デジタルゲストブック：ゲストからメッセージや音声メッセージを集める方法

ゲストブックが半分白紙のままになる理由

ゲストブックは、イベントの中で後から読み返すためにある唯一のものです。それなのに、多くの主催者が開かずにしまい込んでしまうものでもあります。原因がゲストにあることはまれです。問題は置き方にあります。入口脇のサイドテーブルにノートが1冊とペンが1本。到着して早く飲み物を手にしたいタイミングで列ができ、「おめでとう」と名前以外に何を書けばよいかもわかりません。伝えたいことが浮かぶころには、ノートは3部屋も先にあり、ペンも見当たりません。

心に残るメッセージは、別のタイミングで生まれます。夜も更けてスピーチが終わったころ、ゲストが主催者に伝えたかったことを思い出したときです。当日の1か所だけで開いているゲストブックは、そうしたメッセージをすべて取りこぼします。必要なのは、ゲストがポケットに入れて持ち歩けて、答えたくなる問いかけがあり、明かりが消えた後も開いているゲストブックです。

紙、ビデオブース、デジタル：形式を選ぶ

間違った形式はありません。ただ、どの形式を選ぶかで、誰がいつ書くかが決まります。

• テーブルに置くノート：物としての美しさがあり、手書きの文字そのものが記念になります。ただし書いてくれるのは早く到着した人だけで、その場にいなかった人は読むことができません。
• ビデオブース：カメラと背景、お題を書いたカードを用意します。生き生きとしたメッセージが集まりますが、会場の一角と担当者が必要です。ファイルはハードディスクに保存され、誰かに見せる前に編集しなければなりません。
• イベントページのデジタルゲストブック：ゲストは、道順や写真を見るためにすでに使っているページを開き、数行書くか音声メッセージを録音して送ります。アプリもアカウントも不要で、列もできません。すべてのメッセージを1か所で読み、ほかのゲストに何を見せるかをご自身で決められます。EventAssetsはこの方法をとっており、このガイドの以降の内容もこうした仕組みを前提にしています。

紙のノートとデジタルのゲストブックは、どちらか一方を選ぶものではありません。書くのが好きな人のためにノートを残し、それ以外の人にはコードを案内しましょう。

具体的に問いかける

「ゲストブックへの記帳をお願いします」と書くと、「おめでとう。花子より」が返ってきます。問いかけがあれば、メッセージが返ってきます。コードの横のカードにお題を1つ書き、イベントに合わせて変えましょう。

• アドバイス：「誰かに教えてほしかったこと1つ」は、結婚式でも卒業祝いでも退職祝いでも使えます。
• 思い出の場面：「私たちのどちらかに初めて会ったとき」や「今夜いちばんの思い出」は、ゲストに語るべきエピソードを与えます。そして、何度も読み返したくなるのはエピソードです。
• ひとことで：「ふたりをひとことで表すと」なら10秒で書けて、100名分が並べばひとつの肖像画になります。
• 企業イベント向けの問い：「月曜日から試してみたいこと」や「登壇者に伝えたいこと1つ」は、主催者がほかでは得られないフィードバックになります。

お題は5つではなく1つに絞ってください。質問を選べるようにすると、ゲストはどれにも答えなくなります。

音声メッセージ：何度も聞き返したくなるメッセージ

書かれたメッセージは思いを伝え、音声メッセージはその人自身を伝えます。10年後、友人が書いたメッセージは素敵な一文として残りますが、途中の笑い声や最後の間まで含めた40秒の声は、その友人そのものです。音声メッセージは、普段なら書かないゲストにも届きます。スマートフォンで文字を打たない年配のゲスト、文章に自信のない同僚、歌いたい子どもたちです。

うまくいくためのポイントがいくつかあります。まず、十分に静かな場所を用意しましょう。ダンスフロアではなく、エントランスホール、庭、宴会場の外の廊下などです。どのくらいの長さで十分かもカードに書いておきます。30秒あれば十分です。そう書いてあるだけで、多くのゲストは肩の力が抜けます。聞き返して録り直せるようにもしておきましょう。ゲストが気持ちよく送れるのは、たいてい2回目の録音です。

ゲストが書く場所とタイミング

ゲストが書くのは、ゲストブックが目の前にあり、ちょうどよいタイミングが来たときです。だからこそ、コードはそうした場所に置き、ゲストブックは当日の前後にも開けておきましょう。当日は、写真のアップロードや席の確認に使うのと同じコードからゲストブックも開けます。各テーブルのカード、ウェルカムボード、バー、出口のカードに置きましょう。読み取ってもらえるサイズと文言はQRコードのガイドにまとめています。コードの横には、それが何かではなく、何をすればよいかを書きます。「読み取ってメッセージを残してください」の一文とお題を1つ、ゲストの言語で添えましょう。

食事の後に、主催者かマイクを持つ人から一度アナウンスしてもらいます。「テーブルのコードはゲストブックにもなっています。メッセージを書くか、そのまま話しかけてください」。招待状と同時にゲストブックを開けておけば、来られないゲストもメッセージを書けます。終了後も数週間は開けておきましょう。特に心に残るメッセージは、お礼のメッセージと写真のリンクを送ったころに届くからです。こうしたタイミングを1年の流れの中でどこに置くかは、準備のタイムラインでご確認いただけます。

確認、保管、共有

すべてのメッセージが、全員の見るページにふさわしいとは限りません。そのテーブルでしか通じない冗談、主催者だけに宛てたメッセージ、20秒間BGMしか聞こえない録音。簡単に確認するだけで、こうしたものを見つけられます。メッセージをすぐに公開するか、確認後に公開するかは、当日までに決めておきましょう。友人同士の結婚式なら、すぐに公開することで、その夜のうちにゲストの目の前でゲストブックが育っていきます。企業イベントや、初対面の人が多い場では、先に確認し、翌朝に公開しましょう。

匿名のメッセージも受け付けましょう。とても率直な言葉ほど、名前を書きたくないゲストから届くことがあります。名前を必須にするゲストブックでは、そうした言葉を失ってしまいます。集まったメッセージは、その日の写真と同じ場所に保管し、ゲストや来られなかった人たちと共有しましょう。

EventAssetsなら、ゲストブックはイベントページのセクションの1つです。ブラウザーで書いたり録音したりでき、新しいメッセージを確認後に公開するか、すぐに公開するかを設定で選べます。メッセージはイベントとともに保管されます。オンにする方法と届いたメッセージの確認方法はサポート記事で、隣に並ぶギャラリーについてはゲストの写真を集めるガイドでご確認いただけます。

チェックリスト

• ゲストが持ち歩けるゲストブックを選びます。イベントページにあり、アプリ不要で、列もできないものです。
• お題は5つではなく1つにし、イベントの場面に合わせて変えます。
• 音声メッセージを受け付け、30秒で十分だと伝え、静かな場所を案内します。
• すべてのテーブル、ウェルカムボード、出口にコードを置き、「読み取ってメッセージを残してください」と添えます。
• 招待状と同時にゲストブックを開き、当日の後も数週間は開けておきます。
• メッセージをすぐに公開するか、確認後に公開するかを当日までに決めます。
• 匿名のメッセージを受け付け、ふさわしくないものは非表示にし、残りは写真と一緒に保管します。