Como recolher confirmações de presença online

O que uma resposta lhe tem de dizer

Antes de decidir como recolher as respostas, decida o que precisa delas. A única resposta de que todos os eventos precisam é um sim ou um não por pessoa, e não por agregado, porque o catering conta pratos e o espaço conta cadeiras. Tudo o resto é opcional: a escolha do prato, uma restrição alimentar, um pedido de música, se alguém precisa de quarto ou de lugar no autocarro. O número de pessoas é o valor que todos os fornecedores que contratou lhe vão pedir, por isso construa as respostas à volta dele e trate o resto como um bónus.

Uma resposta é também uma data. O catering precisa do número final cerca de duas semanas antes do evento, o plano de mesas precisa dele uma semana antes disso, e ainda precisa de alguns dias para insistir com quem não respondeu. Faça as contas de trás para a frente a partir dessas datas e o prazo define-se sozinho.

Prepare a lista de convidados antes dos convites

Um convite vai para um agregado; uma resposta vem de uma pessoa. Se a sua lista já souber quem pertence a quem, as respostas caem no sítio certo: um casal, uma família com dois filhos, um amigo e o seu acompanhante formam um grupo, com um convite e uma resposta por membro. Decida já a regra para os acompanhantes e aplique-a a todos da mesma forma; o habitual é convidar pelo nome os cônjuges, noivos e companheiros que vivem juntos, e dar um acompanhante aos convidados sem par se o puder fazer para todos. Um acompanhante identificado pelo nome no convite tem muito mais probabilidade de vir do que um «e acompanhante».

Escreva os nomes tal como os próprios convidados os escrevem. Um formulário de resposta que não encontra o nome de alguém é a razão mais comum para as pessoas desistirem e, em vez disso, lhe mandarem uma mensagem.

Defina o prazo

Conte de trás para a frente: o número final tem de chegar ao catering duas semanas antes, por isso o prazo de resposta fica três a quatro semanas antes do evento. Envie os convites seis a oito semanas antes, o que dá aos convidados um mês para responder e a si uma semana para insistir. Para um evento num destino distante, ou qualquer coisa que exija voos, envie-os com três meses de antecedência e marque o prazo para seis semanas antes. Escreva o prazo no convite por extenso, e não apenas como uma data: «Por favor, responda até 3 de maio» é mais claro do que uma data num canto.

Um prazo num dia útil a meio do mês resulta melhor do que o fim do mês, que toda a gente trata como o último minuto possível.

O que perguntar e o que não perguntar

Cada pergunta que acrescenta custa respostas, por isso pergunte só o que muda uma decisão. As perguntas que costumam justificar o seu lugar:

• Presença por pessoa: o sim ou o não, sempre obrigatório.
• Escolha do prato: só se a refeição for servida à mesa e o catering precisar das contagens com antecedência.
• Restrições alimentares: um campo de texto livre, opcional, porque a maioria dos convidados não tem nenhuma.
• Alojamento ou transporte: só se for o anfitrião a organizá-los.
• Crianças: só se o convite não for claro quanto a isso, o que não deveria acontecer.

Fique pelas cinco perguntas ou menos. Assinale as obrigatórias e deixe o resto opcional; um pedido de música obrigatório é a melhor forma de uma resposta ficar a meio. Não pergunte nada que já saiba, como a morada da sua própria irmã.

Redija o convite

Basta uma linha: a data até à qual responder, e onde. «Por favor, diga-nos até 3 de maio através do link abaixo», com o link ou o código QR por baixo. Se também aceitar respostas por mensagem ou por telefone, diga-o, mas conte com ter de as introduzir à mão. Evite enumerar as perguntas no cartão; o formulário encarrega-se delas.

Num convite impresso, o código QR e um endereço curto da página escrito por extenso andam juntos, porque alguns convidados vão preferir escrever o endereço a ler o código. O guia sobre códigos QR trata dos tamanhos e da colocação.

Lembretes que resultam

Cerca de um terço dos convidados responde na primeira semana, um terço na última semana, e um terço precisa de um empurrão. Planeie esses empurrões em vez de se irritar com eles:

• Uma semana antes do prazo: uma mensagem simpática a todos os que ainda não responderam, outra vez com o link. Nesta fase, uma mensagem de grupo serve.
• No dia do prazo: uma mensagem pessoal a cada agregado que falte. «Vamos dar os números finais ao catering na sexta-feira, pode dizer-nos se vem?» resulta porque dá uma razão.
• Três dias depois: um telefonema. Quem não respondeu a três mensagens atende um telefonema, e alguns nem sequer chegaram a ver as mensagens.

Quem não tiver respondido depois do telefonema conta como ausente, e o plano de mesas avança sem essa pessoa. Diga-lho, com simpatia; a maioria responde dentro de uma hora.

Registar e insistir

Mantenha todas as respostas numa só lista com três estados por pessoa: presente, ausente, pendente. A lista dos pendentes é aquela com que trabalha; o número de presentes é o que entrega ao catering. Registe no mesmo dia, na mesma lista, as respostas que chegam por mensagem ou pessoalmente, para que haja uma única fonte de verdade.

Se a lista de convidados estiver na página do seu evento, os convidados respondem aí: encontram o seu nome, respondem por si e pelo seu grupo e acrescentam as respostas às perguntas que definiu, sem aplicação e sem conta. No EventAssets, cada resposta vai parar à linha do convidado, os totais atualizam-se à medida que as respostas chegam, o prazo fecha o formulário automaticamente e a lista pode ser exportada para CSV com todas as respostas. O artigo de apoio mostra como definir as perguntas e o prazo.

Depois do prazo

Passado o prazo, as alterações passam por si e não pelo formulário, para que mantenha o controlo do número. Conte com algumas: um convidado que tinha recusado e afinal pode vir, um «sim» que já não pode, um acompanhante que aparece. Aceite o primeiro com gosto se houver lugar, e registe cada alteração na mesma lista, no mesmo dia. Entregue o número final ao catering na data combinada e diga-lhe qual é a sua regra para quem faltar sem avisar, que normalmente é pagar esses lugares.

Uma lista de verificação

• Decida o que cada resposta tem de conter: um sim ou um não por pessoa, e nada de que não precise.
• Prepare a lista de convidados por agregado, com os companheiros identificados pelo nome e uma regra para acompanhantes aplicada a todos.
• Marque o prazo para três a quatro semanas antes do evento e envie os convites seis a oito semanas antes.
• Faça cinco perguntas ou menos, e assinale como obrigatória apenas a presença.
• Ponha o prazo e o link de resposta no convite, numa só linha.
• Planeie três lembretes: uma mensagem, uma mensagem pessoal, um telefonema.
• Mantenha uma só lista com presentes, ausentes e pendentes, e atualize-a no dia em que chega cada resposta.
• Depois do prazo, trate pessoalmente das alterações e entregue o número final na data combinada.