座席表作成ツール：ゲストの席を決める方法

まずはゲストリストから

座席表（結婚式でいう席次表）は、ゲストリストを空間に並べたものです。だからこそ、もとになるリスト以上のものにはなりません。テーブルを1つでも描く前に、3つのことを確認しましょう。お子さまやパートナーも含め、すべてのゲストが名前でリストに載っていること。一緒に来るゲストが、夫婦、家族、同伴者のいるゲストといったグループとしてまとめられていること。そして、誰が実際に出席するのかがわかっていること、つまり回答がそろっていることです。確定したリストではなく、招待したリストをもとに作った座席表は、少なくとも一度は作り直すことになります。

使うのは確定したリストだけにしましょう。まだ回答が少しずつ届いている段階なら、回答期限の決め方と最後まで残った未回答の人への連絡方法を出欠の回答を集めるガイドで解説しています。欠席の人の席を決めるのは無駄な作業で、迷っている人の席を決めるのは推測にすぎません。

会場を知る

会場に寸法入りの見取り図をもらうか、ご自身で歩いて測りましょう。まず動かせないものを書き込みます。入口、ダンスフロア、バンドやDJ、ビュッフェやバー、非常口、お手洗い、視界をさえぎる柱などです。次に、会場にどんなテーブルがあり、それぞれに椅子が何脚置けるかを確認します。一般的なサイズは次のとおりです。

• 円卓：直径150cmなら8名、180cmなら10名がゆったり座れます。全員の顔が見えるので、会話が弾みます。
• 長方形のテーブル：両側に6〜8名、両端に1名ずつ座れます。何台かつなげれば長い宴会テーブルになり、ゆとりのある印象で、大人数のグループもひとまとまりで座れます。
• メインテーブルや高砂：会場全体を向いた長いテーブルに新郎新婦と近しい人たちが座るか、ふたり用の小さな高砂にして、付き添いの友人たちはそれぞれのパートナーと一緒に座れるようにします。
• 子ども用のテーブル：近くに大人を1〜2名配置し、テーブルには遊べるものを用意しておきます。

テーブルの間には、椅子を引けて、スタッフがお皿を持って通れるだけの余裕を残しましょう。テーブルの端と端の間で約1.5mが、実際に使える最小の間隔です。誰かの席を決める前に、会場の席数を数えて確定したゲストの人数と比べてください。席が足りないなら、詰め込んだ座席表ではなく、テーブルを増やすか配置を変える必要があります。

まずグループに分け、それから配置する

ゲストを1人ずつ座らせていくのはやめましょう。まず、すでに知り合いの人や、明らかに一緒にいるべき人ごとにグループに分けます。両家の家族、学生時代の友人、同僚、近所の人、いとこなどです。たいていのグループは1卓か半卓分になります。それからグループを配置します。最も近い家族は新郎新婦や主催者の近くに、年配のゲストはスピーカーから離して出口の近くに、にぎやかな友人たちはダンスフロアの近くに、小さなお子さま連れのゲストは会場を横切らずにすぐ外へ出られる場所に座ってもらいましょう。

グループの中では、どのゲストも同じテーブルに少なくとも1人、できれば2人は知り合いがいるようにしましょう。誰も知り合いがいないゲストは、早めに帰ってしまいがちです。異なるグループを混ぜるのは、どちらにもよいことがある場合だけにします。年齢が近く共通の趣味がある2つのグループなら、にぎやかなテーブルになるかもしれません。共通点のない2つのグループでは、静かなテーブルになってしまいます。

マナーと難しいケース

たいていの座席表には、ほかのすべてよりも時間のかかる判断が2つか3つあります。役に立つルールをいくつかご紹介します。

• 離婚したご両親：それぞれのパートナーや親族と一緒のテーブルを別々に用意し、どちらも新郎新婦から同じくらいの距離にします。本人たちが望まない限り、同じテーブルにはしません。
• 元恋人や不仲の人たち：テーブルを分け、視線も合わない配置にします。誰にも理由を説明する必要はありません。
• 会ったことのない同伴者：一緒に来たゲストのグループに座ってもらい、知らない人ばかりのテーブルに1人で座らせることは避けます。
• 独身のゲスト：「独身者のテーブル」ではなく、年齢や人生の段階が近い人たちと一緒に座ってもらいます。
• 食事の制限：座席表そのものは変わりませんが、ケータリング業者がテーブルからゲストを探せるよう、リストに書いておきます。
• 企業イベント：あえて部署を混ぜ、顔を合わせるべき人同士を同じテーブルにします。テーブルを半分空けておくのではなく、遅れてくる人のために数席を確保しておきます。
• パーティー：40名程度までなら自由席でうまくいきます。それより多い場合は、席までは決めずにテーブルだけを割り当て、主催者の家族用に1卓を確保しておきます。

テーブルだけを決めるか、席まで決めるか

ほとんどのイベントでは、ゲストごとにテーブルを割り当てるだけで十分です。ゲストは自分のテーブルを見つけて椅子を選ぶので、気楽な雰囲気になり、直前の変更にも慌てずに対応できます。正確な席まで決める価値があるのは、席札を置くフォーマルなディナー、ケータリング業者が席ごとに料理を出すコース料理、並び順が大切なメインテーブルの場合です。席まで決めるなら、できるところでは交互に配置しましょう。夫婦を隣同士ではなく向かい合わせにすると会話が途切れにくく、列の端に取り残される人も出ません。

ゲストに席を知らせる

誰にも読めない座席表は、入口に行列を生みます。昔ながらの方法は、全員の名前を五十音順に並べてテーブル番号を添えた大きなボードか、名前順に並べたエスコートカードです。名前順は譲れません。テーブル順に並べたボードでは、ゲスト全員がすべてのテーブルを読まなければならなくなります。

イベントページで名前から席を探せるようにすれば、行列そのものがなくなります。ゲストがスマートフォンで名前を入力すると、自分のテーブルと同じテーブルの人たちが表示されます。EventAssetsでゲストリストを管理していれば、座席表は同じリストから作られ、各テーブルに誰が座るかが表示されます。イベントページの座席表では、どのゲストも名前から自分のテーブルを探せます。手順はサポート記事でご確認いただけます。

直前の変更

最後の1週間に欠席の連絡をしてくる人も、同伴者を連れてきたいと言う人も必ずいます。備えておきましょう。予備の席は1つのテーブルにまとめず、2つのテーブルに1〜2席ずつ用意しておけば、直前に増えた同伴者もふさわしいグループと一緒に座れます。席を決めた後にゲストが欠席したら、そのグループを移動させるか、そのテーブルに空席を残すかを決めます。椅子が1つ空いているのは問題ありませんが、テーブルの半分が空いているのは避けたいところです。

座席表と席札は、できるだけ直前、通常は2〜3日前に印刷します。最終版の担当者を1人決めておけば、ケータリング業者、会場、ボードのすべてが同じ内容になります。

チェックリスト

• 回答期限の後、グループごとにまとめた確定済みのゲストリストから始めます。
• 見取り図とテーブルのサイズを手に入れ、誰かを配置する前に席数とゲストの人数を比べます。
• まずゲストをグループに分け、それからグループを会場に配置します。
• どのゲストにも、同じテーブルに少なくとも1人は知り合いがいるようにします。
• 難しいケースは早めに決め、必要に応じて本人に尋ねます。
• ディナーのフォーマルさに応じて、テーブルだけを決めるか、席まで決めるかを選びます。
• 座席表は五十音順で掲示するか、ゲストが名前で探せるようにします。
• 2つのテーブルに予備の席を確保し、最終版はできるだけ直前に印刷します。