出欠の回答をオンラインで集める方法

回答から知りたいこと

回答の集め方を決める前に、回答から何を知りたいのかを決めましょう。どのイベントにも必要な答えは1つだけです。世帯ごとではなく、1人ひとりが出席か欠席か。ケータリング業者はお皿の数を、会場は椅子の数を数えるからです。それ以外はすべて任意です。料理の選択、食事の制限、リクエスト曲、宿泊や送迎バスの座席が必要かどうか。出席人数は、依頼したすべての業者から聞かれる数字です。回答はこの数字を軸に組み立て、ほかはおまけと考えましょう。

回答には期日もあります。ケータリング業者はイベントの約2週間前に最終的な人数を必要とし、座席表づくりにはさらにその1週間前に必要です。そして、未回答の人に連絡するための数日も必要です。こうした日付から逆算すれば、回答期限は自然と決まります。

招待状の前にゲストリストを作る

招待状は世帯に届き、回答は1人ひとりから届きます。誰と誰が一緒なのかをリストが把握していれば、回答は正しい場所に記録されます。夫婦、子ども2人の家族、友人とその同伴者は、それぞれ招待状1通のグループで、回答はメンバー1人ずつです。同伴者についての方針は今のうちに決め、全員に同じように適用しましょう。一般的には、配偶者、婚約者、同居しているパートナーは名前を書いて招待し、独身のゲストには、全員分の余裕があれば同伴者を認めます。招待状に名前が書かれた同伴者は、「ほか1名」と書かれた場合よりずっと出席してくれやすくなります。

リストの名前は、ゲスト本人が書くとおりの表記で登録しましょう。「髙橋」と「高橋」のような漢字の違いにも気をつけてください。回答フォームで自分の名前が見つからないことは、ゲストが途中であきらめてメッセージで連絡してくる最もよくある理由です。

回答期限を決める

逆算しましょう。ケータリング業者への最終人数の連絡が2週間前なら、回答期限はイベントの3〜4週間前です。招待状は6〜8週間前に送ります。そうすれば、ゲストには返信までに1か月、ご自身には未回答の人に連絡するための1週間が残ります。遠方で行うイベントや、飛行機での移動が必要なイベントなら、招待状は3か月前に送り、回答期限は6週間前に設定します。回答期限は、日付だけでなく文章で招待状に書きましょう。隅に日付だけが書いてあるより、「5月3日までにご回答ください」のほうがはっきり伝わります。

月末よりも、月の半ばの平日を期限にするほうがうまくいきます。月末は、誰もが「ぎりぎりまで大丈夫」と考えてしまうからです。

尋ねること、尋ねないこと

質問を1つ増やすごとに、回答は集まりにくくなります。判断に影響することだけを尋ねましょう。たいてい入れる価値のある質問は次のとおりです。

• 1人ひとりの出欠：出席か欠席か。常に必須です。
• 料理の選択：コース料理で、ケータリング業者が事前に数を必要とする場合だけにします。
• 食事の制限：自由記述で任意にします。ほとんどのゲストには特にないからです。
• 宿泊や送迎：主催者が手配する場合だけにします。
• お子さま：招待状でお子さまの扱いがはっきりしない場合だけにします。本来は、はっきりさせておくべきことです。

質問は5つ以内にしましょう。必ず答えてほしい質問だけを必須にし、残りは任意にします。リクエスト曲を必須にすると、回答は途中で放り出されてしまいます。ご自身の姉妹の住所のように、すでに知っていることは尋ねないでください。

招待状の文面

一行で十分です。いつまでに、どこで回答すればよいかを書きます。「下記のリンクから5月3日までにお知らせください」と書き、その下にリンクかQRコードを載せます。メッセージや電話での回答も受け付ける場合はそう書いておきますが、その回答はご自身で入力することになると考えておきましょう。質問の内容をカードに並べるのは避けてください。質問はフォームが尋ねてくれます。

印刷する招待状では、QRコードとページの短いURLを一緒に載せましょう。読み取るより入力したいゲストもいるからです。サイズと配置はQRコードのガイドで解説しています。

効果的なリマインド

ゲストのおよそ3分の1は最初の1週間で回答し、3分の1は最後の1週間で回答し、残りの3分の1にはひと押しが必要です。ひと押しをわずらわしく思うのではなく、あらかじめ計画しておきましょう。

• 回答期限の1週間前：まだ回答していない全員に、もう一度リンクを添えて、やわらかい文面でメッセージを送ります。この段階ならグループへのメッセージでも構いません。
• 回答期限の当日：まだ回答のない世帯それぞれに、個別にメッセージを送ります。「金曜日にケータリング業者へ最終人数を伝えるので、それまでにお知らせいただけますか？」のように理由を添えると、返事をもらいやすくなります。
• 3日後：電話をかけます。3回のメッセージに返事をしなかった人も、電話には出てくれます。中には、メッセージにまったく気づいていなかった人もいます。

電話の後も回答がない人は欠席として扱い、座席表はその人を除いて進めます。そのことを穏やかに伝えましょう。ほとんどの人は1時間以内に返事をくれます。

管理と催促

すべての回答を1つのリストで管理し、1人ひとりに出席、欠席、未回答の3つの状態を持たせます。作業のもとにするのは未回答のリストで、ケータリング業者に伝えるのは出席の人数です。メッセージや直接受け取った回答は、その日のうちに同じリストに記録し、正しい情報が1か所にだけある状態を保ちましょう。

ゲストリストがイベントページにあれば、ゲストはそこで自分の名前を探し、自分とグループのメンバーの分を回答し、質問への答えを書き添えます。アプリもアカウントも不要です。EventAssetsでは、すべての回答がそのゲストの行に記録され、回答が届くたびに合計が更新され、回答期限が来るとフォームが自動的に締め切られます。リストはすべての回答とともにCSVにエクスポートできます。質問と回答期限の設定方法はサポート記事でご確認いただけます。

回答期限の後

回答期限が過ぎたら、変更はフォームではなく主催者を通して受け付け、人数を把握し続けられるようにします。いくつかの変更は覚悟しておきましょう。欠席と回答したゲストが結局来られることになった、出席のはずが来られなくなった、同伴者が増えた、などです。最初のケースは、席があれば喜んで受け入れましょう。どの変更も、その日のうちに同じリストに記録します。約束した日にケータリング業者へ最終人数を伝え、当日来なかったゲストの扱いも確認しておきます。通常は、その分の費用も支払うことになります。

チェックリスト

• すべての回答に含めるべき内容を決めます。1人ひとりの出席か欠席かと、本当に必要なことだけです。
• 世帯ごとにゲストリストを作り、パートナーは名前で書き、同伴者の方針は全員に同じように適用します。
• 回答期限をイベントの3〜4週間前に設定し、招待状は6〜8週間前に送ります。
• 質問は5つ以内にし、必須にするのは出欠だけにします。
• 回答期限と回答用のリンクを、招待状に一行で書きます。
• メッセージ、個別のメッセージ、電話の3回のリマインドを計画します。
• 出席、欠席、未回答を1つのリストで管理し、回答が届いた日に更新します。
• 回答期限の後は変更をご自身で受け付け、約束した日に最終人数を伝えます。