de asistencia de cada grupo con sus propias preguntas y un plazo, un plano de asientos, presupuestos y un libro de visitas para mensajes escritos y grabaciones de voz. Lo que EventAssets no es, es un chat: los invitados no conversan entre sí en él, y la conversación de la noche sigue donde sus invitados ya la tienen.
Una conversación o una colección
La diferencia de fondo es para qué sirve cada uno. Un grupo de WhatsApp es una conversación: las fotos llegan entre mensajes, en el orden en que se enviaron, y se quedan allí donde los miembros guardan sus chats. Eso encaja con la noche misma, cuando la gente quiere compartir un momento y reaccionar al instante. EventAssets es una colección: cada foto y cada vídeo va a una galería que pertenece al evento, ordenada en álbumes, en la calidad con la que se subió, y lista para que usted la descargue y la comparta con quienes no pudieron venir.
No tiene que elegir. Publique el enlace o el código QR de su página del evento en el grupo: la conversación sigue en WhatsApp, y los archivos van a la galería. Ayuda una frase breve, como «por favor, suban aquí sus fotos para que las tengamos con toda su calidad», enviada de nuevo unos días después del evento, cuando los invitados ordenan sus fotos. La guía para reunir las fotos de los invitados explica más sobre cómo conseguir que las envíen.
Qué comprobar antes de decidir
Piense para qué servirán las fotos después del día. Si forman parte de la conversación, quizá le baste con un grupo. Si quiere un álbum para guardar, imprimir o compartir, compruebe antes algunas cosas. ¿Tienen WhatsApp todos los invitados, y se unirán todos al mismo grupo? ¿La calidad que llega es la que quiere para imprimir? ¿Cómo sacará todo de los móviles de los miembros, y deben ver lo anterior los invitados que se unan tarde? ¿Quiere aprobar las subidas antes de que otros las vean? Si las respuestas apuntan a una galería, pruébelo: en EventAssets prepara la página del evento y la galería y comparte el enlace antes de pagar nada.
