Waar een WhatsApp-groep goed in is
Bij veel evenementen bestaat de groep al voordat iemand aan foto’s denkt: de familiechat, de teamchat, de groep die de vrienden van het bruidspaar voor de voorbereidingen zijn begonnen. De gasten zitten er al in, dus een foto sturen vraagt geen enkele nieuwe stap. WhatsApp is gratis te gebruiken, en deelnemen aan een nieuwe groep is eenvoudig: een beheerder deelt een uitnodigingslink of een QR-code, en beheerders kunnen ervoor kiezen nieuwe leden eerst goed te keuren.
Een groep is ook meer dan een plek voor foto’s. Leden sturen spraakberichten en videoberichten, en een lid kan in de groep een evenement aanmaken waarop de anderen reageren: of ze komen, misschien komen of iemand meenemen. Voor een etentje met vrienden of een kleine reünie kan dat alle planning zijn die een bijeenkomst nodig heeft.
Foto’s en video’s kunnen in HD-kwaliteit worden verstuurd, per item gekozen of als standaard ingesteld, en langere of grotere bestanden kunnen als document mee. De foto’s komen in dezelfde chat terecht als de grappen, de routebeschrijving en de plannen voor de avond, en precies daar willen mensen ze vaak zien.
Als uw gasten al in één groep met elkaar praten en de foto’s deel uitmaken van dat gesprek, doet WhatsApp dat goed, zonder van iemand iets nieuws te vragen.
Wat er verandert met EventAssets
De hulppagina’s van WhatsApp zelf beschrijven hoe een groep met media omgaat, en dat is goed om vóór de dag te weten. Mediabestanden worden bij het delen meestal gecomprimeerd, zodat ze in een lagere kwaliteit dan het origineel kunnen aankomen, en de verbinding beïnvloedt de kwaliteit, ook als een foto in HD wordt verstuurd. Elke gast heeft de app en een account nodig, aangemaakt met een mobiel telefoonnummer. De foto’s staan op de telefoons van de leden en in hun eigen back-ups, en wie via een uitnodigingslink of QR-code deelneemt, ziet de berichten van vóór de eigen deelname niet. Om alles op één plek te verzamelen, exporteert iemand de chat: op een iPhone kan de export alle media in een ZIP-bestand bevatten, op Android voegt de export de meest recente media toe.
EventAssets is gemaakt om te verzamelen. Gasten openen een link of scannen een QR-code en uploaden in de browser, zonder app en zonder account, zodat gasten die geen WhatsApp gebruiken net zo goed meedoen. Foto’s en video’s blijven in originele kwaliteit bewaard, in één galerij met albums, en u kunt elke upload goedkeuren voordat anderen hem zien. Iedereen met de link ziet dezelfde galerij, ongeacht wanneer ze erbij komen, en u downloadt alles in één keer als ZIP-bestand. Tijdens het evenement toont een diavoorstelling op volledig scherm nieuwe uploads op een scherm op de locatie.
Rond de galerij staat de rest van het evenement: een pagina met het programma en de locatie op een kaart, antwoorden per gezelschap met uw eigen vragen en een deadline, een tafelschikking, budgetten en een gastenboek voor geschreven berichten en spraakopnames. Wat EventAssets niet is, is een chat: gasten praten daar niet met elkaar, en het gesprek van de avond blijft waar uw gasten het al voeren.
Een gesprek of een verzameling
Het wezenlijke verschil is waarvoor elk van de twee bedoeld is. Een WhatsApp-groep is een gesprek: foto’s komen binnen tussen berichten, in de volgorde waarin ze zijn verstuurd, en ze staan waar de leden hun chats bewaren. Dat past bij de avond zelf, wanneer mensen een moment willen delen en er meteen op willen reageren. EventAssets is een verzameling: elke foto en video gaat naar één galerij die bij het evenement hoort, ingedeeld in albums, bewaard in de kwaliteit waarin hij is geüpload, en klaar om te downloaden en te delen met wie er niet bij kon zijn.
U hoeft niet te kiezen. Plaats de link of QR-code van uw evenementpagina in de groep: het gesprek blijft in WhatsApp, en de bestanden gaan naar de galerij. Een korte zin helpt, zoals ‘Wilt u uw foto’s hier toevoegen, zodat we ze in volle kwaliteit hebben?’, een paar dagen na het evenement nog eens verstuurd, wanneer gasten hun foto’s doorkijken. De gids over het verzamelen van foto’s van gasten vertelt meer over hoe u gasten zover krijgt dat ze hun foto’s ook echt sturen.
Wat u nagaat voordat u beslist
Denk na over waar de foto’s na de dag voor dienen. Als ze deel uitmaken van het gesprek, is een groep misschien alles wat u nodig hebt. Wilt u een album om te bewaren, af te drukken of door te geven, controleer dan eerst een paar dingen. Heeft elke gast WhatsApp, en gaat iedereen in dezelfde groep? Is de kwaliteit die aankomt de kwaliteit die u voor afdrukken wilt? Hoe haalt u alles van de telefoons van de leden, en moeten gasten die later aansluiten zien wat er eerder kwam? Wilt u uploads goedkeuren voordat anderen ze zien? Wijzen de antwoorden in de richting van een galerij, probeer het dan uit: op EventAssets richt u de evenementpagina en de galerij in en deelt u de link voordat u iets betaalt.
