イベント予算プランナー：予算を立てて管理する方法

リストではなく総額から始める

予算の多くは、最初の見積もりが届く前からつまずいています。値段のついた希望のリストから始めてしまうからです。逆の順番で始めましょう。まず使える総額を決め、それを振り分けます。総額は3つの問いから決まります。今、手元にいくら用意できているか。イベントまでにいくら上乗せできるか。ほかに誰が負担してくれるのか、そしてそれは決まった金額なのか、「お花代を少し援助します」という約束なのか。負担してもらえる分はすべて金額で書き出してください。金額のない約束は、まだ予算に入っていません。

総額を何よりも大きく左右するのは、次の3つです。招待するゲストの人数、選ぶ会場の種類、そしてイベントの時期です。ゲストが1名増えれば、料理、飲み物、椅子、そして1名あたりで計算されるあらゆる費用が増えます。料理、家具、スタッフ込みの会場は、何もないホールより初期費用は高くなりますが、追加費用ははるかに少なくて済みます。同じ会場でも、6月の土曜日は3月の金曜日より高くなります。総額と希望が合わないときは、ほかのすべてを少しずつ削る前に、この3つのどれかを見直しましょう。

費用の項目と一般的な割合

結婚式でも、会社の食事会でも、誕生日会でも、どのイベントにも同じいくつかの費用項目があります。以下の割合は、ヨーロッパで行われる80名前後の結婚式の典型的な例で、出発点として使えます。実際の数字はこれとは異なるはずですが、ある項目がこの割合から大きく外れていれば、どこを見直せばよいかがわかります。

• 会場と料理：40〜50%。会場、料理、飲み物、スタッフ、そして通常は別途加算されるサービス料です。
• 写真と映像：10〜12%。後からやり直しのきかない数少ない項目です。
• 音楽と演出：5〜10%。バンドはDJより高く、DJはプレイリストと質のよいスピーカーより高くつきます。
• 装花と装飾：8〜10%。季節の花を選び、アレンジの数を減らして一つひとつを大きくすると抑えられます。
• 衣装とヘアメイク：5〜8%。お直しやリハーサルも含みます。
• ペーパーアイテムと印刷：2〜3%。招待状、案内表示、席札、サンキューカードなどです。
• 交通と宿泊：3〜5%。新郎新婦、家族、遠方から来る業者の分です。
• 手数料とその他：約5%。司式者への謝礼、保険、各種の許可、心付けなど、誰もリストに書かない費用です。

パーティーでは、料理と会場の割合がさらに大きくなり、写真は省かれることもよくあります。企業イベントでは、衣装の代わりに登壇者、機材、受付の費用が入り、会場はケーブル1本にまで料金を請求してくるものと考えておきましょう。確認に役立つのが、ゲスト1名あたりの費用です。総額をゲストの人数で割り、思い描いている一日にとって現実的な金額かどうかを考えてみてください。お住まいの地域でディナー1回にかかる費用を大きく下回るようなら、総額に対してゲストリストが長すぎます。

予定額と実績額

予算は、項目ごとに1つではなく2つの数字で管理します。予定していた額と、実際にかかった額です。思わぬ出費はこの差に潜んでいるので、最初から両方を記録しましょう。予定額は、まだ誰にも相談していない段階でのご自身の概算です。実績額は、見積もり、契約、そして最後に請求書という3つの段階を経て確定し、段階ごとに前の金額と変わることがあります。請求書が届くのが何か月も先でも、新しい情報が入るたびに実績額を更新してください。

実績額が見積もりより高くなる理由は、たいてい予想がつきます。税抜き価格に加算されるサービス料と消費税、スタッフや音楽の延長料金、配送料や回収料、持ち込み料、誰も頼んでいない追加の一品、返金されないとわかった手付金などです。契約の前に、すべての業者に1つだけ質問してください。「この金額に含まれていないものは何ですか？」その答えが、追加費用のリストになります。

手付金、分割払い、支払期限

業者への支払いが1回で済むことはまれです。会場では一般的に、予約時に手付金、数か月前に2回目の支払い、そして最後の数週間、ときには当日に残金を支払います。カメラマン、バンド、ケータリング業者も同じような流れです。総額だけでなく、すべての分割払いを支払期限とともに予算に入れてください。そうすれば予算が支払いカレンダーになります。どの月の出費が大きいかがわかり、残金の支払いが同じ週に3件重なるという、よくある事態を避けられます。

支払いをしたら、その日のうちに日付とともに支払済みにしましょう。業者から入金がないと言われても、ご自身の記録にある日付と金額を見れば、1分で解決します。業者ごとに希望する支払い方法もメモしておきます。当日に現金での支払いを希望する業者がいれば、前の週に銀行へ行く必要があります。

予備費を確保する

ほかの何かに割り振る前に、総額の10〜15%を確保し、すでに使ったものとして扱いましょう。予備費は、事前には知りようのなかったことのためのお金です。天気予報が崩れたときのテント、2台目のバス、直前に増えたゲスト、もう一度お直しが必要になった衣装などです。イベント前の落ち着いた1か月に、装花をグレードアップするためのものではありません。2週間前になっても予備費が残っていれば、そのときに使い道を決めればよいのです。

ゲストに気づかれずに節約できるところ

ゲストが覚えているのは、料理、音楽、そして歓迎されていると感じたかどうかです。椅子のカバー、印刷されたメニュー、4種類目のカナッペを覚えている人はほとんどいません。削る必要があるときは、ゲストに見えないもの、ゲストが一瞬だけ目にするもの、ゲストが体験するもの、の順に削りましょう。ドリンクの種類を絞る、季節の花を選ぶ、平日やオフシーズンの日程にする、飾らなくても見栄えのする会場を選ぶ、印刷物を減らす、平凡な業者2社ではなく優れたカメラマン1人に頼む。どれも一日の印象を変えずに、確かな節約になります。

それでも最も効果的な節約は、ゲストリストの見直しです。ゲストが10名減れば、テーブルが1卓減り、その分の装花、料理、飲み物も減り、多くの場合はより小さな会場で済みます。

準備の進行に合わせて管理する

予算は、最新の状態であってこそ役に立ちます。1か所にまとめて、見積もりや請求書が届いたらすぐに更新し、準備が進んでいる間は週に1回見直しましょう。確認したい内容はシンプルです。項目ごとの予定額とこれまでに確定した額、全体で総額のうちどれだけを使ったか、そして今後数週間で支払期限が来る支払いです。

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チェックリスト

• 項目を1つでも書き出す前に総額を決め、誰がいくら負担するかを書き留めます。
• 項目ごとに振り分けたうえで予備費を確保し、すでに使ったものとして扱います。
• すべての行に予定額と実績額を記録し、見積もりや請求書が届くたびに実績額を更新します。
• すべての業者に、金額に含まれていないものを確認します。
• 手付金と分割払いをすべて支払期限とともに入力し、予算を支払いカレンダーとしても使います。
• 支払いをした当日に、日付とともに支払済みにします。
• 週に1回見直し、予備費の使い道はイベントの2週間前に決めます。