Livro de visitas digital: como recolher mensagens escritas e de voz dos seus convidados

Porque é que os livros de visitas ficam meio vazios

O livro de visitas é a única coisa de um evento feita para ser relida, e é também a única que a maioria dos anfitriões arruma sem sequer a abrir. A razão raramente são os convidados. É a forma como tudo é montado: um livro numa mesa de apoio junto à porta, uma caneta, uma fila precisamente no momento em que as pessoas chegam e querem uma bebida, e nenhuma ideia do que escrever além de «Parabéns» e um nome. Quando alguém tem finalmente algo para dizer, o livro está três salas mais longe e a caneta desapareceu.

As mensagens que importam são outras. Chegam ao fim da noite, depois dos discursos, quando um convidado se lembra daquilo que queria mesmo dizer-lhe. Um livro de visitas aberto só no próprio dia, e num só sítio, perde-as todas. O que ajuda é um livro de visitas que os convidados levam no bolso, que lhes faz uma pergunta a que vale a pena responder e que continua aberto depois de as luzes se apagarem.

Papel, cabine de vídeo ou digital: escolha o formato

Não há formato errado, mas cada um decide quem escreve e quando:

• Um livro numa mesa: bonito como objeto, e a caligrafia faz parte da recordação. Recolhe as mensagens dos primeiros a chegar e de mais ninguém, e não pode ser lido por quem não esteve presente.
• Uma cabine de vídeo: uma câmara, um fundo e uma pergunta num cartão. As mensagens são animadas, mas a cabine ocupa um canto e precisa de alguém que a acompanhe, e os ficheiros vão parar a um disco que terá de editar antes de alguém os ver.
• Um livro de visitas digital na página do seu evento: os convidados abrem a página que já usam para saber como chegar e para as fotografias, escrevem algumas linhas ou gravam uma mensagem de voz, e enviam. Sem aplicação, sem conta, sem fila. Lê todas as mensagens num só sítio e decide o que os outros veem. É o que o EventAssets faz, e o resto deste guia parte de algo semelhante.

Um livro em papel e um digital não são rivais. Guarde o livro para as pessoas que gostam de escrever e encaminhe todas as outras para o código.

Peça algo concreto

«Por favor, assine o nosso livro de visitas» dá «Parabéns, beijinhos, Ana». Uma pergunta dá uma mensagem. Ponha uma pergunta no cartão ao lado do código, e adapte-a ao evento:

• Um conselho: «Uma coisa que gostava que lhe tivessem dito» funciona tanto num casamento como numa formatura ou numa festa de reforma.
• O momento de que se lembra: «A primeira vez que conheceu um de nós» ou «A sua recordação preferida desta noite» dá ao convidado uma história para contar, e são as histórias que vai reler.
• Uma palavra: «Descreva o casal numa palavra» demora dez segundos, e cem dessas palavras seguidas formam um retrato.
• Uma pergunta para um evento empresarial: «O que vai experimentar na segunda-feira» ou «Uma coisa que diria aos oradores» dá à organização o feedback que de outra forma nunca teria.

Escolha uma pergunta, não cinco. Um convidado que pode escolher entre várias perguntas não responde a nenhuma.

Mensagens de voz: as que se voltam a ouvir

Uma mensagem escrita é o pensamento; uma mensagem de voz é a pessoa. Dez anos depois, aquilo que uma amiga escreveu é uma frase bonita, e os quarenta segundos em que falou, com o riso a meio e a pausa antes do fim, são a própria amiga. As mensagens de voz chegam também aos convidados que nunca escrevem: a avó que não escreve no telemóvel, o colega que tem vergonha dos erros de ortografia, a criança que prefere cantar.

Há algumas coisas que as fazem resultar. Dê aos convidados um sítio suficientemente sossegado: o átrio, o jardim, o corredor junto à sala de jantar, não a pista de dança. Diga no cartão quanto tempo chega: trinta segundos são mais do que suficientes, e a maioria dos convidados descontrai ao ler isso. Deixe-os ouvir a gravação e gravar de novo; a segunda tentativa é a que enviam com gosto.

Onde e quando os convidados escrevem

Os convidados escrevem quando o livro de visitas está à frente deles e o momento é o certo, por isso coloque o código nesses sítios e abra o livro antes e depois do dia. No próprio dia, o mesmo código que abre o carregamento de fotografias e a procura do lugar à mesa abre também o livro de visitas: um cartão em cada mesa, o painel de boas-vindas, o bar, um cartão à saída. O guia sobre códigos QR tem os tamanhos e as frases que levam as pessoas a ler o código. Ao lado do código, escreva o que fazer e não o que ele é: «Leia o código e deixe-nos uma mensagem» e uma pergunta, na língua dos seus convidados.

Peça ao anfitrião, ou a quem tiver o microfone, que o diga em voz alta uma vez, depois da refeição: «O código que está em cada mesa é também o nosso livro de visitas; escrevam-nos alguma coisa ou simplesmente falem para ele.» Abra o livro de visitas com o convite, para que os convidados que não podem ir possam escrever na mesma, e mantenha-o aberto durante semanas depois, porque as melhores mensagens chegam com o agradecimento e o link para as fotografias. O calendário de planeamento situa estes momentos ao longo do ano.

Rever, guardar e partilhar

Nem todas as mensagens pertencem à página que todos veem. Uma piada que só resulta à mesa, uma mensagem só para si, vinte segundos de música de fundo: uma revisão rápida apanha-as. Decida antes do dia se as mensagens aparecem logo ou se esperam por si. Num casamento entre amigos, mostrá-las logo deixa o livro crescer diante dos convidados ao longo da noite. Num evento empresarial, ou sempre que se misturam desconhecidos, reveja primeiro e publique-as na manhã seguinte.

Permita mensagens anónimas. Algumas das linhas mais sinceras vêm de convidados que não as assinariam, e um livro de visitas que exige um nome perde-as. Depois guarde a coleção com as fotografias do dia, no mesmo sítio, e partilhe-a com os convidados e com quem não pôde estar presente.

Se usar o EventAssets, o livro de visitas é uma secção da página do seu evento, onde se escreve e grava no navegador, com uma definição que retém as novas mensagens para a sua revisão ou as mostra logo, e as mensagens ficam com o evento. O artigo de apoio mostra como o ativar e rever o que vai chegando; o guia sobre as fotografias dos convidados trata da galeria que fica ao lado.

Uma lista de verificação

• Escolha um livro de visitas que os convidados levem consigo: na página do evento, sem aplicação, sem fila.
• Escreva uma pergunta, não cinco, e adapte-a ao momento do evento.
• Ofereça mensagens de voz, diga que trinta segundos chegam e indique um canto sossegado.
• Coloque o código em todas as mesas, no painel de boas-vindas e à saída, com «Leia o código e deixe-nos uma mensagem» ao lado.
• Abra o livro de visitas com o convite e deixe-o aberto durante semanas depois do dia.
• Decida antes do dia se as mensagens aparecem logo ou esperam pela sua revisão.
• Permita mensagens anónimas, oculte o que não pertence lá e guarde o resto com as fotografias.