イベント準備のタイムライン：12か月前から当日まで

このタイムラインの使い方

どのイベントにも、動かせない3つの柱があります。日付、会場、ゲストの人数です。この3つが決まれば、ほかのことはほぼ決まった順番で進みます。予約が早く埋まる業者から押さえる必要があり、ゲストには返信するための十分な時間が必要だからです。このタイムラインは、準備期間が1年ある結婚式を想定しています。いちばん手間のかかるケースです。小規模なイベントなら期間を縮められます。パーティーなら8週間、会社の食事会なら3か月で収まり、どちらもまるごと省ける段階があります。それでも順番は変わりません。

まず最初から一度通して読み、それから今の時点に合う段階から取りかかってください。準備を始めるのが遅かった場合は、最初の3つの段階を最初の2週間で済ませ、そこから追いつきましょう。

12〜9か月前

• 会場を1つでも見る前に、予算を決めます。誰が負担するのか、総額をいくらにできるのかもこの時点で決めておきます。方法は予算のガイドで解説しています。
• おおよそのゲストの人数を決めます。会場の広さと費用の大部分がこれで決まります。
• 日付を決めます。候補を2〜3つに絞り、必ず来てほしい人の都合と照らし合わせるのでも構いません。
• 会場を見学して予約します。何が含まれていて何が追加料金か、各支払いの期限はいつかを確認しましょう。
• 予約が早く埋まる業者を押さえます。カメラマン、バンドやDJ、会場に料理がなければケータリング業者、そして司式者です。
• 名前と世帯ごとにゲストリストを作り始め、人数を具体的な数字にします。

8〜6か月前

• セーブ・ザ・デートを送ります。ゲストが遠方から来る場合は特に大切です。日付、場所、リンクを書いた短いメッセージで十分です。
• 衣装を選び、お直しを始めます。届くまでに時間のかかるものは早めに注文します。
• ゲストや業者のための宿泊先をまとめて押さえ、必要な交通手段を手配します。
• 日付、会場、地図を載せたイベントページを作り、これから送るすべてのものにリンクを入れます。1分で設定する方法はサポート記事でご確認いただけます。
• 挙式の内容と当日の主な場面を決め、業者がそれに合わせて計画できるようにします。

5〜3か月前

• 招待状をデザインして注文し、返信方法も印刷しておきます。イベントページのQRコードか短いリンクを入れましょう。サイズと配置はQRコードのガイドにまとめています。
• 料理とケーキを試食して決定します。
• 装花と装飾を注文し、搬入と設営の時間を会場と取り決めます。
• 会場にないレンタル品を予約します。椅子、テーブルクロス、照明、ダンスフロア、テントなどです。
• 挙式の進行を書き、スピーチをお願いしたい人に依頼します。

2か月前

• 当日の6〜8週間前に招待状を送り、回答期限は当日の3〜4週間前に設定します。尋ねるべき質問と回答の管理方法は出欠確認のガイドで解説しています。
• すべての業者と、到着、設営、開始、終了、撤収のスケジュールを書面で確認します。
• 音楽を計画します。特定の曲が必要な場面と、音楽のいらない場面を決めましょう。
• 案内表示、席札、ウェルカムボードを注文します。テーブル番号は最後に決まるので、余白を残しておきます。
• ヘアメイクと、必要であればそのリハーサルを予約します。

4〜3週間前

• 未回答のゲストに連絡します。期限の1週間前に未回答の全員へリマインドを送り、次に個別のメッセージ、それでも返事がなければ電話をかけます。
• 会場とケータリング業者に、最終的な人数と食事の制限を伝えます。
• 確定したリストをもとに座席表を作ります。手順は座席表のガイドで解説しています。
• 時刻、場所、各場面の担当者を書いた当日の進行表を作り、業者や手伝ってくれる人と共有します。
• 期限が来た残金を支払い、当日に現金での支払いを希望する業者をメモしておきます。

最後の1週間

• 進行表を添えて、すべての業者にもう一度確認します。
• 座席表、席札、案内表示は、できるだけ直前に印刷します。
• 緊急用のセットを用意します。ソーイングセット、絆創膏、痛み止め、染み抜き、スマートフォンの充電器、現金、すべての契約書のコピーです。
• 引き継ぎをします。当日、進行表と業者の連絡先を持つ人を1人決めます。それはご自身ではありません。
• イベントページで写真のアップロードとゲストブックを開き、何台かのスマートフォンでQRコードを試します。

前日、当日、そしてその後

• 前日：装飾と印刷物を会場に届け、挙式のリハーサルをして、早めに休みます。
• 当日：朝食をしっかりとり、スマートフォンは進行表を持つ人に預け、あとはスケジュールに任せます。何か小さなことはうまくいかないものですが、ほかの誰も気づきません。
• 翌週：ギャラリーへのリンクを添えてお礼のメッセージを送り、ゲストが撮った写真と動画を、まだ手元に残っているうちに集めます。いちばん簡単な方法はゲストの写真を集めるガイドで、ゲストがまだ書いてくれるメッセージについてはゲストブックのガイドで解説しています。
• 翌月：最終的な請求書で予算を締め、レンタル品を返却し、記憶が新しいうちに次に変えたいことを書き留めておきます。

パーティーと企業イベント

60名までのパーティーなら、8週間で準備できます。1週目に会場と日付、2週目に回答期限つきの招待状、4週目までに料理、飲み物、音楽、6週目に未回答のゲストへの連絡と最終人数の連絡、7週目に装飾とプレイリスト、そして最後の数日で買い出しです。着席のディナーでなければ座席表は省きましょう。写真のアップロード用のリンクを招待状に入れておけば、写真が自然と集まります。

企業イベントも同じ順番で進みますが、呼び方が変わります。招待状の代わりに申込ページ、挙式の代わりに進行台本、そして1週間前に会場との機材チェックです。さらに3つの節目を加えましょう。申込の締め切り、ケータリングの最終人数の提出期限、そして翌週に数字、フィードバック、写真を持ち寄る振り返りの会です。