Como recolher as fotografias e os vídeos dos seus convidados

Porque vale a pena recolher as fotografias dos convidados

Um fotógrafo vê a cerimónia, os discursos e a primeira dança. Os seus convidados veem tudo o resto: o carro a caminho, o canto do bar onde aconteceram as verdadeiras conversas, as crianças debaixo da mesa, os rostos das pessoas que o fotógrafo não sabia que devia procurar. Juntos, oitenta convidados tiram mais fotografias numa só noite do que qualquer pessoa sozinha conseguiria, e a maioria dessas fotografias fica no telemóvel até o telemóvel ser substituído. Recolhê-las não é uma questão de quantidade. É uma questão das vinte que nem sabia que existiam.

A dificuldade nunca foi a vontade. Os convidados querem partilhar. A dificuldade é que todas as formas de partilhar lhes pediam alguma coisa: uma aplicação para instalar, uma conta para criar, um grupo a que aderir, um tamanho de ficheiro a aceitar. Retire esses passos e as fotografias aparecem.

Escolha como os convidados as entregam

Há quatro formas habituais, e cada uma tem um custo que convém conhecer antes de escolher:

• Um grupo de conversa: toda a gente já o tem, mas as fotografias são comprimidas, os vídeos ficam cortados e, um mês depois, estão enterrados debaixo de mil mensagens. Serve para um jantar, mas fica aquém para um casamento.
• Uma pasta partilhada na nuvem: os originais mantêm-se, mas os convidados precisam de uma conta no mesmo fornecedor, o link é fácil de reencaminhar para a pessoa errada e ninguém revê o que lá vai parar.
• Máquinas fotográficas descartáveis: têm o seu encanto, e recebe vinte e sete fotografias por mesa, de qualidade incerta, semanas depois e com o custo da revelação.
• Uma página do evento com código QR: os convidados leem um código, escolhem as fotografias no telemóvel e enviam-nas na qualidade original, sem aplicação e sem conta; o anfitrião revê-as e devolve-lhes a galeria partilhada. É o que o EventAssets faz, e o resto deste guia parte de algo semelhante.

Seja qual for a escolha, fique com uma só. Duas formas de partilhar significam dois sítios onde procurar e metade das fotografias em cada um.

Torne tudo fácil no próprio dia

Os convidados carregam fotografias quando o passo está à frente deles e demora menos de um minuto, por isso coloque o código onde eles já estão e diga numa frase para que serve. Imprima o código QR num cartão em cada mesa, no painel de boas-vindas e junto ao bar; o guia sobre códigos QR indica os tamanhos que se leem com fiabilidade. Ao lado do código, escreva o que fazer e não o que ele é: «Leia o código e partilhe connosco as suas fotografias» funciona, «Código QR» não.

Peça a alguém que o diga em voz alta uma vez. Uma frase do anfitrião ou do mestre de cerimónias depois da refeição, «o código que está em cada mesa serve para as fotografias: por favor, enviem-nos tudo», duplica o número de carregamentos. Depois dê aos convidados algo para fotografar: uma pequena lista de sugestões no verso do cartão, como «a mesa mais bem vestida», «uma fotografia com alguém que acabou de conhecer» ou «a pista de dança à meia-noite», transforma convidados passivos numa segunda equipa de fotografia.

Defina o período

Abra os carregamentos antes do evento, para que as primeiras fotografias, os preparativos, a viagem, tenham para onde ir, e mantenha-os abertos durante semanas depois, porque muitos convidados organizam as fotografias no comboio de regresso a casa ou no fim de semana seguinte. Um lembrete alguns dias depois, com o link, traz a segunda metade das fotografias. Ainda assim, uma data de fim definida é útil: dá-lhe um momento para fechar a galeria, descarregar tudo e seguir em frente.

Álbuns e ordem

Uma galeria com seiscentos ficheiros por ordenar é o sítio onde as fotografias vão parar ao esquecimento. Crie alguns álbuns antes do dia, com nomes de momentos e não de pessoas: a cerimónia, o jantar, a festa, o dia seguinte. Os convidados escolhem o álbum ao carregar, ou move as fotografias mais tarde; de uma forma ou de outra, quem procura os discursos encontra-os. Mantenha poucos álbuns. Entre quatro escolhe-se facilmente; doze são um fardo.

Reveja antes de partilhar

Nem todas as fotografias pertencem à galeria que todos veem. Imagens tremidas, duplicados, uma captura de ecrã enviada por engano, aquela fotografia que um convidado preferia não ver publicada: uma revisão rápida apanha-as. Configure a galeria para que os novos carregamentos aguardem a sua aprovação, percorra a fila uma vez por dia durante a primeira semana e aprove em bloco; leva minutos. Se os seus convidados forem pessoas em quem confia plenamente e o evento for pequeno, a aprovação automática poupa-lhe até isso.

Descarregue e guarde

Os originais devem acabar em dois sítios que são seus: o seu computador e uma cópia de segurança. Quando os carregamentos tiverem parado, descarregue a galeria inteira num único ficheiro compactado, mantenha os nomes das pastas dos álbuns e copie-o para um segundo disco ou para uma segunda conta na nuvem. Depois partilhe a galeria com as pessoas que não puderam estar presentes, que é muitas vezes o momento em que as fotografias mais significam.

Privacidade e cortesia

As fotografias dos convidados mostram outros convidados, por isso algumas regras deixam toda a gente à vontade. Partilhe a galeria através de uma página que só quem tem o link consegue abrir, e não num feed público. Pergunte antes de publicar nas redes sociais uma fotografia de outra pessoa, e respeite um «por favor, retire isso» sem discussão. Tenha cuidado com as crianças: alguns pais não querem de todo os rostos dos filhos na internet, e a forma mais simples de o respeitar é manter a galeria privada e dizê-lo no convite. Num evento empresarial, indique na página de inscrição que vão ser tiradas fotografias para partilha interna, e dê às pessoas uma forma de recusar.

Se usar o EventAssets, a galeria é privada por predefinição, os carregamentos aguardam a sua aprovação se assim o quiser e uma fotografia é eliminada com um toque quando alguém o pede. O artigo de apoio mostra como rever e organizar o que vai chegando.

Uma lista de verificação

• Escolha uma única forma de recolher as fotografias, e que seja uma que mantenha os originais e dispense aplicações.
• Crie três ou quatro álbuns por momento antes do dia.
• Imprima o código em todas as mesas e no painel de boas-vindas, com uma frase que diga o que fazer.
• Peça ao anfitrião que o mencione uma vez, e dê aos convidados algumas sugestões.
• Abra os carregamentos antes do evento, mantenha-os abertos durante semanas e envie um lembrete.
• Reveja os novos carregamentos todos os dias na primeira semana e aprove em bloco.
• Descarregue a galeria inteira num ficheiro compactado e guarde uma cópia de segurança.
• Mantenha a galeria privada, pergunte antes de publicar fotografias de outras pessoas e diga-o no convite.