Onde colocar o código QR do seu evento e como o imprimir

Um código, uma página

O erro a evitar é ter um código diferente para cada finalidade: um para o mapa, outro para o formulário de resposta, outro para as fotografias, cada um no seu cartão e cada um a precisar de explicação. Os convidados leem um código uma vez se ele estiver à frente deles e a recompensa for óbvia, mas não o fazem quatro vezes. A solução é um único código que abre a página do seu evento, onde está tudo: os detalhes e o mapa, o formulário de resposta, o carregamento de fotografias e a galeria, a procura do lugar à mesa, o livro de visitas. O mesmo código funciona no convite, no espaço e no cartão de agradecimento, porque a página muda à medida que o evento passa de próximo a terminado, e o código não.

O resto deste guia trata dos sítios onde esse código único faz sentido e de como o imprimir para que funcione em todos os telemóveis.

Antes do evento: convites e «save the date»

O convite é onde o código faz o seu trabalho mais importante, porque é através dele que os convidados respondem. Coloque-o no próprio cartão, no canto inferior ou no verso, com um endereço web curto impresso ao lado para os convidados que preferem escrevê-lo. Num convite dobrado, a página interior direita ou o verso são os sítios habituais. Um cartão à parte também funciona, sobretudo se o convite for uma recordação na qual não quer imprimir um código.

Os avisos «save the date» também levam o código, para que os convidados vejam o espaço e a data num mapa com meses de antecedência, e os convites enviados por e-mail devem levar o código e um link simples, porque um código num ecrã tem de ser lido com um segundo telemóvel, enquanto num link basta tocar.

No evento

No espaço, o código muda de função: deixa de recolher respostas e passa a recolher fotografias e a indicar a cada convidado a sua mesa. Coloque-o onde os convidados ficam parados:

• O painel de boas-vindas: grande, à entrada, ao lado do plano de mesas, com a frase «encontre a sua mesa e partilhe as suas fotografias».
• Um cartão dobrado em cada mesa: com o código dos dois lados, para que todos à mesa o vejam sem o rodar.
• O bar e o canto das fotografias: onde as pessoas esperam e onde tiram fotografias.
• O menu ou o programa: um código pequeno no fundo chega aos convidados que leem.
• Ecrãs: num evento empresarial, o código no diapositivo entre intervenções e nos ecrãs do átrio. Faça-o grande; um ecrã é lido de mais longe do que um cartão.
• Um cartão à saída: a última oportunidade, junto às lembranças ou ao bengaleiro, com «partilhe as suas fotografias desta noite».

Depois do evento

O cartão de agradecimento fecha o ciclo: o mesmo código abre agora a galeria com as fotografias de todos, e o texto do cartão di-lo. Uma mensagem posterior com o link traz as fotografias que os convidados se esqueceram de enviar. O mesmo código abre também o livro de visitas, para os votos que ninguém escreveu nessa noite; o guia do livro de visitas tem as perguntas que levam as pessoas a escrever. Num evento empresarial, o código no e-mail de seguimento leva à galeria e às apresentações.

O que escrever ao lado do código

Um código sem uma frase é um enigma. Um código com «código QR» escrito por baixo é um enigma com etiqueta. Escreva o que o convidado recebe: «Leia o código e responda até 3 de maio», «Leia o código e encontre a sua mesa», «Leia o código e partilhe connosco as suas fotografias». Um verbo e uma recompensa, na língua dos seus convidados, num tamanho legível a partir do sítio onde estão. Nunca conte só com o código.

Imprima-o para que todos os telemóveis o leiam

Um código QR falha por três razões: é demasiado pequeno, tem pouco contraste ou há algo a atrapalhar. As três evitam-se.

• Tamanho: num cartão ou num convite, pelo menos 2 cm de lado; num painel, pelo menos 10 cm. Uma regra prática é o código ter um décimo da distância a que é lido, por isso um painel lido a um metro precisa de um código de 10 cm.
• Margem livre: deixe à volta do código uma margem vazia de cerca de quatro módulos, aproximadamente 4 mm num código de 2 cm. Texto e ornamentos dentro dessa margem impedem a leitura.
• Contraste: módulos escuros sobre fundo claro. Nunca imprima o código sobre uma fotografia, um padrão ou um gradiente, e nunca o inverta para claro sobre escuro sem o ter testado em vários telemóveis.
• Sem deformar: redimensione o código com as proporções bloqueadas. Um código mais largo do que alto fica ilegível.
• Ficheiro: exporte um PNG com 1024 píxeis ou mais para tudo até A4, e um SVG para formatos maiores. Um código tirado de uma captura de ecrã já está desfocado.
• Papel: o papel mate é melhor do que o brilhante, que reflete a luz do espaço.
• Teste: leia o código impresso com três telemóveis diferentes, com a luz do espaço e à distância a que os convidados o vão ler. Faça-o antes de imprimir duzentos.

Personalizar sem o estragar

Um código com as cores do seu evento ou com uma pequena imagem ao centro parece fazer parte do design, e não algo colado à última hora. Ambas as opções são seguras dentro de certos limites: mantenha um contraste elevado entre os módulos e o fundo, mantenha pequena a imagem central e teste a leitura sempre que alterar alguma coisa. Módulos arredondados e uma cor suave não são problema; um código amarelo-claro sobre fundo creme é. Se gerir o seu evento no EventAssets, o artigo de apoio mostra como personalizar o código e descarregá-lo em tamanho de impressão, e o artigo sobre a partilha trata do link que o acompanha.

Uma lista de verificação

• Use um único código que abra a página do evento, durante toda a vida do evento.
• Coloque-o no convite, com um endereço impresso ao lado.
• No espaço: painel de boas-vindas, um cartão em cada mesa, o bar, os ecrãs.
• Escreva um verbo e uma recompensa ao lado do código, nunca «código QR».
• Imprima-o com pelo menos 2 cm nos cartões e 10 cm nos painéis, com margem livre e contraste elevado.
• Exporte em tamanho de impressão, imprima em papel mate e teste com três telemóveis antes da tiragem completa.
• Ponha o mesmo código no cartão de agradecimento para abrir a galeria.