Calendário de planeamento de um evento: de doze meses antes até ao dia

Como usar este calendário

Todos os eventos têm três pontos fixos: a data, o espaço e o número de convidados. Depois de definidos, quase tudo o resto segue uma ordem previsível, porque os fornecedores cuja agenda se preenche com mais antecedência têm de ser garantidos primeiro e os convidados precisam de tempo suficiente para responder. Este calendário foi escrito para um casamento com um ano de preparação, que é o caso mais exigente. Um evento mais pequeno comprime-o: uma festa cabe em oito semanas, um jantar de empresa em três meses, e ambos saltam secções inteiras. A ordem mantém-se.

Leia-o uma vez desde o início e depois trabalhe a partir da secção que corresponde ao tempo que lhe falta. Se começar tarde, trate das três primeiras secções nas primeiras duas semanas e recupere a partir daí.

De doze a nove meses antes

• Defina o orçamento, quem contribui e qual pode ser o total, antes de ver um único espaço. O guia do orçamento explica como.
• Chegue a acordo quanto a um número aproximado de convidados. É ele que decide o tamanho do espaço e a maior parte dos custos.
• Escolha a data, ou duas ou três alternativas, e confirme-as com as pessoas que não podem faltar.
• Visite e reserve o espaço. Pergunte o que está incluído, o que é extra e quando vence cada pagamento.
• Reserve os fornecedores que esgotam primeiro: o fotógrafo, a banda ou o DJ, o catering se o espaço não o tiver, e o celebrante.
• Comece uma lista de convidados com nomes e agregados familiares, para que o número se torne real.

De oito a seis meses antes

• Envie os avisos de reserva da data («save the date»), sobretudo se os convidados tiverem de viajar. Basta uma mensagem curta com a data, a localidade e um link.
• Escolha o vestuário e comece os ajustes; encomende tudo o que tenha um prazo de entrega longo.
• Reserve blocos de quartos e o transporte necessário para convidados e fornecedores.
• Crie a página do evento com a data, o espaço e um mapa, e ponha o link em tudo o que enviar a partir de agora. O artigo de apoio mostra como a configurar num minuto.
• Defina a cerimónia e os momentos principais do dia, para que os fornecedores possam planear em função deles.

De cinco a três meses antes

• Desenhe e encomende os convites, com a forma de resposta impressa. Inclua o código QR ou um link curto para a página do evento; o guia sobre códigos QR indica os tamanhos e os sítios onde o colocar.
• Prove e confirme o menu e o bolo.
• Encomende as flores e a decoração, e combine com o espaço uma hora de entrega e de montagem.
• Reserve o aluguer do que o espaço não fornece: cadeiras, toalhas, iluminação, uma pista de dança, uma tenda.
• Escreva a cerimónia e convide as pessoas que vão discursar.

Dois meses antes

• Envie os convites, seis a oito semanas antes do dia, com um prazo de resposta três a quatro semanas antes. O guia das confirmações de presença trata das perguntas a fazer e de como acompanhar as respostas.
• Confirme o horário por escrito com cada fornecedor: chegada, montagem, início, fim, desmontagem.
• Planeie a música: os momentos que pedem uma canção específica e os que não pedem nenhuma.
• Encomende a sinalética, os marcadores de mesa e o painel de boas-vindas, deixando espaço para os números finais das mesas.
• Marque cabeleireiro, maquilhagem e eventuais provas.

De quatro a três semanas antes

• Insista nas respostas: um lembrete a quem ainda não respondeu uma semana antes do prazo, depois uma mensagem pessoal, depois um telefonema.
• Dê ao espaço e ao catering o número final e as notas sobre restrições alimentares.
• Faça o plano de mesas a partir da lista confirmada; o guia do plano de mesas acompanha-o passo a passo.
• Escreva o programa do dia com horas, locais e o responsável por cada momento, e partilhe-o com os fornecedores e com quem ajuda.
• Pague os saldos que vencem e tome nota de quem quer dinheiro em mão no dia.

A última semana

• Confirme mais uma vez com cada fornecedor, com o programa em anexo.
• Imprima o plano de mesas, os marcadores de lugar e a sinalética o mais tarde possível.
• Prepare um kit de emergência: estojo de costura, pensos rápidos, analgésicos, tira-nódoas, carregador de telemóvel, dinheiro, uma cópia de cada contrato.
• Delegue: no dia, uma pessoa fica com o programa e os contactos dos fornecedores, e essa pessoa não pode ser quem organiza.
• Abra o carregamento de fotografias e o livro de visitas na página do seu evento e teste o código QR com alguns telemóveis.

Na véspera, no dia e depois

• Na véspera: deixe a decoração e os impressos no espaço, ensaie a cerimónia e deite-se cedo.
• No dia: tome o pequeno-almoço, deixe o telemóvel com a pessoa que tem o programa e deixe o horário seguir o seu curso. Algo pequeno vai correr mal e mais ninguém vai reparar.
• Na semana seguinte: envie mensagens de agradecimento com o link para a galeria, e recolha as fotografias e os vídeos que os seus convidados tiraram enquanto ainda os têm. O guia sobre as fotografias dos convidados explica a forma mais simples; o guia do livro de visitas trata das mensagens que eles ainda gostariam de escrever.
• No mês seguinte: feche o orçamento com as faturas finais, devolva o que alugou e anote o que faria de outra forma enquanto ainda se lembra.

Festas e eventos empresariais

Uma festa com até sessenta convidados cabe em oito semanas: espaço e data na primeira semana, convites com prazo de resposta na segunda, comida, bebidas e música até à quarta semana, insistência nas respostas e número final entregue na sexta semana, decoração e lista de reprodução na sétima, e as compras nos últimos dias. Dispense o plano de mesas, a não ser que o jantar seja servido à mesa, e ponha no convite o link para carregar fotografias, para que as fotografias cheguem até si.

Um evento empresarial segue a mesma ordem com outros nomes: uma página de inscrição em vez de convites, um alinhamento em vez de uma cerimónia e uma verificação técnica com o espaço uma semana antes. Acrescente três marcos: quando fecham as inscrições, quando tem de entregar o número final ao catering e uma reunião de balanço na semana seguinte, com os números, o feedback e as fotografias.