Google ドライブのフォルダーが得意なこと
Google ドライブのフォルダーは無料で作成でき、多くの主催者やゲストは、フォルダーを置くアカウントをすでに持っています。リンクを知っている全員に編集権限を付けてフォルダーを共有し、そのリンクを送るだけです。ChromeでリンクをQRコードにすれば、印刷するカードにも使えます。どのGoogleアカウントにも、GmailやGoogle フォトと共有する無料のストレージが付いており、上の表のとおり、ひとつのフォルダーには非常に多くのファイルを保存できます。
ドライブは各ファイルをアップロードされたときのまま保存するので、写真と動画はフル解像度のまま残り、長い動画を含む非常に大きなファイルも受け付けます。写真や動画にはコメントを付けられ、パソコンなら多くのファイルを一度にダウンロードできます。Googleはフォルダーに終了日を設けていません。ゲストがすでにドライブを使い慣れていて、ファイルを置く場所だけが必要なら、フォルダーはゲストが知っているやり方にそのままなじみます。
EventAssetsで加わること
EventAssetsは、ファイルではなくイベントを中心に作られています。イベントごとに専用のページがあり、スケジュール、地図上の会場、ゲストに知っておいてほしいことを載せられます。同じページで出欠の回答も集まります。ゲストは自分の名前を見つけて、グループ全員の分をまとめて回答し、主催者が用意した質問に答えます。ゲストリストは座席表につながり、ゲストはページで自分のテーブルを確認できます。予算を使えば、費用もそのすぐそばで管理できます。ゲストブックには、文字のメッセージと、ブラウザーで録音した音声メッセージが集まります。
写真については、ゲストはリンクを開くかQRコードを読み取り、アプリもアカウントもなしに、スマートフォンのブラウザーからアップロードします。ゲストが送ったものは、ゲストのストレージもご自身のストレージも使いません。すべてのファイルはオリジナル画質のまま保存されます。アップロードは、ほかの人に表示される前に確認待ちにでき、アルバムで挙式、食事、パーティーを分けて整理でき、ファイルの非表示、移動、削除は主催者が行います。ゲストは写真に絵文字でリアクションしたり、写真の下にコメントしたりでき、すべてをひとつのZIPファイルでダウンロードできます。全画面のスライドショーは再生中も新しいアップロードを取り込み、会場のスクリーンでも使えます。
ファイルのフォルダーか、イベントの拠点か
両者の根本的な違いは、何のためのものかという点にあります。ドライブのフォルダーは、ファイルを置く場所です。ファイルを追加するには編集権限が必要で、Googleのヘルプによると、編集権限を持つ人はフォルダー内のどのファイルでも開く、編集する、削除する、移動することができます。各ファイルはアップロードしたゲストのもので、そのゲスト自身のドライブの容量を使います。また、スマートフォンでのアップロード手順として、Googleはドライブのアプリを案内しています。EventAssetsはイベントの拠点です。招待状と一緒に送るページから始まり、出欠の回答と座席をまとめ、イベントのあとも写真、動画、メッセージをひとつにまとめておきます。
すべてを手元に残したいときに、この違いが表れます。アップロードしたものはゲストが所有するため、ファイルがフォルダーに残るのは所有者がそのファイルを残している間だけです。また、Googleのポリシーでは、長期間使われていないアカウントや保存容量を超えたアカウントのコンテンツは削除されることがあります。EventAssetsでは、ギャラリーはイベントに属します。上の表に記載の一定期間オンラインに残り、期間が終わる前にすべてをZIPファイルでダウンロードできます。終了日を決めずに非常に大きなファイルも置けるフォルダーがほしいならGoogle ドライブが、イベントとその写真をひとつの場所にまとめたいならEventAssetsが応えます。共有アルバムも検討しているなら、Google フォトの共有アルバムとの比較もご覧ください。
決める前に確認したいこと
ゲストのことと、ゲストが使っているスマートフォンを考えてみてください。全員がGoogleアカウントとドライブのアプリを持っていて、ファイルを置く場所だけが必要なら、共有フォルダーで足りるかもしれません。当日の前に、何人かのゲストにスマートフォンでリンクを試してもらい、アップロードが誰のストレージを使うかを確認し、写真を追加する人全員が、ほかの人が追加したものを移動したり削除したりできてもよいかを決めておいてください。ゲストに何もインストールしてもらわずにスマートフォンのブラウザーからアップロードしてもらいたい場合、表示されるものを確認したい場合、または出欠の回答、座席表、ゲストブックを写真のそばにまとめたい場合は、表の準備に関する行も比べてみてください。そのうえで、無料プランを試してみてください。EventAssetsなら、何も支払う前に、イベントページ、ゲストリスト、ゲストブックを設定できます。
