Wat een Google Drive-map goed doet
Een Google Drive-map kost niets, en veel organisatoren en gasten hebben het account waarin hij staat al. U deelt een map met bewerkrechten voor iedereen met de link en verstuurt de link; Chrome maakt er een QR-code van voor een gedrukte kaart. Elk Google-account bevat gratis opslag, gedeeld met Gmail en Google Foto’s, en één map biedt plaats aan een zeer groot aantal bestanden, zoals de tabel hierboven laat zien.
Drive bewaart elk bestand zoals het is geüpload, zodat foto’s en video’s hun volle resolutie houden, en het neemt zeer grote bestanden aan, lange video’s inbegrepen. U kunt opmerkingen plaatsen bij foto’s en video’s, en op een computer downloadt u veel bestanden tegelijk. Google noemt geen einddatum voor een map. Werken uw gasten al met Drive en hebt u alleen een plek voor de bestanden nodig, dan sluit een map aan bij wat ze kennen.
Waar EventAssets meer biedt
EventAssets is gebouwd rond het evenement in plaats van rond de bestanden. Elk evenement heeft een eigen pagina met het programma, de locatie op een kaart en wat gasten moeten weten, en dezelfde pagina verzamelt de antwoorden: gasten zoeken hun naam op, antwoorden voor hun hele gezelschap en vullen uw vragen in. De gastenlijst vormt de basis voor de tafelschikking, gasten zoeken hun tafel op de pagina op, en budgetten houden de kosten ernaast bij. Het gastenboek neemt geschreven berichten en spraakopnames op die in de browser zijn gemaakt.
Voor de foto’s openen gasten de link of scannen ze de QR-code en uploaden ze vanuit de browser op hun telefoon, zonder app en zonder account, en wat ze sturen gebruikt geen opslag van hen of van u. Elk bestand wordt in originele kwaliteit bewaard. Uploads kunnen op uw goedkeuring wachten voordat iemand anders ze ziet, albums houden de ceremonie, het diner en het feest uit elkaar, en of een bestand verborgen, verplaatst of verwijderd wordt, bepaalt u als organisator. Gasten reageren met een emoji en plaatsen opmerkingen onder een foto, u downloadt alles als één ZIP-bestand, en een diavoorstelling op volledig scherm neemt nieuwe uploads mee terwijl hij op een scherm op de locatie loopt.
Een map met bestanden, of een thuisbasis voor het evenement
Het wezenlijke verschil is waarvoor elk van de twee bedoeld is. Een Drive-map is een plek voor bestanden. Wie er iets aan wil toevoegen, heeft bewerkrechten nodig, en volgens de hulppagina’s van Google kunnen mensen met bewerkrechten alle bestanden in de map openen, bewerken, verwijderen of verplaatsen. Elk bestand is van de gast die het heeft geüpload en neemt ruimte in diens eigen Drive in beslag, en op de telefoon gebruiken de uploadstappen van Google de Drive-app. EventAssets is een thuisbasis voor het evenement: het begint met de pagina die u met de uitnodiging meestuurt, bevat de antwoorden en de tafelschikking, en houdt de foto’s, video’s en berichten daarna bij elkaar.
Dat verschil wordt zichtbaar wanneer u alles wilt bewaren. Omdat gasten eigenaar zijn van wat ze uploaden, blijft een bestand alleen in de map zolang de eigenaar het bewaart, en het beleid van Google staat toe dat inhoud wordt verwijderd van een account dat lange tijd niet is gebruikt of lange tijd boven zijn opslaglimiet zat. Op EventAssets hoort de galerij bij uw evenement: hij blijft een vaste periode online, vermeld in de tabel hierboven, en u downloadt alles als ZIP-bestand voordat die periode afloopt. Wilt u een map zonder vaste einddatum die zeer grote bestanden aanneemt, dan doet Google Drive dat; wilt u het evenement en de foto’s op één plek, dan doet EventAssets dat. Overweegt u ook een gedeeld album, dan helpt de vergelijking met een gedeeld album in Google Foto’s verder.
Wat u nagaat voordat u beslist
Denk aan uw gasten en de telefoons die ze gebruiken. Hebben ze allemaal een Google-account en de Drive-app, en hebt u alleen een plek voor de bestanden nodig, dan kan een gedeelde map volstaan. Vraag een of twee gasten om de link vóór de dag op hun telefoon te proberen, ga na wiens opslag de uploads gebruiken, en beslis of iedereen die foto’s toevoegt ook moet kunnen verplaatsen of verwijderen wat anderen hebben toegevoegd. Wilt u dat gasten vanuit de browser op hun telefoon uploaden zonder iets te installeren, wilt u goedkeuren wat er verschijnt, of wilt u de antwoorden, de tafelschikking en het gastenboek naast de foto’s, vergelijk dan ook de rijen over de planning in de tabel. Probeer daarna het gratis plan: met EventAssets richt u de evenementpagina, de gastenlijst en het gastenboek in voordat u iets betaalt.
