Criar um plano de mesas: como sentar os seus convidados

Primeiro a lista de convidados

Um plano de mesas é uma lista de convidados disposta no espaço, por isso nunca pode ser melhor do que a lista de que parte. Antes de desenhar uma única mesa, confirme três coisas. Todos os convidados estão na lista pelo nome, incluindo crianças e companheiros. Os convidados que pertencem uns aos outros estão agrupados: um casal, uma família, um convidado com acompanhante. E sabe quem aceitou de facto, o que significa que as respostas já chegaram; um plano feito a partir da lista de convites, e não da lista confirmada, acaba refeito pelo menos uma vez.

Trabalhe apenas com a lista confirmada. Se as respostas ainda estiverem a chegar a conta-gotas, o guia sobre como recolher confirmações de presença explica como definir um prazo e insistir com os últimos. Sentar quem recusou é trabalho perdido; sentar os indecisos é um palpite.

Conheça a sala

Peça ao espaço uma planta com medidas, ou meça a sala a passos. Assinale primeiro os pontos fixos: a entrada, a pista de dança, a banda ou o DJ, o bufete ou o bar, as saídas, as casas de banho e qualquer pilar que tape a vista. Depois pergunte que mesas o espaço tem e quantas cadeiras cabem em cada uma. Os tamanhos habituais:

• Mesas redondas: com 150 cm de diâmetro sentam oito pessoas confortavelmente; com 180 cm, dez. As mesas redondas mantêm a conversa a fluir, porque todos se veem uns aos outros.
• Mesas retangulares: seis a oito pessoas nos lados e uma em cada topo. Várias juntas formam longas filas de banquete, que parecem generosas e permitem que grupos grandes se sentem juntos.
• Mesa de honra ou mesa dos noivos: uma mesa comprida virada para a sala, para o casal e os mais próximos, ou uma mesinha para dois que deixa os padrinhos livres para se sentarem com os respetivos pares.
• Uma mesa das crianças: com um ou dois adultos por perto e com alguma coisa para fazer em cima dela.

Deixe espaço entre as mesas para as cadeiras recuarem e para o pessoal passar com os pratos: cerca de 1,5 metros entre as bordas das mesas é o mínimo que funciona. Conte os lugares da sala e compare-os com os convidados confirmados antes de sentar alguém; se houver menos lugares, precisa de outra mesa ou de outra disposição, não de um plano mais apertado.

Agrupe e depois distribua

Não sente os convidados um a um. Primeiro, organize-os em grupos de pessoas que já se conhecem ou que claramente se devem conhecer: as duas famílias, os amigos da escola, os colegas, os vizinhos, os primos. A maioria dos grupos ocupa uma mesa ou meia mesa. Depois distribua os grupos: a família mais próxima perto do casal ou do anfitrião, os convidados mais velhos longe das colunas e perto de uma saída, os amigos mais barulhentos junto à pista de dança, os pais com filhos pequenos num sítio de onde possam sair depressa sem atravessar a sala.

Dentro de um grupo, cada convidado deve conhecer pelo menos outra pessoa da mesa, e idealmente duas. O convidado que não conhece ninguém é o que se vai embora cedo. Misture apenas quando ambos os lados ganham alguma coisa: dois grupos de idade semelhante com um interesse em comum podem fazer uma mesa animada; dois grupos sem nada em comum fazem uma mesa silenciosa.

Etiqueta e os casos difíceis

A maioria dos planos de mesas tem duas ou três decisões que levam mais tempo do que todas as outras juntas. Algumas regras que resistem bem:

• Pais divorciados: dê a cada um uma mesa própria, com o seu par e o seu lado da família, ambas igualmente perto do casal. Nunca na mesma mesa, a não ser que o peçam.
• Ex-companheiros e zangas: mesas diferentes, linhas de visão diferentes, e ninguém precisa de saber porquê.
• Acompanhantes que nunca conheceu: sente-os com o grupo do convidado que acompanham, nunca sozinhos entre desconhecidos.
• Convidados sem par: não numa «mesa dos solteiros», mas com pessoas de idade ou fase de vida semelhante.
• Restrições alimentares: não mudam o plano, mas registe-as na lista para que o catering encontre o convidado pela mesa.
• Eventos empresariais: misture departamentos de propósito e sente juntas as pessoas que precisam de se conhecer. Reserve alguns lugares para quem chega tarde em vez de deixar uma mesa meio vazia.
• Festas: lugares livres funcionam até cerca de quarenta convidados; acima disso, atribua mesas mas não lugares, e reserve uma mesa para a família do anfitrião.

Mesas atribuídas ou lugares atribuídos

Atribuir uma mesa a cada convidado chega para a maioria dos eventos: os convidados encontram a sua mesa e escolhem a cadeira, o que é descontraído e absorve uma alteração de última hora sem complicações. Atribuir o lugar exato compensa num jantar formal com marcadores de lugar, num menu servido à mesa em que o catering serve por lugar, ou numa mesa de honra em que a ordem importa. Se atribuir lugares, alterne sempre que puder: casais frente a frente em vez de lado a lado mantêm a conversa viva, e ninguém fica preso na ponta de uma fila.

Diga aos convidados onde se sentam

Um plano que ninguém consegue ler provoca uma fila à porta. As soluções clássicas são um painel grande com todos os nomes por ordem alfabética e a mesa ao lado, ou cartões com o nome e a mesa dispostos pela mesma ordem. A ordem alfabética não é negociável: um painel ordenado por mesa obriga cada convidado a ler todas as mesas.

Uma procura pelo nome na página do evento acaba de vez com a fila: o convidado escreve o nome no telemóvel e vê a sua mesa e quem se senta com ele. Se tiver a sua lista de convidados no EventAssets, o plano de mesas é feito a partir da mesma lista, cada mesa mostra quem lá está, e o plano na página do evento permite a cada convidado encontrar a sua mesa pelo nome. O artigo de apoio explica os passos.

Alterações de última hora

Alguém vai cancelar na última semana, e alguém vai pedir para levar um convidado. Prepare-se para isso: mantenha um ou dois lugares livres em duas mesas diferentes, e não todos na mesma, para que um acompanhante de última hora possa sentar-se com o grupo certo. Quando um convidado cancela depois de já o ter sentado, decida se o grupo dele muda de lugar ou se a mesa fica simplesmente com uma cadeira livre; uma cadeira livre não faz mal, meia mesa vazia faz.

Imprima o plano e os marcadores de lugar o mais tarde possível, normalmente dois ou três dias antes, e deixe uma só pessoa responsável pela versão final, para que o catering, o espaço e o painel mostrem todos a mesma coisa.

Uma lista de verificação

• Parta da lista de convidados confirmada, organizada por grupos, depois do prazo de resposta.
• Obtenha a planta da sala e o tamanho das mesas, e compare os lugares com os convidados antes de sentar alguém.
• Organize primeiro os convidados em grupos e depois distribua os grupos pela sala.
• Garanta que cada convidado conhece pelo menos uma pessoa da sua mesa.
• Decida cedo os casos difíceis e, quando ajudar, pergunte à pessoa em causa.
• Escolha só mesas, ou também lugares, consoante o grau de formalidade do jantar.
• Mostre o plano por ordem alfabética, ou deixe os convidados procurarem o seu nome.
• Mantenha lugares livres em duas mesas e imprima a versão final o mais tarde possível.