Planeador de orçamento para eventos: como planear e controlar o seu orçamento

Comece pelo valor total, não pela lista

A maioria dos orçamentos corre mal antes de chegar a primeira proposta, porque começa como uma lista de desejos com preços associados. Comece ao contrário: decida quanto pode gastar no total e depois divida esse valor. O total sai de três perguntas. Quanto tem posto de parte hoje? Quanto vai juntar daqui até ao evento? Quem mais contribui, e trata-se de um valor fixo ou de uma promessa de «ajudar com as flores»? Anote cada contribuição como um número; uma promessa sem número ainda não está no orçamento.

Há três fatores que pesam no total mais do que qualquer outro: quantos convidados convida, que tipo de espaço escolhe e quando se realiza o evento. Cada convidado acrescenta uma refeição, uma bebida, uma cadeira e uma fatia de cada custo por pessoa. Um espaço que inclui catering, mobiliário e pessoal custa mais à partida e muito menos em extras do que uma sala vazia. Pela mesma sala, um sábado de junho custa mais do que uma sexta-feira de março. Se o total e os desejos não batem certo, mude um destes três fatores antes de cortar um pouco em tudo o resto.

As categorias de custos e o seu peso habitual

Todos os eventos têm o mesmo punhado de categorias, seja um casamento, um jantar de empresa ou um aniversário. As percentagens abaixo são típicas de um casamento com cerca de oitenta convidados na Europa e servem de ponto de partida; os seus números vão variar, mas se uma categoria se afastar muito destes valores, saberá onde procurar.

• Espaço e catering: 40 a 50 por cento. A sala, a refeição, as bebidas, o pessoal e a taxa de serviço que normalmente acresce ao preço.
• Fotografia e vídeo: 10 a 12 por cento. É uma categoria que não se pode repetir depois.
• Música e animação: 5 a 10 por cento. Uma banda custa mais do que um DJ; um DJ custa mais do que uma lista de reprodução e uma boa coluna.
• Flores e decoração: 8 a 10 por cento. Flores da época e menos arranjos, mas maiores, mantêm este valor baixo.
• Vestuário e beleza: 5 a 8 por cento, incluindo ajustes e provas.
• Papelaria e impressão: 2 a 3 por cento. Convites, sinalética, marcadores de mesa, cartões de agradecimento.
• Transporte e alojamento: 3 a 5 por cento, para os noivos, a família e os fornecedores que se deslocam.
• Taxas e extras: cerca de 5 por cento. Celebrante, seguro, licenças, gorjetas, as coisas que ninguém põe na lista.

Numa festa, o catering e o espaço ficam com uma parte ainda maior e a fotografia muitas vezes desaparece. Num evento empresarial, troque o vestuário por oradores, tecnologia e inscrições, e prepare-se para que o espaço cobre cada cabo à parte. Uma verificação útil é o custo por convidado: divida o total pelo número de convidados e pergunte-se se esse valor é realista para o tipo de dia que tem em mente. Se ficar muito abaixo do que custa um simples jantar na sua zona, a lista de convidados é demasiado longa para o total.

Previsto e real

Um orçamento não é um número por categoria, mas dois: o que previu e o que realmente custou. É no intervalo entre eles que se escondem as surpresas, por isso registe ambos desde o início. O valor previsto é a sua estimativa antes de ter falado com alguém. O valor real chega em três passos: uma proposta, um contrato e, por fim, uma fatura, e cada um pode ser diferente do anterior. Atualize o valor real sempre que souber algo de novo, mesmo que a fatura só chegue daqui a meses.

As razões habituais para o valor real ficar acima da proposta são previsíveis: taxa de serviço e IVA sobre um preço sem impostos, horas extraordinárias do pessoal e dos músicos, custos de entrega e recolha, taxa de rolha, o prato extra que ninguém pediu, o sinal que afinal não era reembolsável. Antes de assinar, faça a todos os fornecedores uma pergunta: «O que não está incluído neste preço?» A resposta é a sua lista de extras.

Sinais, prestações e prazos de pagamento

Os fornecedores raramente recebem tudo de uma vez. Um espaço costuma pedir um sinal na reserva, uma segunda prestação alguns meses antes e o restante nas últimas semanas, por vezes no próprio dia. Fotógrafos, bandas e empresas de catering seguem um padrão semelhante. Inscreva cada prestação no orçamento com a respetiva data de vencimento, e não apenas o total. Assim, o orçamento transforma-se num calendário de pagamentos: vê que mês sai mais caro e evita o susto habitual de ter três pagamentos finais a vencer na mesma semana.

Marque um pagamento como pago no dia em que o faz, com a data. Quando um fornecedor disser que um pagamento nunca chegou, a data e o valor nos seus próprios registos resolvem a questão num minuto. Tome nota da forma como cada fornecedor quer ser pago; os que querem dinheiro em mão no próprio dia obrigam a uma ida ao banco na semana anterior.

Guarde uma margem

Ponha de parte 10 a 15 por cento do total antes de distribuir qualquer outra coisa, e trate esse valor como já gasto. A margem é para o que não podia saber: uma tenda porque a previsão do tempo mudou, um segundo autocarro, um convidado de última hora, o vestido que precisa de mais um ajuste. Não é para melhorar as flores no mês sossegado antes do evento. Se a margem ainda estiver lá duas semanas antes, pode decidir nessa altura para onde vai.

Onde poupar sem que os convidados reparem

Os convidados lembram-se da comida, da música e de se terem sentido bem-vindos. Raramente se lembram das capas das cadeiras, do menu impresso ou do quarto tipo de canapé. Se tiver de cortar, corte por esta ordem: o que os convidados não veem, o que os convidados veem durante um instante, o que os convidados vivem. Uma lista de bebidas mais curta, flores da época, um dia de semana ou uma data fora da época alta, um espaço que já está bonito por si, menos impressos e um excelente fotógrafo em vez de dois fornecedores medianos permitem poupar a sério sem mudar o dia.

A poupança mais eficaz continua a ser a lista de convidados. Dez convidados a menos são uma mesa a menos, com as suas flores, refeições e bebidas, e muitas vezes uma sala mais pequena.

Acompanhe à medida que avança

Um orçamento só é útil se estiver atualizado. Mantenha-o num só sítio, que atualiza no momento em que chega uma proposta ou uma fatura, e consulte-o uma vez por semana enquanto o planeamento estiver em curso. A vista de que precisa é simples: por categoria, o que previu e o que já comprometeu até agora; no total, quanto do orçamento já está gasto; e os pagamentos que vencem nas próximas semanas.

Se gerir o seu evento no EventAssets, o orçamento fica no mesmo sítio que a lista de convidados e a página do evento: orçamentos por categoria, rubricas com um valor previsto e um valor real, datas de vencimento assinaladas quando se aproximam, a marcação como pago com a data e uma exportação em CSV para o seu contabilista ou para quem planeia consigo. O artigo de apoio mostra cada passo.

Uma lista de verificação

• Decida o total antes de pôr um único item na lista, e anote quem contribui com quanto.
• Distribua o total pelas categorias, depois ponha de parte a margem e trate-a como já gasta.
• Registe um valor previsto e um valor real em cada linha, e atualize o real a cada proposta e a cada fatura.
• Pergunte a cada fornecedor o que o preço não inclui.
• Introduza cada sinal e cada prestação com a data de vencimento, para que o orçamento seja também um calendário de pagamentos.
• Marque os pagamentos como pagos, com a data, no dia em que os faz.
• Reveja o orçamento uma vez por semana e decida o que fazer com a margem duas semanas antes do evento.